Könnten Sie auf Anhieb die meisten großen Anschaffungen in Ihrer Kita mit Preis und Kaufdatum nennen? In der Regel gelingt Ihnen das nicht. Das ist kein Wunder – und auch kein Vorwurf an Sie. Es entspricht einfach dem großen Aufgabenspektrum in Ihrem Leitungsalltag. Zu diesem Leitungsalltag gehören allerdings auch formale und bürokratische Tätigkeiten wie das Führen der Inventarliste. Wie Sie diese Liste einfach und mit möglichst wenig Aufwand aktuell pflegen können, erfahren Sie hier.
Die Inventarliste muss über viele Dinge Aufschluss geben. In der Regel müssen in Kitas Dinge ab einem Anschaffungswert von über 50 € inventarisiert werden. Die genaue Wertgrenze können Sie bei Ihrem Träger erfragen. Oftmals hängt dies mit der abgeschlossenen Versicherung vor Ort zusammen. Sie können diese gern nutzen und als Vorlage ausdrucken.
Eine Inventarliste, die erst sehr umständlich im PC oder auf einer externen Festplatte o. Ä. geöffnet werden kann, nimmt Ihnen viel Zeit im Alltag. Und vor allem: Was unnötig Zeit frisst, davor drückt man sich gern. Um dem zu entgehen, sollte Ihre Inventarliste so einfach wie möglich zu händeln und zu aktualisieren sein. Das bedeutet für Ihre Praxis:
Immer wenn Sie etwas bestellen, erhalten Sie einen Lieferschein. Auf diesem finden sich das Kaufdatum, die genaue Bezeichnung des Artikels sowie die Firma, über die Sie das Material beziehen. Wenn Sie diesen Lieferschein nun schnell und unkompliziert kopieren und der Inventarliste anheften, dann sind Sie nicht nur stetig auf dem Laufenden, sondern haben auch noch die Zeit für den Übertrag in die Liste gespart. Statt des Lieferscheines können Sie auch die Rechnung kopieren und die Begriffe „Artikel“, „Kaufdatum“, „Betrag“ mit einem Textmarker hervorheben. So sehen Sie auf einen Blick genau die Informationen, die ansonsten in der Extra-Inventarliste händisch aufgeführt werden.
Stellen Sie den Ordner mit der Inventarliste offen für alle im Personalzimmer bereit. Schließlich hat jedes Teammitglied tagtäglich Materialien in der Hand, die alt oder defekt sind. Sobald jemand so etwas dann ausmustern möchte, muss er es sofort in der Inventarliste entsprechend austragen. Andernfalls besteht die Gefahr, seitenweise Karteileichen im Ordner aufzubewahren, die es in der Realität in der Kita schon lange nicht mehr gibt.
Das Führen der Inventarliste ist garantiert nicht Ihre Lieblingsarbeit. Wenn jedoch einmal der Unglücksfall eintreten sollte, und es gibt einen Brand oder Einbruch in der Kita, spätestens dann werden Sie die Inventarliste sehr zu schätzen wissen. Wenn Sie sich dies deutlich machen und die einfachen Tipps nutzen, dann verliert auch die Inventarliste ihren Schrecken.
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