So verschaffen Sie sich Gehör mit Regelungen und Vorgaben


21.07.2017

Es ist Montagmorgen, 8:00 Uhr. Ihre Mitarbeiterin Frau Ötz kommt zu Ihnen und teilt Ihnen mit, dass ihre Kollegin Frau Volz sich per SMS bei ihr krankgemeldet hat. Bei Ihnen als Leitung kam diese Meldung nicht an. Sie ärgern sich, da Sie schon oft den genauen Ablauf von Krankmeldungen an das Team weitergegeben haben.

 

Dieses vermeintlich banale Beispiel macht deutlich, wie schnell es im Alltag dazu kommen kann, dass Vorgaben absichtlich oder auch unabsichtlich nicht beachtet werden. Das nervt, ist anstrengend und macht die Zusammenarbeit bisweilen richtig schwierig.

Lesen Sie jetzt weiter und entdecken Sie 6 Tipps, wie Sie Vorgaben und Anweisungen noch eindrücklicher an Ihr Team weitergeben können, damit diese besser und verlässlicher umgesetzt werden.

So arbeiten Sie mit den Tipps

Lesen Sie sich die folgenden 6 Tipps durch. Versuchen Sie, alle Vorgaben und Anweisungen, die Sie an Ihr Team ausgeben, dahingehend zu prüfen, ob die Tipps darin umgesetzt werden. Versuchen Sie, so viele der Tipps wie möglich umzusetzen. So gelingt es Ihnen, so verständlich und klar wie möglich das an Ihr Team weiterzugeben, was Sie erwarten. Das minimiert Unklarheit und sorgt dafür, dass Ihre Vorgaben besser wahrgenommen werden.

1. Tipp: Legen Sie alles schriftlich fest

Gewöhnen Sie sich an, Vorgaben und Anweisungen an Ihr Team immer schriftlich festzuhalten. Alles, was irgendwo schriftlich steht, kann nachgeprüft und nachgelesen werden. Das gesprochene Wort allein wird im stressigen Alltag gern vergessen.

2. Tipp: Lassen Sie Anweisungen unterschreiben

Wenn Anweisungen besonders wichtig sind, müssen Sie sich diese von Ihren Mitarbeitern unterschreiben lassen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den jeweiligen Sachverhalt und lassen Sie sich dann unterschrieben, dass die notwendigen Inhalte und Informationen weitergegeben und auch verstanden wurden. Vor allem bei Vorgaben im Hygienebereich oder beim Umgang mit Medikamenten ist diese Absicherung nötig. Auch bei Anweisungen zur Aufsichtspflicht oder bei Krankmeldungen ist es immer gut, wenn diese Informationsweitergabe durch die Unterschrift der Mitarbeiter bestätigt und dokumentiert wurde. So können Sie sich im Zweifelsfall darauf berufen.

3. Tipp: Fassen Sie ähnliche Anweisungen und Vorgaben zusammen

Heute weisen Sie an, dass die Mitarbeiter im Garten an den Spielgeräten verteilt auf die Kinder achten müssen. Morgen ergänzen Sie, dass Seile im Garten nur unter Aufsicht ausgegeben werden dürfen. Übermorgen ergänzen Sie zudem, dass täglich um den Sandkasten herum gefegt werden muss. Achten Sie bei allen Anweisungen und Vorgaben immer darauf, dass Sie alle ähnlichen Themen zusammenfassen und einmal komprimiert an das Team weitergeben. So kann man sich die Inhalte besser merken und dann auch besser umsetzen.

4. Tipp: Sammeln Sie alle Vorgaben an einem Ort

Die Anweisungen zur Aufsicht im Freien sind im Personalzimmer aufbewahrt. Die Anweisungen für den Turnraum hängen im Turnraum und die Vorgaben, wie die Spülmaschine zu bedienen ist, sind in der Küche. Diese verschiedenen Aufbewahrungsorte machen es dem Team schwer, die jeweiligen Vorgaben zu finden. Das wiederum führt dazu, dass manches im Alltag vergessen wird. Gehen Sie die Kita durch und sammeln Sie alle Vorgaben zentral in einem Ordner, der jederzeit frei zugänglich im Teamzimmer steht.

5. Tipp: Formulieren Sie klar, eindeutig und konkret

Achten Sie bei schriftlichen Anweisungen immer darauf, dass es kein Roman ist. Fassen Sie sich kurz und beschreiben Sie so einfach wie möglich, was Sie erwarten und was umgesetzt werden muss.

6. Tipp: Geben Sie Vorgaben nie zwischen Tür und Angel weiter

Das Wichtigste für eine Vorgabe ist, dass sie ankommen und den Menschen erreichen muss, für den sie gilt. Das funktioniert nicht zwischen Tür und Angel, sondern nur in Ruhe.

Fazit

Mit diesen Tipps wird es garantiert nicht so sein, dass sich alle im Team an alles halten werden. Es wird aber deutlich einfacher für alle, genau herauszufiltern, was wirklich eingehalten und umgesetzt werden muss. Mit den 6 Tipps gelingt es Ihnen, klar zu formulieren, was Sie erwarten.

 


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