Vielfach rätseln Sie und Ihr Team in der Kita, welche Informationen Ihr Träger eigentlich in Ihrer Personalakte über Sie aufbewahrt. Übersehen wird hierbei oft, dass Sie in dieser Frage ganz leicht Klarheit gewinnen, indem Sie einfach um Einsicht in die Personalakte bitten.
Praxisbeispiel: Laura Meyer ist stellvertretende Leitung der Kita „Hase & Igel“. Sie hat sich jetzt beim selben Träger um eine Leitungsstelle beworben, wurde allerdings nicht berücksichtigt. Sie versteht das nicht und befürchtet, dass es in ihrer Personalakte vielleicht negative Eintragungen gibt, die den Träger bei seiner Entscheidung negativ beeinflusst haben.
Sie und Ihre Mitarbeiterinnen haben nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einen Rechtsanspruch auf Einsicht in Ihre Personalakte. Obwohl die Vorschriften des BetrVG eigentlich die Rechte des Betriebsratsregeln, gilt § 83 BetrVG auch in Betrieben, die keinen solchen haben.
Informieren Sie sich hier, welche Einsichtsrechte Sie und Ihre Mitarbeiterinnen im Hinblick auf die Einsicht in die Personalakte haben und wie Sie diese wirksam durchsetzen.
Das Einsichtsrecht besteht uneingeschränkt während der Geschäftszeiten Ihres Trägers. Sie müssen die Einsichtnahme weder vorher ankündigen noch einen Grund nennen, warum Sie die Personalakte einsehen möchten.
Sie dürfen sich, während Sie sich die Personalakte ansehen, Notizen auf einem Extrablatt machen. Auch haben Sie ein Recht darauf, dass Ihnen die Personalakte kopiert wird. Die Kosten hierfür darf Ihnen der Träger allerdings in Rechnung stellen. Die Einsichtnahme muss in den Räumen des Trägers stattfinden. Mit nach
Hause nehmen dürfen Sie Ihre Personalakte im Original nicht. Er kann auch darauf bestehen, dass ein weiterer Mitarbeiter, z. B. aus der Personalabteilung, anwesend ist, solange Sie sich mit der Akte beschäftigen. Selbstverständlich sollte sein, dass Sie keine Notizen und Bemerkungen in
der Akte selbst vornehmen und natürlich auch nichts eigenmächtig entfernen dürfen.
Haben Sie einen Rechtsanwalt mit der Vertretung Ihrer Interessen gegenüber dem Träger beauftragt, hat dieser kein eigenes Einsichtsrecht in die Personalakte. Dieses Recht ist ein höchstpersönliches Recht und kann daher auch nur von Ihnen persönlich ausgeübt werden.
Das heißt: Im Falle der anwaltlichen Vertretung sollten Sie sich die Akte kopieren lassen. Was Sie dann mit der Kopie machen, ist Ihre Sache. Sie können sie also auch Ihrem Rechtsanwalt zur Prüfung überlassen.
Sie – und auch Ihre Mitarbeiterinnen – haben ein Recht darauf, die komplette Akte einzusehen, auch wenn diese z. B. zum Teil in der Kita und zum Teil beim Träger aufbewahrt wird. Führt Ihr Träger seine Personalakten in elektronischer Form, muss er Ihnen auch Zugang zu sämtlichen Dateien gestatten, die es über Sie gibt. Fragen Sie gezielt nach.
Unser Rat: Gerade, wenn Sie sich trägerintern auf eine andere, höherrangige Stelle bewerben möchten, sollten Sie vorher Einsicht in Ihre Personalakte nehmen. Stellen Sie fest, dass hier Dinge festgehalten sind, die sich für Sie negativ auswirken könnten, können Sie entsprechend hierauf reagieren, z. B. indem Sie eine schriftliche Gegendarstellung fertigen oder auch darauf bestehen, dass die Information aus der Personalakte entfernt wird. Dieses Recht können Sie ggf. sogar einklagen.
Ihr Einsichtsrecht endet übrigens nicht, wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr besteht. Solange Ihr Arbeitgeber Ihre Personalakte aufbewahrt, haben Sie auch einen Anspruch darauf, diese einzusehen. Sie haben allerdings keinen Anspruch darauf, dass Ihnen die Personalakte bei Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses ausgehändigt wird.
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