So können Sie Aufgaben effizient delegieren

Auch delegieren will gekonnte sein – lesen Sie, welche Vorteile das Delegieren für Sie als Leiterin einer Kindertageseinrichtung, für Ihre Mitarbeiterinnen und Ihre Einrichtung selbst bietet. Gehen Sie in 4 Schritten vor, um Aufgaben effizient zu delegieren.

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Diese Vorteile bringt Ihnen richtiges Delegieren:

Delegieren beugt dem Gefühl vor, dass alles an Ihnen als Leiterin hängen bleibt. Durch Delegieren halten Sie sich Ihren Kopf frei für wesentliche Aufgaben. Sie können die neu gewonnene Zeit nutzen und die Ziele Ihrer Einrichtung verwirklichen.

Sie selbst können nicht überall Bestleistungen erzielen. Häufig erledigen Ihre Mitarbeiterinnen Teilbereiche und Teilaufgaben viel besser als Sie selbst. Ändern Sie Ihren Blickwinkel: Sie arbeiten in einem multitalentierten Team. Ihre Aufgabe als Leiterin ist es, die unterschiedlichen Fähigkeiten und Stärken Ihres Teams zu kennen und beim Delegieren gezielt zu nutzen.

Delegieren ist ein Instrument der Motivation. Haben Sie unterschiedliche Mitarbeiterpotenziale erkannt, können Sie Mitarbeiterinnen mit besonderen Aufgaben betrauen. Die Mitarbeiterinnen sehen dies als Vertrauensbeweis und nutzen die übertragene Aufgabe, um ein bestmögliches Resultat zu erzielen.

Wenn Sie ein funktionierendes Delegierungssystem in Ihrer Einrichtung einführen wollen, können Sie die folgenden 4 Schritte umsetzen:

Sie können nicht die allerkleinste Aufgabe übertragen, wenn Ihnen das Vertrauen in Ihr Team fehlt. Immer wenn Sie sich bei dem Gedanken ertappen, dass keine Ihrer Mitarbeiterinnen die Aufgabe so gut erledigen kann wie Sie selbst, ist dieses Vertrauen nicht vorhanden und Sie sollten diese Aufgabe besser selbst verrichten. Richtiges Delegieren setzt ein Grundvertrauen in die Kompetenzen Ihres Teams voraus. Überlegen Sie sehr genau, bevor Sie eine Aufgabe delegieren, welche Ihrer Mitarbeiterinnen die entsprechenden Kompetenzen für die Aufgabenerledigung hat. Wählen Sie dabei nicht immer die Erzieherin, die ihre Fähigkeiten auf diesem Gebiet bereits bewiesen hat. Geben Sie nach dem Motto "Fördern durch Fordern" allen eine Chance.

Mit der Erzieherin, der Sie eine anspruchvolle Aufgabe delegieren, sollten Sie im 2. Schritt die Ziele der Aufgabe klären. Nehmen Sie sich immer ausreichend Zeit, um die Aufgabe selbst und das Ergebnis, das Sie sich vorstellen, deutlich und in allen Einzelheiten zu klären. Wenn Sie diesen Schritt unterlassen, wird das Delegieren scheitern! Auf die Klärung folgender Aspekte kommt es beim effizienten Delegieren an: Warum, wie, bis wann und in welcher Art und Weise soll die Aufgabe erledigt werden? Das Ziel der Aufgabe sollte Ihren Mitarbeiterinnen klar benannt werden und zusätzliche Informationen und Ressourcen wie Zeit und Arbeitsmittel sollten bereitgestellt werden.

Kontrolle ist kein Widerspruch zu dem Vertrauen, das Sie Ihren Mitarbeiterinnen entgegenbringen! Sie ersparen Ihrem Team viele Enttäuschungen, wenn Sie konstruktiv kontrollieren und rechtzeitig korrigierend eingreifen, falls dies nötig ist. Nehmen Sie bereits in der Phase, in der die Erzieherin die übertragene Aufgabe erledigt, eine Zwischenprüfung vor. Dabei überprüfen Sie, ob die Aufgabe eindeutig erklärt und verstanden wurde. Verhindern Sie, dass die Aufgabe an Sie selbst zurück- oder an andere weiterdelegiert wird. Wenn die Aufgabe erledigt ist, führen Sie eine Endkontrolle durch. Prüfen Sie, ob Ergebnis und Ziel übereinstimmen und ob die Erzieherin die vereinbarte Zeit einhalten konnte.

Ist eine übertragene Aufgabe erfüllt, unterbleiben in der Praxis häufig die Bewertung und Würdigung des Ergebnisses. Für Ihre Erzieherin stellt das Feedback jedoch eine äußerst wichtige Phase dar. Gut geleistete Arbeit können Sie beispielsweise würdigen, indem Sie der Erzieherin Ihre Anerkennung im persönlichen Gespräch, in der Teambesprechung oder zu einem öffentlichen Anlass aussprechen. Denken Sie auch einmal daran, besondere Leistungen unkonventionell zu würdigen: Überraschen Sie die Erzieherin mit einem kleinen Geschenk, einem Blumenstrauß oder einem freien Nachmittag.

Mehr Informationen über richtiges Delegieren finden Sie in 'Kindergarten & Hort aktuell'