Optimaler Dienstplan in der Kita: So gelingt Ihnen die Balance zwischen Einrichtung und Vorlieben Ihrer Mitarbeiter


16.04.2018

Optimaler Dienstplan in der Kita: Eine Mitarbeiterin möchte gerne nur früh arbeiten, eine andere nur in der mittleren Schicht. Der Schlussdienst am Freitag gefällt auch nicht jedem Mitarbeiter und statt Pfingsten hätten manche gerne Ostern frei. Sobald dann noch Ausfallzeiten wegen Fortbildungen oder Krankheiten dazukommen, wird es für Sie sehr schwer, einen Dienstplan aufrechtzuerhalten. Unsere Tipps und Hinweise helfen Ihnen, die Balance zwischen Mitarbeiterwünschen und funktionierendem Dienstplan zu finden.

Der Dienstplan in der Kita ist Ihre Aufgabe

Als Leitung gibt es garantiert viele angenehmere Aufgaben als die Dienstplangestaltung. Dies liegt daran, dass Sie es nie allen recht machen werden. Das müssen Sie aber auch nicht als oberstes Ziel ansehen. Die wichtigste Aufgabe ist zunächst die Gewährleistung des Betriebes und das Abdecken der Öffnungszeiten Ihrer Einrichtung. Wenn es Ihnen nach diesen obersten Kriterien gelingt, dennoch in Teilen auf die Mitarbeiter zuzugehen, umso besser. Die nachfolgenden 8 Empfehlungen unterstützen Sie darin, möglichst alle Aspekte unter einen Hut zu bringen, so dass jeder gut mit dem Dienstplan leben kann.

Empfehlung 1: Der Arbeitsvertrag beinhaltet keine festen Arbeitszeiten

Das Allerwichtigste ist: Kein Arbeitnehmer in Ihrer Einrichtung hat einen Arbeitsvertrag, in dem als Arbeitszeit „Montag bis Freitag von 9–18 Uhr“ steht. Prüfen Sie dennoch sicherheitshalber, ob es eventuell solche Altverträge bei Ihren Mitarbeitern gibt. Vielmehr beinhaltet jeder Vertrag eine Wochenarbeitszeit. Das bedeutet im Umkehrschluss: Teoretisch können Sie jeden Mitarbeiter zu jeder üblichen Tageszeit in den Dienstplan eintragen. Manchmal ist es sinnvoll, das im Team auch so zu formulieren. Häufig sind es die Teilzeitkräfte, die sich immer nur zu bestimmten Diensten melden und alles andere kategorisch ablehnen. Soweit dies machbar ist, ist es auch o. k. Wenn jedoch Not am Mann oder eine Öffnungszeitenänderung erfolgt ist, müssen auch einzelne Teammitglieder zu anderen Tageszeiten arbeiten.

Empfehlung 2: Planen Sie Springer ein

Versuchen Sie, nicht alle Mitarbeiter im Dienstplan mit der kompletten Arbeitszeit einzuplanen. Lassen Sie bei jedem Teammitglied pro Woche 30–60 Minuten ungeplant. Diese Zeit kann bei Ausfällen oder für Fortbildungen wunderbar genutzt werden, ohne dass Überstunden anfallen. Die Mitarbeiter, die gerade eine Stunde „frei“ haben, können auch sehr gut als Springer in eine Gruppe eingesetzt werden, in der sie gerade benötigt werden.

Empfehlung 3: Legen Sie Verfügungszeiten in Randzeiten

Viele Mitarbeiter in sozialen Einrichtungen haben freie Verfügungszeiten. In dieser Zeit finden etwa Elterngespräche statt. Zudem wird in dieser Zeit vorbereitet geplant, eingekauft oder es werden kurze Absprachen getroffen. Achten Sie darauf, dass diese Zeiten für die Mitarbeiter entweder zu Beginn oder am Ende von Arbeitszeiten liegen. Somit können Sie in Notfällen diese Zeiten für die Arbeit am Klienten einsetzen. Andererseits hat ein Mitarbeiter so wiederum die Chance, durch Überstundenabbau auch mal früher heimzugehen oder erst etwas später mit der Arbeit zu beginnen.

Empfehlung 4: Praktizieren Sie ein Geben und Nehmen

In der Regel werden Sie mit dem Team über Urlaubszeiten und Schichtpläne sprechen. Im Idealfall einigen Sie sich gemeinsam auf einen Plan. Die Realität wird aber so aussehen, dass Sie den groben Rahmen vorgeben, wann geöffnet sein muss und wie viele Personen währenddessen anwesend sein sollten. Lassen Sie jedoch das Team mitentscheiden, ob ein Mitarbeiter immer Frühschicht hat oder ob hier abgewechselt wird.

Empfehlung 5: Planen Sie transparent

Ihr Team wird bei der Dienstplangestaltung weitaus weniger Einwände haben, wenn Sie klarmachen, wieso Sie den Plan genauso erstellt haben. Erklären Sie, welche Regelungen von Gesetzes wegen verpflichtend sind. Zeigen Sie Verständnis für den etwaigen Unmut, aber machen Sie auch deutlich, wie viel Personal zu welchen Zeiten zwingend erforderlich ist.

Halten Sie fest, wer wann Urlaub bekommen hat, um im kommenden Jahr genau zu wissen, wer eventuell nicht mehr einen Brückentag erhält, da andere Mitarbeiter an diesem Tag noch nie freihatten. Wenn Sie diese Dinge aufzeigen können und im Team besprechen, wird der Dienstplan klarer und allen verständlicher.


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