Wie Sie gekonnt Briefe schreiben

Zu Ihren Aufgaben als Leiterin gehört auch das Sichten und Beantworten von Briefen. Vor allem hinsichtlich der Briefe an Unternehmen – von denen Sie eine Spende erbitten – ist es wichtig, dass Sie die neuesten Gepflogenheiten kennen und sachgerecht anwenden. Lesen Sie hier, wie Sie die Geschäftsbriefe Ihrer Kita gekonnt schreiben und gestalten.

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Anschrift korrekt auf Umschlag

"An die Firma Mustermann & Mustermann" sollten Sie nicht mehr verwenden, wenn Sie Briefe schreiben: Zusätze wie "An die" oder "An das" gelten im heutigen geschäftlichen Sprachgebrauch als überflüssig. Es genügt durchaus, wenn Sie anstelle von "An die" in der Anschrift nur schreiben: Papierfabrik Gemmrigheim.

Anschrift im Brief gekonnt formulieren

Als mittlerweile völlig überflüssig wird der Vermerk "z. Hd. Frau ..." im Brief betrachtet. Richtigerweise, so meinen die Experten, müsse es ohnedies abgekürzt "z. H." bzw. "z. Hdn." heißen. Bei der Anschrift wird gewöhnlich der Name des Adressaten in eine neue Zeile hinter den Firmennamen gestellt.

Achten Sie auf einen korrekten Briefkopf

Einen sehr guten Eindruck - der vor allem bei Firmen, die Sie mit der Bitte um eine Spende anschreiben, wichtig ist - macht ein korrekter Briefkopf. Legen Sie sich für Ihre Geschäftsbriefe deshalb einen Briefkopf an, der ansprechend aussieht und Ihre vollständige Adresse enthält. Dieser Block sollte sich im Brief am oberen rechten Rand befinden. Darunter steht das aktuelle Datum.

Tipp für die Praxis: Wenn Sie den Briefkopf im PC gespeichert haben, vergessen Sie nicht, das Datum jedes Mal zu erneuern. Hilfreich ist dabei die Funktion "automatisches Datum".

Der Briefkopf muss alle wesentlichen Informationen enthalten:

Einrichtung/Träger der Einrichtung
Name der Einrichtung
Ansprechpartnerin
Straße, Hausnummer
Postleitzahl/Ort
Tel-Nr. (evtl. Telefonzeit)
Fax-Nr.
E-Mail-Adresse, Homepage

Hinweis für die Praxis: Diese Hinweise gelten auch für Faxe und E-Mails.

Setzen Sie Ihr Logo auf die Geschäftsbriefe Ihrer Kita

Jeder Brief ist eine Visitenkarte Ihrer Einrichtung. Mit einem schön gestalteten Logo können Sie positive Aufmerksamkeit auf Ihre Einrichtung lenken. Wenn das Logo sowohl auf dem Briefumschlag als auch auf dem Briefkopf zu sehen ist, prägt es sich noch besser ein.

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