3 Praxisbeispiele, wie Sie Ihren Dienstplan effektiv gestalten


29.10.2013

Montagmorgen im April: Die 2. Erzieherin meldet sich bei Ihnen krank. Der Morgen in den Gruppen muss nun spontan umstrukturiert werden, damit die Arbeit mit den Kindern sinnvoll weiterläuft. In der Regel bekommen Sie für diese Ausfallzeiten keine Vertretungskraft. Lesen Sie in den nachfolgenden Praxisbeispielen, wie Sie personelle Engpässe durch eine effektive Dienstplangestaltung auffangen.

Der Dienstplan hat vorausschauende Wirkung

Mit der schriftlichen Führung eines Dienstplanes wissen Sie und Ihre Mitarbeiterinnen meist 2 bis 3 Monate im Voraus, wer wann zu welchen Zeiten arbeitet. Zudem werden in dieser Liste Krankheitstage, Fortbildungen sowie eventuelle individuelle Urlaubstage vermerkt. Ein Dienstplan, in den Sie den Namen, den Einsatzbereich und die genauen Zeiten von jeder Mitarbeiterin eintragen, sorgt für eine gute  Planbarkeit Ihrer Arbeit.

Führen Sie ein Zeitkonto

Legen Sie eine Liste für alle Mitarbeiterinnen an, in der jeden Tag anfallende Plus- und Minusstunden eingetragen werden. So sehen Sie bei einem personellen Engpass auf einen Blick, welche Mitarbeiterin aufgrund von Minusstunden noch Zeitkapazitäten frei hat und vertretungsweise einspringen kann.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiterinnen mit ins Boot

Eine effektive Dienstplangestaltung mit flexiblen Reaktionen auf Kinderzahlen steht und fällt mit der Zustimmung Ihres Teams. Nehmen Sie sich in einer Dienstbesprechung die Zeit und sammeln Sie gemeinsam Vorschläge und Ideen, wann Personal gespart werden kann, um es in Notsituationen gewinnbringend für alle einzusetzen. Um Unmut zu vermeiden, darf dabei keine Erzieherin mehr als andere eingesetzt oder eingespart werden.

Wichtiger Hinweis: Informieren Sie Ihren Träger, wie Sie zukünftig das Personal sinnvoll einsetzen möchten. In Notsituationen, wenn zu viele Erzieherinnen auf einmal fehlen, muss er dennoch eine externe Vertretungskraft bereitstellen.

Praxisbeispiel 1: Reagieren Sie auf zu viel Personal in den Ferienzeiten

Es sind Pfingstferien in der Schule, viele kleinere Geschwisterkinder aus Ihrer Einrichtung sind wegen Urlaub abgemeldet. Manche Gruppen in Ihrer Einrichtung sind dennoch mit 2 Erzieherinnen besetzt, obwohl zum Teil nur 10 bis 12 Kinder anwesend sind. Reagieren Sie spontan auf die niedrige Belegung und gewähren Sie an 1 bis 2 Tagen individuellen Urlaub oder den Ausgleich für angefallene Mehrarbeit aus der Vergangenheit. Alternativ kann die Erzieherin auch Minusstunden machen, die zu einem späteren Zeitpunkt bei einem Personalengpass sinnvoll nachgeholt werden können. Sollte z. B. eine Ganztagskraft ausfallen, so kann die jeweilige Teilzeitkraft die Minusstunden durch früheres Kommen und längeres Arbeiten an den Engpasstagen aufarbeiten. Beachten Sie die für Sie geltenden Tarifregelungen, wenn es darum geht, wie viel Mehrarbeit geleistet werden darf und in welchem Zeitraum diese Zeit wieder abgebaut werden muss.

Wichtiger Hinweis: Sparen Sie nicht jede Minute bei Ihrem Personal ein. Eine ständige Dauerbelastung im Team kann zu häufigeren Krankheitsausfällen und Unzufriedenheit der Erzieherinnen führen. Sparen Sie in den Zeiten Personal ein, in denen alle Erzieherinnen gesund und fit sind.

Praxisbeispiel 2: Ein thematischer Elternabend steht an

Nach einer Umfrage bei den Eltern hat sich bei Ihnen ergeben, dass ein Elternabend zum Thema „Geschwisterrivalität“ angeboten wird. Alle Mitarbeiterinnen Ihrer Einrichtung sind vertreten. Planen Sie, wenn möglich, für 1 Jahr im Voraus, welche grundlegenden zusätzlichen Aktivitäten wie Themen-Elternabende, Basare oder Feste Sie anbieten möchten. Je nach Aufwand ist es ausreichend, wenn 2 bis 3 Erzieherinnen anwesend sind. Mit der Jahresplanung kann jede Erzieherin äußern, bei welcher Aktivität sie teilnehmen kann. Dadurch vermeiden Sie unnötig anfallende Mehrarbeit, die im laufenden Alltag meist nur schwer zu leisten ist.

 

 

Praxisbeispiel 3: Bilden Sie Tandems

Insgesamt hat Ihre Einrichtung beim Öffnen am Morgen 5 Erzieherinnen. In der ersten Stunde kommen jedoch nur höchstens 30 Kinder. Dennoch hat jede Erzieherin ihre Gruppe oder ihren Arbeitsbereich geöffnet. Bilden Sie Tandems aus jeweils 2 Erzieherinnen. Die Kinder aus diesen 2 Verantwortungsbereichen können morgens in der ruhigen Bringzeit im wöchentlich wechselnden Rhythmus mal von der einen, mal von der anderen Erzieherin betreut werden. Sie schaffen dadurch zusätzliche Kapazitäten für Planungen, Vorbereitungen oder sogar Elterngespräche. Zudem fällt es den Kindern im Fall von Krankheit, Urlaub oder beim Besuch einer Fortbildung leichter, sich auf eine neue Erzieherin einzulassen, da sie es bereits gewohnt sind. Eine effektive Dienstplangestaltung sichert natürlich nicht alle Ausfälle und Engpässe im Team ab. Durch Plus- und Minusstunden und einen sinnvollen Personaleinsatz in Randzeiten sind Sie jedoch für die meisten Situationen gerüstet.


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