Dienstpläne erstellen – So geht's schnell und einfach

Lesen Sie hier, wie Sie Dienstpläne schnell und einfach erstellen, und was Sie bei der Dienstplanerstellung beachten müssen.

Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeiterinnen, warum ein (neuer) Dienstplan erstellt werden muss. Ein guter Dienstplan trägt dazu bei, die Belastungen des Einzelnen zu verringern und die Belastbarkeit des Teams zu erhöhen.

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Klären Sie zunächst ab, welche Leistungen erbracht werden müssen und warum diese Leistungen erbracht werden müssen. Berücksichtigen Sie dabei alle Bereiche des Aufgabenkataloges:

• Pädagogik und Soziales (z. B. Betreuung)
• Pflege und Instandhaltung (z. B. Gebäudereinigung)
• Organisation und Sicherheit (z. B. Brandschutz)

Bei der Dienstplanerstellung sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• rechtliche Aspekte, z. B. Pausenregelung
• pädagogische Aspekte
• finanzielle Aspekte, z. B.: Ist eine Reinigungskraft finanzierbar?
• organisatorische Aspekte

Stellen Sie klar, wie viel Zeit für das Erbringen der einzelnen Leistungen notwendig ist. Dabei ist eine großzügige Planung wichtig, sonst gibt es Störungen im Ablauf. Legen Sie für nicht planbare Aktionen, wie z. B. einen Kennenlernnachmittag, Pufferzonen in Ihrem Dienstplan fest. Berücksichtigen Sie Zeiten für Überstundenabbau und Urlaub. Fixieren Sie,

• wann gewisse Leistungen erbracht werden müssen, z. B. muss in der Kernzeit das ganze Personal anwesend sein,
• wann gewisse Leistungen erbracht werden können.

Legen Sie eindeutig fest, wer welche Leistungen übernimmt. Hier sollten Sie Fähigkeiten und Vorlieben berücksichtigen. Es gibt Tätigkeiten, die an eine bestimmte Funktion gebunden sind. Die Kinderpflegerin kann nicht die Gruppenleitung übernehmen! Achten Sie darauf, dass die Aufgabenverteilung ausgewogen ist. Die arbeitsintensivsten, unliebsamsten Tätigkeiten werden selten freiwillig übernommen. Schrecken Sie nicht davor zurück, diese Arbeit trotz Klagen zu verteilen!

Legen Sie fest, wer welche Leistungen wie und in welcher Situation übernimmt. Der Dienstplan nutzt wenig, wenn bereits bei kleineren Ablaufstörungen nichts mehr funktioniert. Fordern Sie daher von Ihren Kolleginnen Mitverantwortung ein. Das Team muss sich über mögliche Veränderungen und aktuelle Termine informieren. Will eine Mitarbeiterin Urlaub nehmen, Überstunden abfeiern oder eine Fortbildung besuchen, muss sie die Personalsituation und Termine berücksichtigen.

Tipp für Ihre Praxis: Kündigen Sie an, dass Sie einen Dienstplan erstellen wollen. Der Dienstplan sollte mit dem ganzen Team erarbeitet werden. Aufgaben und zeitliche Randbedingungen können Sie bereits vorher definieren.

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