7 Schritte für eine erfolgreiche Gestaltung Ihrer Teamsitzung

Vielleicht stellen Sie fest, dass auf Ihren letzten Teamsitzungen viel geredet, aber wenig beschlossen wurde, obwohl Sie die Teamsitzungen gründlich vorbereitet haben. Sie können Ihre Teamsitzungen effektiver gestalten. Lesen Sie hier, wie Sie das angehen.

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Teilen Sie allen Kolleginnen eine Tagesordnung mit Zeitpunkt, Dauer und Themen der Teamsitzung mit. Die angegebene Gesprächsdauer ist verbindlich und sollte bei 60 bis 90 Minuten liegen. Alle Kolleginnen sollten sich auf die Teamsitzung vorbereiten, und sich über die Themen informieren. Vermeiden Sie Störungen von außen. Legen Sie Ihre Teamsitzung außerhalb der Betreuungszeit. So können alle Kolleginnen an der Teamsitzung teilnehmen. Durch einen aufgeräumten, wohltemperierten Raum, bequeme Sitzmöbel, angemessenes Licht und Getränke schaffen Sie eine positive Atmosphäre. Stellen Sie die notwendigen Hilfsmittel, z. B. Flip-Chart, zurecht und überprüfen Sie ihre Funktionstüchtigkeit.

Geben Sie vor dem Beginn einer Teamsitzung allen Kolleginnen zunächst einige Minuten Zeit, um sich zu sammeln. Das erhöht die Konzentration. Sinnvoll ist, wenn Sie Ihre Teamsitzung nach der Begrüßung mit einem gemeinsamen Ritual einleiten, wie einer Entspannungsübung. Legen Sie gemeinsam die Themen, die Themenfolge und die Dauer der Teamsitzung für jedes Thema fest. Stellen Sie das wichtigste Thema an die 1. Stelle. Bestimmen Sie zusammen eine Protokollantin. Sie können, müssen aber nicht die Moderation übernehmen.

Aufmerksamkeit erzielen Sie, indem Sie den Einstieg in jedes Thema ihrer Teamsitzungen interessant gestalten, z. B. durch eine provozierende Frage oder ein originelles Bild.

Klären Sie in Ihrem Team:

• Was ist der Grund für die Bearbeitung des Themas?
• Über welche Informationen verfügen wir bereits?
• Welche Vorarbeiten und Vorentscheidungen bestehen?

Geben Sie Informationen weiter, um den Wissensstand Ihrer Kolleginnen zu erhöhen. Um inhaltlich zu arbeiten, müssen Sie für jedes Thema den Arbeitsauftrag genau festlegen: "Welches Motto soll unser Sommerfest haben?" Stellen Sie zu diesem Zweck so genannte Arbeitsfragen. Achten Sie darauf, dass die Fragen verständlich und motivierend formuliert sind: "Wie sieht die Gestaltung eines gelungenen Sommerfestes aus?" Verlieren Sie sich nicht in Details und weichen Sie nicht vom Thema ab. Sie sollten in dieser Phase von Teamsitzungen nicht diskutieren, welche Kuchen Sie auf Ihrem Sommerfest verkaufen möchten.

Sammeln Sie während Ihrer Teamsitzungen durch das Brainstorming möglichst viele verschiedene Ideen. Erfahrungsgemäß sind die Anfangsideen nicht originell. Deshalb sollten Sie für das Brainstorming ausreichend Zeit einplanen. Lassen Sie die Ideen nicht auf ein Flip-Chart, sondern auf jeweils 1 Karte schreiben und an eine Pinnwand heften. Dadurch erleichtern Sie sich das anschließende Sortieren der Einfälle während der Teamsitzung. Sortieren Sie alle Karten, auf denen die Ideen verzeichnet sind, und überlegen Sie, nach welchen Schlagwörtern Sie die Vorschläge gliedern.

Prüfen Sie noch in den Teamsitzungen gemeinsam jede Idee: Was sind die Vorteile? Was sind die Nachteile? Anschließend bewerten Sie zusammen diese Idee: Ist der Vorschlag umsetzbar? Führt er zum angestrebten Ziel? Wenn eine Entscheidung für oder gegen einen Vorschlag getroffen werden muss, ist sich das Team häufig uneinig. Die so genannte Mehrpunktabfrage kann dabei helfen. Jede Kollegin bekommt die gleiche Anzahl von Punkten, z. B. 4 Stück. Alle Mitarbeiterinnen heften jeweils 1 Punkt an den Vorschlag, den sie für sinnvoll erachten. Die Vorschläge mit den meisten Punkten werden weiterverarbeitet.

Überlegen Sie zusammen, wie der ausgewählte Vorschlag aus der Teamsitzung umgesetzt werden soll. Danach wählt jede Mitarbeiterin 1 Aufgabe aus, die sie übernehmen will. Diese Phase zieht sich so lange hin, bis alle Aufgaben verteilt sind. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte schriftlich festgelegt werden:

• um welche Tätigkeit es geht und was die Tätigkeit umfasst.
• wer die Verantwortung für diese Tätigkeit übernimmt.
• wer bei dieser Tätigkeit mitwirkt.
• wann mit der Tätigkeit begonnen und wann damit abgeschlossen wird.

Zum Abschluss sollten alle Kolleginnen über die Teamsitzung reflektieren. Fordern Sie Ihre Kolleginnen auf, sich der Reihe nach frei zu äußern. Sie können Ihren Mitarbeiterinnen auch gezielte Fragen stellen wie z. B.: "Wie zufrieden waren Sie mit der Teamsitzung? Begründen Sie bitte Ihre Aussage!" Ein differenziertes Bild erhalten Sie, wenn alle Kolleginnen zu folgenden 3 Bereichen ihre Meinung äußern:

• Wie waren die Inhalte der Teamsitzung?
• Wie habe ich mich gefühlt?
• Wie habe ich das Miteinander erlebt?

Bevor Sie die Teamsitzung beenden, legen Sie den nächsten Teamsitzungstermin fest.

Setzen Sie diese Anregungen um. Dann werden Sie sehen, dass Ihre Teamsitzungen effektiver sind.

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