Jahresmitarbeitergespräche – aber bitte rechtssicher


05.12.2016
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Gerade jetzt zum Jahresende werden in den meisten Kitas sogenannte Jahresmitarbeitergespräche geführt. Ziel dieser Gespräche ist es, gemeinsam Bilanz für das Jahr zu ziehen und Perspektiven für das kommende Jahr zu entwickeln.

 

Praxisbeispiel: Clara Mirbach ist Leiterin der Kita „Roseneck“. Eigentlich muss sie jährlich mit allen Mitarbeiterinnen ein Jahresmitarbeitergespräch führen. Das erscheint ihr aber bei insgesamt 28 Mitarbeiterinnen sehr viel Aufwand. Sie hat sich daher überlegt, dass die Gruppenleitungen mit den Ergänzungskräften der jeweiligen Gruppe diese Gespräche führen. Die Ergebnisse sollen die Gruppenleitungen ihr dann mitteilen.

 

Rechtlicher Hintergrund zu Jahresmitarbeitergesprächen

Findet in Ihrer Kita der TVöD Anwendung, so ergibt sich die Verpflichtung, jährlich Mitarbeitergespräche zu führen, aus § 5 Abs. 4 TVöD. Gleiches ergibt sich aus den „Tarifverträgen“ der katholischen und evangelischen Kirche. Arbeiten Sie bei einem anderen Träger, kann sich die Verpflichtung Ihrer Mitarbeiterinnen, an Jahresmitarbeitergesprächen teilzunehmen, unmittelbar aus deren Arbeitsvertrag ergeben. Findet sich hier nichts, können Sie solche Gespräche kraft des Ihnen als Vorgesetzte zustehenden Weisungsrechts anordnen.

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Jahresmitarbeitergespräche als Chance sehen

Nutzen Sie Jahresmitarbeitergespräche als Chance für eine Bestimmung des Status quo und zur Festlegung von Zielen für das neue Kita-Jahr. Bereiten Sie sich gut vor, nehmen Sie sich Zeit und hören Sie zu. Mit einem produktiven Jahresmitarbeitergespräch tun Sie viel für die Mitarbeiterbindung.

 

Frage: Muss die Mitarbeiterin an dem Gespräch teilnehmen?

Antwort: Ja. Die Teilnahme an einem Jahresmitarbeitergespräch gehört zur von der Mitarbeiterin geschuldeten Arbeitsleistung. Sie ist allerdings nur verpflichtet, anwesend zu sein. Sie muss sich anhören, was Sie als Vorgesetzte zu sagen haben. Sie muss sich aber nicht aktiv beteiligen.

 

Frage: Kann ich die Gespräche auch an andere Mitarbeiterinnen delegieren?

Antwort: Nein. Das geht nicht. Sie als Vorgesetzte sind verpflichtet, diese Gespräche

  • persönlich
  • unter 4 Augen
  • mit jeder einzelnen Mitarbeiterin zu führen.

Ein Delegieren der Gespräche an die Gruppenleitungen, wie im Praxisbeispiel, ist nicht möglich.

Denn die Gruppenleitungen sind gegenüber den Ergänzungskräften gar nicht – oder nur sehr eingeschränkt – weisungsbefugt und dürfen deren Leistungen aus diesem Grund gar nicht beurteilen. Es kann allerdings durchaus sinnvoll sein, im Vorfeld eines Personalgesprächs mit einer Ergänzungskraft das Gespräch mit der jeweiligen Gruppenleitung zu führen. Denn mit diesen Informationen können deren Leistungen machen.

 

Frage: Kann die Mitarbeiterin darauf bestehen, dass ein Mitglied des Betriebs- oder Personalrats an dem Gespräch teilnimmt?

Antwort: An einem „normalen“ Mitarbeitergespräch nehmen im Regelfall nur Sie und Ihre Mitarbeiterin teil. Es handelt sich im Grundsatz um ein streng personenbezogenes Gespräch, wo kein Dritter etwas zu suchen hat. Wenn es in Ihrer Kita einen Personalrat oder eine Mitarbeitervertretung
gibt, dürfen diese Mitarbeiterinnen an diesem Gespräch teilnehmen. Sie sind zu absolutem Stillschweigen über die besprochenen Inhalte verpflichtet.

 

Frage: Muss von dem Gespräch ein Protokoll gefertigt werden?

Antwort: Ja. Halten Sie schriftlich fest,

  • wann das Gespräch geführt wurde,
  • wer an dem Gespräch teilgenommen hat,
  • welcher Fortbildungsbedarf festgestellt und welche Fortbildungswünsche die Mitarbeiterin geäußert hat,
  • was im Rahmen des Gesprächs besprochen wurde,
  • welche Ziele und Perspektiven für das kommende Jahr vereinbart wurden.

In der Regel stimmen Sie das Protokoll des Jahresmitarbeitergesprächs mit der Mitarbeiterin ab. Dann wird es von Ihnen beiden unterschrieben. Die Mitarbeiterin erhält eine Kopie des Protokolls.

 

Frage: Wo wird das Protokoll aufbewahrt?

Antwort: Der Inhalt des Mitarbeitergesprächs ist streng vertraulich und bleibt zwischen Ihnen und der Mitarbeiterin. Das Protokoll müssen Sie daher in einem gesonderten Ordner aufbewahren, den Sie unter Verschluss halten. Hierauf hat grundsätzlich auch Ihre Stellvertretung keinen Zugriff . Das Protokoll hat nichts in der Personalakte zu suchen.

 

Frage: Welche Informationen aus dem Mitarbeitergespräch muss ich an den Träger weitergeben?

Antwort: An Ihren Träger geben Sie weiter,

  • dass das Gespräch stattgefunden hat,
  • wann das Gespräch stattgefunden hat,
  • wer an dem Gespräch teilgenommen hat,
  • welcher Fortbildungsbedarf festgestellt wurde und
  • welche Fortbildungswünsche die Mitarbeiterin geäußert hat.

 

Frage: Muss ich mit der Mitarbeiterin einen Termin für das Gespräch vereinbaren, oder kann ich ein solches Gespräch auch spontan führen?

Antwort: Gesetzliche Vorgaben hierzu gibt es nicht. Nehmen Sie Mitarbeitergespräche ernst, und führen Sie sie nicht zwischen Tür und Angel. Vereinbaren Sie mit der Mitarbeiterin mit Vorlauf von 1–2 Wochen einen Gesprächstermin. Dann haben sowohl Sie als auch die Mitarbeiterin die Gelegenheit, sich vorzubereiten. Hierzu können Sie der Mitarbeiterin den Fragebogen aus unserem Gratis Bereich an die Hand geben. Auch Sie können sich anhand eines Musters, welches wir Ihnen ebenfalls im Gratis Bereich  zur Verfügung stellen auf das Gespräch vorbereiten.

 

 

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