6 Grundsätze für Ihre Dienstplangestaltung


27.01.2020

Sie kommen am Montagmorgen in Ihren Kindergarten und erfahren, dass eine Kollegin erkrankt ist und den Arzt aufsuchen muss. Am Nachmittag steht fest, dass sie die ganze Woche ausfallen wird. Dabei sind 2 weitere Kolleginnen bereits wegen einer Fortbildung außer Haus, und schon ist die gesamte Dienstplangestaltung hinfällig. Da Sie diese oder ähnliche Situationen sicher auch kennen, haben wir hier einige Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt, damit Sie Ihre Dienstplangestaltung gegebenenfalls weiterentwickeln können.

1. Nutzen Sie bei der Gestaltung Ihre gesetzlichen Vorgaben kreativ

Die Gesetzgeber in den einzelnen Bundesländern gestalten die Rahmenbedingungen für Kitas, die teilweise sehr unterschiedlich sind. Ebenso unterschiedlich sind auch die Bezugsgrößen. Teilweise ist der Personalschlüssel Erzieher-Kind-bezogen, wie in Berlin oder Sachsen. Hier ist Ihre Verfügungszeit nicht gesondert ausgewiesen. In anderen Bundesländern, wie beispielsweise in Rheinland-Pfalz oder Baden-Württemberg, werden bestimmte Gruppengrößen angenommen und die Personalstellen pro Gruppe berechnet. Diese Angaben sollten Sie grundsätzlich als theoretische Rechnungsgröße betrachten. Auch wenn im Kita-Gesetz ein Schlüssel von 13 Kindern pro Erzieherin festgelegt ist, bedeutet das nicht, dass in jeder Gruppe 13 Kinder von einer Erzieherin betreut werden. Berücksichtigen Sie dies bei der Gestaltung Ihres Dienstplanes.

2. Berücksichtigen Sie Fehl- und Verfügungszeiten

Ihre Mitarbeiterinnen verbringen im Schnitt etwa 75–80 % ihrer vertraglichen Arbeitszeit mit den Kindern. Entsprechend einer bundesweiten Befragung des Deutschen Jugendinstituts von 2008 fallen in den Kitas im Durchschnitt 5 Stunden Verfügungszeit auf eine Vollzeitstelle. In Rheinland-Pfalz empiehlt eine Handreichung 2,5 Stunden Vorbereitungszeit. Planen Sie bei der Dienstplangestaltung also die Gruppenstruktur oder bei offener Gruppenarbeit Ihre Projekte so, dass nicht jede Fortbildung oder Krankmeldung eine Überarbeitung des Dienstplans erfordert.

Wenn Sie beispielsweise den Dienstplan so gestalten, dass Mitarbeiterinnen sich im Team gegenseitig vertreten können, erleben Kinder und Eltern den Alltag stabiler und zuverlässiger. Seit einigen Jahren kennen wir die Ergebnisse der Bindungsforschung und wissen, dass stabile Bindungen eine Voraussetzung für Bildung sind. Dies wird  wichtiger, je jünger die betreuten Kinder sind. Wenn Sie mögliche Ausfälle und Zeitaufwand für andere Aufgaben bei der Dienstplangestaltung berücksichtigen, können Sie dies unterstützen. Außerdem sparen Sie Zeit, wenn Sie seltener Vertretungspläne organisieren müssen.

Natürlich können Sie Krankheiten nicht in Ihrem Dienstplan einplanen – hier lassen sich Engpässe sicher nicht ganz vermeiden, denn die Grippewellen erfassen in der Regel mehrere Mitarbeiterinnen gleichzeitig. Oft gleicht sich der Schaden aus, da in diesen Wochen häufig auch mehr Kinder krank sind. Aber alle anderen Tage und Stunden lassen sich einplanen und durch eine geschickte Struktur in der Einrichtung abfedern. Wenn Sie beispielsweise 2 Gruppen als „Bereich“ zusammenfassen und die Erzieherinnen insgesamt für diesen Bereich verantwortlich sind, lassen sich Ausfälle einfacher vertreten, da sich die Kinder gegenseitig und die Erzieherinnen alle Kinder kennen. Eingruppige Einrichtungen haben oft eine andere Personalbemessung, da hier schon aus Gründen der Aufsichtspflicht ein höherer Personalschlüssel notwendig ist.

3. Planen Sie Vertretungen im Dienstplan ein

Als Leiterin sind Sie oft nicht vollständig vom Gruppendienst freigestellt, wenn die Gesamtkinderzahl in der Einrichtung zu niedrig ist. Viele Leiterinnen haben deshalb die Verantwortung für eine Gruppe übernommen, auch weil sie auf die Arbeit mit den Kindern nicht verzichten wollen. Jedoch können sie diese Verantwortung  aufgrund häufiger Termine in der Regel nicht zuverlässig wahrnehmen.

Ihre Dienstplangestaltung wird  flexibler, wenn Sie als Leiterin keine eigene Gruppe haben, sondern bei Bedarf die Vertretung in einzelnen Gruppen oder Früh- und Spätdienste übernehmen. Sie haben dadurch einen zusätzlichen Nutzen, da Sie regelmäßig den Alltag in allen Gruppen und alle Kinder erleben. Durch den wechselnden Einsatz in den verschiedenen Gruppen erleben Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen in der Zusammenarbeit. Diese Erfahrungen können Sie für die Personalführung nutzen.

Wenn Sie die die kalkulierbaren Fehltage von Mitarbeiterinnen aus der folgenden Tabelle als Grundlage für Ihr Team und Ihre Berechnungen nutzen, können Sie auch dem Träger gegenüber transparent machen, dass Sie trotz Freistellung von Gruppenverantwortung die notwendigen pädagogischen Arbeitszeiten absolvieren. Falls der Stundenumfang nicht reicht, können Sie sich als Leiterin regelmäßig für die Früh- oder Spätdienste einplanen.

Auch in der Zusammenarbeit mit den Eltern können Sie so mehr Kontinuität herstellen, denn durch Vertretungsdienste bleiben Sie in Kontakt mit allen Eltern. Besonders die Übernahme von Früh- oder Spätdiensten ermöglicht Ihnen, den Kontakt mit den Eltern zu vertiefen, da Sie regelmäßig während der Bring- oder Abholsituation präsent sind.

Tabelle: Muster-Erhebung „Kita Regenbogen“

Muster-Erhebung „Kita Regenbogen“

4. Berücksichtigen Sie den wechselnden Personalbedarf in Ihrer Kita

Die Begleitung der Kita-Kinder während des Aufenthalts auf dem Spielplatz ist weniger personalaufwändig als das Mittagessen oder die Gestaltung der Mittagsruhephase. Wenn Sie Kleinkinder betreuen, die täglich einen Mittagsschlaf benötigen, entstehen dort täglich Freiräume, wenn die Kinder eingeschlafen sind.

Legen Sie orientiert an Ihrer Tagesstruktur eine personelle Mindestbesetzung fest, die notwendig ist, um die Planungen umzusetzen. Diese Regel gibt Ihnen bei der Bewilligung von Fortbildungs- oder Urlaubsanträgen eine sachliche und für alle Kita-Mitarbeiterinnen transparente Orientierung.

5. Orientieren Sie sich an den Besuchszeiten der Kita-Kinder

Die Kita-Öffnungszeiten passen sich zunehmend den Bedürfnissen von Eltern an und unterstützen diese bei der Verbindung von Berufstätigkeit und Kindererziehung. Deshalb gibt es den klassischen „Kindergarten“, der vormittags und nachmittags geöffnet hat, nur noch sehr selten. Viele Erzieherinnen haben beobachtet, dass Eltern ihre 1-jährigen Kinder in der Regel in einer Kita anmelden, weil sie ihre Berufstätigkeit wiederaufnehmen wollen. Oft besuchen diese Kinder die Einrichtung mehr als 6 Stunden täglich. Andere Eltern haben wiederum andere Präferenzen, da sie ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten können und auf ein gemeinsames Frühstück mit dem Kind Wert legen. Aufgrund dieser Umstände ist die Anwesenheit von Kindern während der Öffnungszeiten sehr unterschiedlich. Meist können Sie jedoch Regelmäßigkeiten feststellen, die Sie für die Dienstplangestaltung nutzen sollten.

Bitten Sie Ihre Mitarbeiterinnen, die Bring- und Abholzeiten jedes Kindes über 4–6 Wochen zu notieren und bitten Sie Ihre Mitarbeiterinnen, ½-stündlich die Kinder im Gruppenraum zu zählen. Führen Sie die Angaben Ihrer Mitarbeiterinnen zusammen. Sie können dann über den Tag den Verlauf der Kinderzahlen nachvollziehen. Planen Sie dann davon ausgehend die Zeiten für den Früh- und Spätdienst und die Zeitphase der Kernbetreuung, in der alle Erzieherinnen anwesend sein sollten.

Die Anwesenheitszeiten wechseln von Zeit zu Zeit, so dass Sie diese Veränderungen im Blick behalten und die Kinderzahlen regelmäßig erfassen sollten. In der Regel sind die Kinderzahlen in Ferienzeiten deutlich geringer, da in vielen Familien ältere Geschwister schulpflichtig sind und sich die familiäre Urlaubsplanung daran orientiert. Auch die Nachfrage während der Schulferien sollten Sie kontinuierlich erheben, denn dann können Sie Ihr Personal entsprechend einplanen. Personal, das während der Ferienwochen zu viel eingeplant wird, fehlt während der restlichen Monate im Jahr.

Im Zusammenhang mit immer flexibler werdenden Arbeitsverhältnissen von Eltern verändern sich auch die Anforderungen an die Betreuungszeiten und Schließtage der Kitas. Wenn Sie Schließzeiten einplanen können, wirken diese sich einschneidend auf damit verbundene Urlaubstage und so auf den Dienstplan aus. Die Einführung oder Aufrechterhaltung von Schließzeiten entspannt den Dienstplan im gesamten Kita-Jahr. Die Diskussionen nach längeren Öffnungszeiten in der Kita sind eine Folge der Arbeitszeitflexibilisierung der Eltern. Machen Sie dem Träger und Eltern deutlich, welche Konsequenzen längere Öffnungszeiten für die Dienstplangestaltung und damit für die Betreuung der Kinder haben – längere geöffnet heißt den ganzen Tag über weniger Personal zur Verfügung stellen zu können.

6. Übertragen Sie Verantwortung an die Kita-Mitarbeiterinnen

Auch wenn Sie von Ihrem Träger angehalten werden, keine Überstunden aufzubauen, da diese nicht ausgezahlt werden, fallen doch immer wieder Mehrarbeitsstunden an, die dann durch Freizeit ausgeglichen werden müssen. Wenn am Nachmittag mehr Kinder als sonst abgeholt worden sind, wird das natürlich am ehesten von den diensthabenden Erzieherinnen bemerkt. In diesem Fall können sich die Mitarbeiterinnen kurzfristig abstimmen und entscheiden, wer früher als geplant den Dienst beendet, um Mehrarbeitsstunden abzubauen. Viele Teams machen sehr gute Erfahrungen mit diesen Entscheidungsmöglichkeiten.


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