Problemgespräche: So kommunizieren Sie rechtssicher

Meist verlaufen Personalgespräche in Kitas relativ entspannt ab. Das liegt daran, dass Sie und Ihre Mitarbeiterinnen „auf einer Wellenlänge“ liegen. Aber es kann auch vorkommen, dass Sie mit einer Mitarbeiterin einmal ein ernstes Wort sprechen müssen. Auf ein solches „Problemgespräch“ sollten Sie als Kita-Leitung gut vorbereitet sein, damit Sie keine rechtlichen Fehler machen.

Praxisbeispiel: Johanna Meurer leitet die Kita „Wölkchen“. Eines Morgens sieht sie, wie eine ihrer Mitarbeiterinnen ein Kind am Arm gepackt hat und laut schimpfend durch den ganzen Raum zieht. Der betroffene Junge weint, und der Rest der Gruppe schaut erschrocken. Die Leiterin ist überrascht, kennt sie doch die Mitarbeiterin eigentlich als kompetent und belastbar. Sie überlegt, wie sie mit dieser „Entgleisung“ der Mitarbeiterin umgehen soll.

Problemgespräche rechtssicher gestalten

Bevor Sie bei einem Fehlverhalten eine Mitarbeiterin ermahnen oder sogar eine Abmahnung aussprechen,  sollten Sie zunächst einmal das Gespräch mit ihr suchen. Geben Sie ihr die Chance, zu den Ereignissen Stellung zu nehmen. Sonst kann es schnell passieren, dass sich bei einer gerichtlichen Überprüfung einer Abmahnung vor Gericht herausstellt, dass die Sache doch anders war, als sie sich Ihnen darstellte. Dann „kassiert“ das Gericht die Abmahnung.

Das ist bei Problemgesprächen zu beachten

Führen Sie, bevor Sie weitere Sanktionen ergreifen oder Ihrem Träger vorschlagen, ein Gespräch mit der betroffenen Mitarbeiterin. Wichtig ist hierbei, dass Sie in ein solches Gespräch nicht emotional „hineinstolpern“, sondern sich professionell vorbereiten und das Gespräch sachlich führen.

Wichtig ist daher auch, dass Sie sich vor einem solchen Gespräch erst einmal „abkühlen“. Bei der Vorbereitung und Durchführung eines solch schwierigen Gesprächs hilft Ihnen die folgende Checkliste.

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Checkliste: Problemgespräche mit Mitarbeiterinnen

• Beruhigen Sie sich zunächst, wenn Sie vom inakzeptablen Verhalten einer Mitarbeiterin erfahren.
• Sammeln Sie Fakten, auch über das bisherige Verhalten der Mitarbeiterin, und Zeugenaussagen.
• Bereiten Sie das Gespräch vor, indem Sie sich genau notieren, was Sie mit der Mitarbeiterin besprechen möchten.
• Laden Sie die Mitarbeiterin zeitnah zu einem Mitarbeitergespräch ein.
• Umreißen Sie kurz, worum es in dem Gespräch gehen wird.
• Sorgen Sie dafür, dass Sie während des Gesprächs ungestört sind.
• Überlegen Sie, ob ein Trägervertreter teilnehmen sollte.
• Stimmen Sie den Termin und den Inhalt des Gesprächs mit diesem ab.
• Schildern Sie zu Beginn des Gesprächs der Mitarbeiterin zunächst das von Ihnen kritisierte Verhalten, und nennen Sie Beweise und Zeugen.
• Geben Sie der Mitarbeiterin Gelegenheit zur Stellungnahme.
• Besprechen Sie mit der Mitarbeiterin das Ergebnis des Gesprächs, und machen Sie deutlich, ob die Mitarbeiterin mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen muss oder ob Sie es bei dem Gespräch belassen.
• Fertigen Sie ein Protokoll von diesem Gespräch, und händigen Sie der
  Mitarbeiterin eine Kopie aus.

Auswertung: Wenn Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Problemgesprächen alle diese Punkte beachten, können Sie sicher sein, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Ordnen Sie das Problemgespräch an

Haben Sie sich über das Verhalten einer Mitarbeiterin geärgert, sollten Sie diese zeitnah zu einem Gespräch einladen. Sagen Sie, wo rum es geht, und stellen Sie klar, dass die Teilnahme an diesem Gespräch Pflicht ist. Ein Nichterscheinen stellt eine Arbeitsverweigerung dar, mit der die Mitarbeiterin sich unter Umständen mehr Ärger einhandelt als durch den ursprünglichen Anlass des Gesprächs.

Holen Sie sich Unterstützung durch Ihren Träger

Je nach Schwere des im Raum stehenden Vorwurfs sollten Sie bereits vor dem Gespräch Ihren Träger informieren. Bitten Sie ihn, Sie bei dem Gespräch zu unterstützen. Entscheiden Sie sich, das Gespräch in Anwesenheit Ihres Trägers zu führen, sollten Sie mit diesem im Vorfeld die Gesprächsleitung, -führung und -strategie festlegen.

Geben Sie der Mitarbeiterin im Gespräch eine Chance

Sinnvoll ist es, der Mitarbeiterin die Chance zu geben, sich zum Vorfall zu äußern. Sie ist hierzu aber nicht verpflichtet. Sie kann sich auch weigern, überhaupt etwas zu der Angelegenheit zu sagen, oder ankündigen, sich nach dem Gespräch schriftlich zu äußern.

Protokollieren Sie das Gespräch

Wichtig ist, dass Sie das Gespräch protokollieren. Das Protokoll nehmen Sie zur Personalakte der Mitarbeiterin. Diese bekommt auch eine Kopie hiervon. Im Normalfall unterschreiben alle bei dem Gespräch Anwesenden das Protokoll.

Lehnt die Mitarbeiterin dies ab, ist das nicht tragisch. Vermerken Sie die Weigerung einfach auf dem Protokoll. Dann haben Sie dennoch den Nachweis, dass die Mitarbeiterin die Chance hatte, sich zu dem von Ihnen kritisierten Vorfall zu äußern.