Die meisten Kitas werden von ihren Trägern mit dem notwendigen Einrichtungs- und Spielmaterial ausgestattet. Doch da bei vielen Trägern die finanziellen Möglichkeiten beschränkt sind, werden „Extrawünsche“ vielfach durch Spenden finanziert. Informieren Sie sich hier, welche rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür gelten.
Praxisbeispiel: Die Eltern der 4-jährigen Leonie haben der Kita „Sonnenberg“ 2.000 € gespendet. Die Leitung hat den Betrag für ein Spielgerät im U3-Bereich verwendet. Die Eltern von Leonie sind erbost. Sie waren davon ausgegangen, dass das Geld für die Ausstattung der Gruppe ihrer Tochter verwendet wird.
Grundsätzlich können Eltern und andere „Gönner“ Ihrer Kita Geld und Sachmittel spenden. Wichtig ist, dass hierbei die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Und da sind gerade Sie als Leitung, die Sie häufig erste Ansprechpartnerin für Spender sind, besonders gefragt.
Als Leitung müssen Sie im Umgang mit Spenden sehr sensibel sein. Denn die Gefahr, etwas falsch zu machen, ist groß. Ausdrücklich möchte ich Sie davor warnen, Barspenden von Eltern in „schwarzen Kassen“ verschwinden zu lassen. Diese dürfen Sie nicht haben. Werden Sie erwischt, ist dies ein Grund für eine fristlose Kündigung. Das heißt für Sie: Alle Spenden müssen sich offiziell in der Buchhaltung bzw. in der des Fördervereins Ihres Trägers wiederfinden. Dann können die Spender auch eine Spendenquittung (= Zuwendungsbescheinigung) bekommen.
Zunächst einmal sollten Sie mit Ihrem Träger klären, ob Sie überhaupt Spenden entgegennehmen dürfen. Gerade bei kommunalen Trägern ist das nicht so einfach, da Spenden inzwischen grundsätzlich vom Gemeinderat angenommen werden müssen. Das heißt: Der Gemeinderat muss förmlich beschließen, dass er die Spende annimmt. Das ist recht kompliziert. Daher empfiehlt es sich gerade für kommunale Einrichtungen, einen Förderverein zu gründen. Dieser kann dann Spenden für die Kita unkompliziert entgegennehmen.
Arbeiten Sie bei einem kirchlichen oder freien Träger, der als gemeinnützig anerkannt ist, sind Spenden für die Kita unproblematisch möglich. Allerdings landen diese Spenden zunächst im Topf des Trägers und nicht unmittelbar in Ihrer Kita. Sie sollten allerdings daher beim Spender darauf drängen, dass dieser als Verwendungszweck Ihre Kita angibt. Sonst „verschwindet“ die Spende schnell im „großen Topf“ Ihres Trägers.
Barspenden müssen Sie umgehend bei Ihrem Träger abliefern und in Ihrem Kassenbuch als Einnahme verzeichnen. Achtung! Als Kita-Leitung sind Sie nicht berechtigt, Spendern für Barspenden eine Zuwendungsbescheinigung oder sonstige Quittungen auszustellen. Das kann und darf nur Ihr Träger. Erklären Sie dies den Spendern, und achten Sie darauf, dass Sie die Spende, zusammen mit den Kontaktdaten des Spenders, also
an Ihren Träger weiterleiten. Dann kann dieser eine entsprechende Bescheinigung ausstellen, die der Spender dann bei seiner Einkommensteuer einreichen und geltend machen kann.
2. Setzen Sie die Spenden zweckentsprechend ein
Hat der Spender bei seiner Spende einen Verwendungszweck festgelegt, müssen Sie das Geld auch hierfür ausgeben. Fehlt eine solche Angabe, können Sie das Geld frei verwenden. Selbstverständlich müssen Sie aber nachweisen können, dass es für Ihre Kita ausgegeben wurde. Erhalten Sie sehr viele zweckgebundene Spenden, z. B. für eine Gruppe oder ein Projekt, kann dies natürlich zu Spannungen innerhalb der Kita führen, wenn die Spenden letztlich zu einer ungleichen Ausstattung der Gruppen mit Spiel- und Lernmaterial führt.
Als Kita-Leitung sollten Sie darauf hinwirken, dass Sie möglichst viele „freie Spenden“ erhalten bzw. durch Spenden auftretende Ungleichgewichte mit dem Einsatz von freien Spenden ausgleichen.
Können Sie die Spende nicht entsprechend dem vom Spender angegebenen Verwendungszweck einsetzen, bleibt Ihnen letztlich nichts anderes übrig, als Kontakt mit dem Spender aufzunehmen und die Spende zurückzugeben. Es sei denn, der Spender gibt diese zur freien Verfügung
frei.
Im Praxisbeispiel ist die Aufregung der Eltern verständlich, aber unbegründet, denn sie haben für ihre Spende keinen bestimmten Verwendungszweck angegeben, sodass die Kita frei über diese verfügen konnte.
3. Zeigen Sie „übergriffigen“ Spendern klare Grenzen auf
Mancher Spender meint, dass er sich mit seiner Zuwendung auch ein Mitspracherecht in der Kita „erkauft“. Das ist aber nicht der Fall. Dies sollten Sie auch klar kommunizieren und deutlich machen, dass Sie zwar dankbar für die Spende sind, diese aber nicht von einer Gegenleistung Ihrerseits abhängig ist.
Unser Rat: Seien Sie im Umgang mit Spenden sensibel, und achten Sie sehr genau darauf, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Fehler und Unkorrektheiten werden – gerade von Trägerseite – schnell als „unverzeihlich“ eingestuft und führen in Extremfällen zur fristlosen Kündigung.
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