Kita Organisation: 10 Schritte zur Kita-Struktur

Ein Großteil Ihres Leitungsalltags besteht daraus, Dinge festzulegen, zu regeln und zu organisieren. Dabei haben Sie immer nur eines im Blick – alle Abläufe sollen so gut wie möglich strukturiert und transparent sein für alle. Doch nicht alles, was gut gemeint ist, kommt auch in Ihrem Team so an. Nehmen Sie sich aus diesem Grund in einer Teamsitzung die Zeit und diskutieren Sie miteinander, welche Strukturen und Vorgaben Sinn machen, welche abgeändert werden müssten und welche eventuell überflüssig sind. Denn eines ist klar: nur sinnvolle und verständliche Strukturen werden auch umgesetzt und eingehalten. Alles andere hingegen führt zu Unmut und vor allem zu Unsicherheit im Team bei der täglichen Arbeit. In diesem Beitrag finden Sie eine einfache Anleitung, mit der Sie gemeinsam mit dem Team die vorhandenen Strukturen testen und weiter verbessern.

Strukturen geben Sicherheit

Strukturen in Ihrer Kita geben den roten Faden vor. Jeder weiß dadurch, was zu tun ist, wie es zu tun ist und wer für was zuständig ist. Im Alltag geben Sie als Leitung die Strukturen vor. Es ist jedoch Alltag, dass manche Dinge kurzfristig geändert oder umgestellt werden, oder dass nicht jeder jeden Inhalt weiß. Das kann durch Personalausfälle oder sonstige alltägliche Sondersituationen erforderlich sein. Genau das verunsichert aber das Team. Dinge, die besprochen wurden, sollten auch so umgesetzt werden und nur im Notfall verändert werden. Ansonsten bekommen die Mitarbeiter das Gefühl, es ist eh egal, was besprochen und vereinbart wurde. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie wissen, ob Ihre einmal vorgegebenen Strukturen klar, sinnvoll, verständlich und gut umsetzbar sind.

So testen und verbessern Sie Ihre Strukturen

Mit der folgenden Anleitung finden Sie heraus, wie sinnvoll und gut Ihre Vorgaben sind. Nehmen Sie sich in einer Teamsitzung die Zeit, die einzelnen Schritte mit dem Team durchzugehen.

1. Schritt: Suchen Sie das Gespräch mit dem Team

Setzen Sie eine Teamsitzung an, in der es nur um das Thema Strukturen in Ihrer Kita geht. Beginnen Sie die Teamsitzung, indem Sie erklären, dass sie gemeinsam die bestehenden Strukturen überprüfen. Legen Sie jedem Erzieher Zettel und Stift bereit. Und bereiten Sie zusätzlich Flipcharts und Pinnwände vor.

2. Schritt: Gemeinsam bereits vorhandene Strukturen notieren

Geben Sie dem Team nun 20 Minuten Zeit, in denen jeder auf einen Zettel schreibt, was ihm jeweils an Strukturen einfällt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Abläufe in Teamsitzungen
• Protokolle
• Raumbelegungen
• Festlegungen von Verantwortlichkeiten
• festgelegte Formen der Dokumentation über Entwicklungsverläufe bei den Kindern
• Führen von Elterngesprächen
• Weitergabe von Informationen im Schichtdienst

Jeder Zettel wird an eine gemeinsame Pinnwand geheftet, damit jeder ihn sehen kann.

3. Schritt: Teilen Sie das Team auf

Je nach Teamgröße bilden Sie nun Kleinteams mit jeweils 2–3 Personen. Bei Teamgrößen bis zu 6 Mitarbeitern machen Sie nur 2 Kleinteams. Jede Kleingruppe nimmt sich einen Teil der Zettel vor und nimmt sich 30 Minuten lang die Zeit, um auf einem Flipchart-Papier Folgendes zu notieren:

• was bei der jeweiligen Struktur gut läuft,
• was verbessert werden könnte oder
• was den Teammitgliedern zusätzlich dabei wichtig wäre.

Durch dieses Bearbeiten nehmen Sie das gesamte Team mit und Sie erfahren, wie die Mitarbeiter die Strukturen erleben.

4. Nutzen Sie digitale Hilfsmittel

Ergänzen Sie den Prozess durch digitale Tools wie Projektmanagement-Software oder gemeinsame Dokumentenablagen. Diese Tools erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Strukturen und Abläufen, sodass alle Teammitglieder jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können und eine kontinuierliche Dokumentation erfolgt.

5. Schritt: Legen Sie Prioritäten fest

Nach den 30 Minuten stellen die Kleinteams die ersten Ergebnisse vor. Gemeinsam wird nun festgelegt, welche Strukturen dringend verbesserungswürdig sind. So kann beispielsweise herauskommen, dass das Protokoll der Teamsitzung zu unverbindlich ist. Wenn das für alle ein zentrales Thema ist, das die Arbeit behindert und zu Unsicherheiten führt, dann würde dieser Punkt eine hohe Priorität bekommen. Fragen Sie das Team zu jedem Punkt auf den jeweiligen Zetteln, wer ihn als wichtig ansieht und wer nicht. Jedes Teammitglied kann sich dazu per Handzeichen melden. Notieren Sie die Anzahl der

Meldungen auf jedem Zettel dazu und legen Sie dann 4 Prioritäten fest, die akut angegangen werden sollen.

6. Bieten Sie regelmäßige Feedbackrunden an

Führen Sie nach der Umsetzung von Änderungen regelmäßige Feedbackrunden ein. Diese kurzen Treffen helfen dabei, schnell zu erkennen, ob sich die neue Struktur bewährt oder ob noch Anpassungen erforderlich sind. So bleibt der Verbesserungsprozess flexibel und kann bei Bedarf schnell angepasst werden.

7. Fördern Sie Eigenverantwortung

Ermutigen Sie Ihr Team, Verantwortung für bestimmte Bereiche zu übernehmen. Indem Sie Eigenverantwortung stärken, fördern Sie das Vertrauen in die Strukturen und motivieren das Team zur aktiven Mitgestaltung. Das steigert nicht nur die Akzeptanz, sondern auch das Engagement im Team.

8. Schritt: Erarbeiten Sie Verbesserungsvorschläge

Stellen Sie nun erneut Kleingruppen zusammen. Die Größe richtet sich nach der gesamten Teamgröße. Idealerweise kümmert sich immer 1 Kleingruppe um ein Prioritätenthema. Sollte Ihr Team nicht so groß sein, dann übernimmt eine Kleingruppe 2 Themen. Die Kleinteams bekommen nun erneut mindestens 20 Minuten Zeit, um sich intensiv damit zu befassen, was an der Struktur verbessert werden kann. Jede Idee und jeder konkrete Vorschlag werden schriftlich auf einem Flipchart festgehalten.

9. Schritt: Stellen Sie die Ergebnisse vor

In diesem Schritt kommt das gesamte Team zusammen. Jede Gruppe stellt die eigenen Ergebnisse vor. Die übrigen Teammitglieder können jeweils Fragen stellen oder Ergänzungen abgeben. Gemeinsam wird dann beschlossen, was in den Alltag übernommen werden soll. Dabei soll so konkret wie möglich beschrieben und festgelegt werden, wer was zu tun hat und wie die Umsetzung zu erfolgen hat.

10. Schritt: Protokollieren Sie Ergebnisse

Sie übernehmen nun als Leitung die schriftliche Fixierung der erarbeiteten Ergebnisse. Dies dient als Ergebnissicherung und schafft eine breite Akzeptanz bei allen Beteiligten. Legen Sie die Ergebnisse an dem dafür vorgesehenen Ort, in einem Ordner oder einem Protokollbuch, ab, sodass diese jederzeit von allen eingesehen werden können.

Fazit: Klare Strukturen stärken Kommunikation und Verwaltung

Nur wer die Strukturen in der eigenen Einrichtung regelmäßig überprüft und gemeinsam mit dem Team weiterentwickelt, schafft eine stabile Grundlage für eine erfolgreiche Verwaltung und ein gut funktionierendes Miteinander. Aufgaben lassen sich nur dann zuverlässig erfüllen, wenn alle Beteiligten verstehen, warum bestimmte Abläufe bestehen und wie diese konkret umzusetzen sind.

Die hier vorgestellte Anleitung unterstützt Sie dabei, verbesserungswürdige Strukturen zu erkennen, Kommunikation im Team gezielt zu fördern und praxisnahe Lösungen zu entwickeln. Dabei zeigt sich: Werden Vorgaben nicht einfach vorgegeben, sondern gemeinsam erarbeitet, steigt die Akzeptanz spürbar – und die Umsetzung im Alltag gelingt deutlich besser.

Nutzen Sie diesen strukturierten Prozess mindestens einmal im Jahr, um Ihre Einrichtung als Ort klarer Regeln, nachvollziehbarer Zuständigkeiten und transparenter Kommunikation zu stärken. So geben Sie Ihrem Team Sicherheit und Orientierung – auch in herausfordernden Zeiten.