Absageschreiben: Hier ist Vorsicht geboten

Bei der Auswahl von Bewerberinnen sind Sie grundsätzlich frei. Hieran hat auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nichts geändert. Wichtig ist nur, dass man Ihnen nicht nachweisen kann, dass Sie sich bei Ihrer Entscheidung von offensichtlich diskriminierenden Erwägungen, wie z. B. Geschlecht, Religion, Alter, Herkunft oder Behinderung haben leiten lassen. In diesem Zusammenhang spielen Absagen eine wichtige Rolle, bei deren Formulierung Sie keine Fehler machen sollten.

Praxisbeispiel
In der KiTa „Krachmacherstraße“ ist eine Stelle als Erzieherin neu zu besetzen. Auf die Stellenanzeige haben sich 10 Bewerberinnen gemeldet. Die Leiterin findet nur 3 Bewerbungen interessant. Den anderen möchte sie absagen. Sie überlegt, ob sie die Absagen begründen muss.

Rechtlicher Hintergrund
Auch wenn der Gesetzgeber sich durch die Einführung des AGG bemüht hat, allen Bewerbern die gleichen Chancen einzuräumen, treffen letztlich Sie – in Abstimmung mit Ihrem Träger – die Entscheidung, wen Sie einstellen. Solange diese Entscheidung nicht offensichtlich diskriminierend ist, kann eine abgelehnte Bewerberin auch keinen Schadensersatz nach § 15 AGG geltend machen.

Was bedeutet das für Sie?
Als Leiterin sollten Sie darauf achten, dass Ihre Absageschreiben so formuliert sind, dass diese keine Hinweise geben, warum Sie eine Bewerberin nicht berücksichtigt haben. Denn solange Sie der Abgelehnten keinen Tipp geben, warum Sie sie nicht genommen haben, muss sie in einem Schadenersatzprozess beweisen, dass Sie sich bei Ihrer Bewerberwahl von diskriminierenden Gesichtspunkten haben leiten lassen.

Bieten Sie in Ihrem Absageschreiben hingegen „Angriffsfläche“, kehrt sich die Beweislast um. Ihr Arbeitgeber muss dann beweisen, dass die Absage nichts mit Diskriminierung zu tun hat. Und das ist in der Regel schwierig, wenn Sie beim Absageschreiben gepatzt haben.

Das ist zu tun
Beachten Sie bei der Formulierung von Absagen die folgenden Hinweise. (Hierbei können Sie auch auf das untenstehende Muster zurückgreifen.)

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Formulieren Sie Absagen neutral
Absagen sollten Sie neutral und ohne Begründung formulieren. Be achten Sie: Eine Begründung, warum Sie die Bewerberin nicht genommen haben, brauchen Sie nicht zu geben. Daher sollten Sie hierauf auf jeden Fall verzichten und darauf achten, dass Sie keinen Hinweis geben, woran die Bewerberin gescheitert ist.

Halten Sie sich am Telefon zurück
Manchmal kommt es vor, dass Sie von einer nicht berücksichtigten Bewerberin angerufen und gefragt werden, warum sie nicht genommen wurde. Auch hier sollten Sie vorsichtig sein und sich auf das beschränken, was in Ihrem Absageschreiben steht. Weitergehende Begründungen sollten Sie nicht abgeben. Denn auch telefonische Auskünfte können vor Gericht verwertet werden.

Geben Sie keine Erklärungen ab
Vielleicht juckt es Ihnen manchmal in den Fingern, Bewerberinnen einen Hinweis zu geben, warum Sie sie bei der Stellenbesetzung nicht berücksichtigen konnten. Dies drängt sich förmlich auf, wenn die Qualifikation stimmt, die äußere Form der Bewerbung aber zu wünschen übrig lässt. Dann hat die Ablehnung zwar nichts mit Diskriminierung im Sinne des AGG zu tun. Dennoch sollten Sie sich mit Hinweisen zurückhalten, denn die Gefahr, etwas Falsches zu sagen oder zu schreiben, ist groß und kann für Ihren Träger teuer werden.

Muster: Absageschreiben
KiTa Krachmacherstraße 15.06.2011

Sehr geehrte Frau Siebertz,

wir danken Ihnen für die Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen und das unserer Einrichtung entgegengebrachte Interesse.

Nach eingehender Prüfung der Unterlagen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung im Hinblick auf die zu besetzende Stelle nicht berücksichtigen können.

Für Ihre berufl iche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

Kathrin Jützing
Leiterin