Als Leitung achten Sie in der Regel sehr penibel bei Ihren Mitarbeitern darauf, dass jeder verantwortungsvoll und effektiv mit seiner Zeit umgeht. Meist vernachlässigt man dabei sich selbst und achtet nicht auf die eigene Zeit. Die Folgen sind Überforderung, Stress, unbearbeitete Aufgaben oder auch Demotivation. Das muss nicht sein. Nutzen Sie die hier aufgeführten 5 Tipps und gehen Sie ab jetzt bewusster und behutsamer mit Ihrer eigenen Zeitplanung um.
Im Folgenden lesen Sie 5 praxiserprobte Tipps. Diese sind einfach und jederzeit ohne Spezialwissen anwendbar. Das Einzige, was Sie tun müssen, ist, diese in den eigenen Alltag zu integrieren. Legen Sie gleich los und notieren Sie die Überschriften jeweils auf einem Post-it. Platzieren Sie diese Post-its gut sichtbar als Erinnerung in Ihrem Büro. So werden Sie jeden Tag von Neuem daran erinnert, die Tipps auch wirklich umzusetzen. Nur dann kann Ihr Alltag entspannter und stressfreier ablaufen.
Jede Leitung hat Aufgaben, die sie immer wieder vor sich herschiebt. Meist liegt es an der Komplexität und Unüberschaubarkeit der Aufgabe. Also wagt man sich erst gar nicht an sie heran. Gehen Sie ab jetzt beherzt auch an große Aufgaben und zerlegen Sie diese in viele kleine Aufträge. So kann das Erstellen der Konzeption auch in der Bearbeitung von Kapiteln enden. Es muss nicht alles gleichzeitig fertig sein. Viele kleine Zwischenschritte motivieren viel mehr, als wenn man sich wochenlang mit einer großen Arbeit herumquält. Setzen Sie sich kleine Meilensteine und Zeitfenster, innerhalb derer Sie Teilbereiche erledigen. Das motiviert und befriedigt, weil man der großen Aufgabe beim Dahinschmelzen zusehen kann.
Als Leitung meint man oft, man darf niemanden um Rat fragen und man muss für jede Aufgabe und jedes Problem selbst eine Lösung finden. Das kostet viel Zeit und Energie. Dabei gibt es für die meisten Fragen und Aufgaben schon Lösungen und Ideen. Man muss nur danach fragen. Fragen Sie Ihre Leitungskollegen oder nutzen Sie Google und passen Sie bereits existierende Lösungen nur noch an Ihre Einrichtung an. Das spart unendlich viel Zeit und Energie. Beides können Sie dann viel effektiver für andere Dinge im Alltag einsetzen.
Jeder Mensch hat seine Zeiten am Tag, wann er besonders leistungsfähig und belastbar ist. Auch Leitungen können nicht den ganzen Tag gleich viel Leistung bringen. Machen Sie sich bewusst, wann Ihr persönliches Leistungshoch ist, und legen Sie die wichtigsten und aufwendigsten Aufgaben in dieses Zeitfenster. Wenn Sie beispielsweise morgens extrem belastbar sind, dann sollten Sie zu dieser Zeit eher Kritikgespräche führen, als eine Stunde lang die Post zu bearbeiten.
Legen Sie ähnliche Aufgaben bei Ihrer Zeitplanung zeitlich zusammen. Es macht wenig Sinn, am frühen Morgen E-Mails zu lesen, dann einkaufen zu gehen, um anschließend mit der Bearbeitung der Post fortzufahren. Bearbeiten Sie immer die Aufgaben zeitlich nah beieinander, die Sie ähnlich beanspruchen und zum gleichen Themenkomplex gehören.
Am Morgen alle Akten aus dem Schrank zu holen, diese wieder zu verräumen, um am späteren Nachmittag noch mal etwas einzuordnen: Das ist Zeitverschwendung.
Bündeln Sie eher Ihre Kraft und überlegen Sie sich gut, welche Aufgaben sich ähneln und dasselbe Utensil zur Bearbeitung erfordern, wenn Sie Ihren Tagesplan aufstellen. So sparen Sie wirklich Kraft und Zeit.
Haben Sie sich auch schon mal dabei ertappt, dass Sie etwas erledigen, was gar nicht zwingend Ihre Aufgabe ist? Das Ausfüllen eines Fragebogens, Anrufe bei einem Arzt oder auch das Aufsetzen eines Schreibens für den Elternbeirat: Garantiert fallen Ihnen spontan viele weitere Beispiele ein. Überlegen Sie sich ab jetzt genau, ob die anstehende Aufgabe wirklich erledigt werden muss und wenn ja, ob sie wirklich von Ihnen erledigt werden muss. Wenn nicht, dann streichen Sie die Aufgabe sofort von Ihrer To-do-Liste.
Fazit:
Die Zeitplanung ist für die Leitung im-mer ein großes Thema. Gerade als Leitung haben Sie die Planung Ihrer eigenen Zeit nicht immer selbst unter Kontrolle, weil vieles von außen bei Ihnen auf dem Schreibtisch landet.
Versuchen Sie jedoch genau aus diesem Grund, mit der planbaren Zeit so sinnvoll wie möglich umzugehen. Die 5 Tipps unterstützen Sie dabei effizient.
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