Schluss mit der Sucherei – legen Sie einen Ordner für Formulare an


10.04.2017
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Die Vorlage für Protokolle ist im Teamordner abgelegt. Die Aushänge für den Eingangsbereich sind unter Eltern zu finden und die Einverständniserklärung zur Schweigepflichtsentbindung hat jede Gruppe im Gruppenordner.

 

 

Ihr Kita Alltag besteht aus einer Unmenge an Formularen und Vorlagen, die Sie wiederkehrend benötigen. Machen Sie jetzt Schluss damit und legen Sie einen zentralen Formularordner an.

Darum geht es

Als Leitung haben Sie viele Vorlagen und Formulare im PC gespeichert. Oft brauchen aber Ihre Mitarbeiter diese Dinge, um den eigenen Alltag bewerkstelligen zu können. Um nicht immer Sie fragen zu müssen, ist es sinnvoll, wenn einmalig alle dieses Papiere an einem zentralen Ort zusammengefasst werden.

Jeder kann dann jederzeit auf alles zugreifen, was generell in der Kita verwendet oder nur von Ihnen autorisiert benutzt werden kann. Wenn Sie einmal alle Formulare und Vorlagen sichten und zentral sammeln, dann gehen Sie auch sicher, dass künftig jeder in Ihrer Kita dasselbe verwendet und ein Wildwuchs, der sich im Laufe der Zeit bildet, nicht mehr stattfinden kann.

So bereiten Sie den Ordner vor

Nehmen Sie sich in einer Teamsitzung ca. 2 Stunden lang Zeit. Fordern Sie im Vorfeld jeden Mitarbeiter dazu auf, alle Vorlagen und Formulare aus den Gruppen mitzubringen, die man jeweils verwendet.

Sichten Sie gemeinsam in der Teamsitzung, welche Papiere es gibt. Sortieren Sie aus, was gar nicht mehr benötigt wird oder was in ähnlicher Form bereits vorhanden ist. Legen Sie genau fest, wie die jeweiligen Papiere bezeichnet werden sollen. Je kürzer und eindeutiger die Bezeichnungen sind, umso einfacher ist die spätere Zuordnung zu einem Buchstaben im Alphabet.

Tipp für Ihre Praxis: Das gemeinsame Sichten der Papiere hat noch weitere Vorteile. Sie können beim Durchsehen sofort erkennen, welche Papiere eventuell überarbeitet werden müssen. Sie können nun diese Papiere zur Überarbeitung auch an einzelne Teammitglieder weitergeben und so dafür sorgen, dass alles einheitlich und ordentlich aussieht, bevor es in dem Ordner abgeheftet wird.

Legen Sie zielgerichtet im Ordner ab

Legen Sie einen Formularordner an, in dem ein Register von A bis Z eingeheftet ist. Sortieren Sie mit dem Team die jeweiligen Vorlagen und Formulare unter den passenden Buchstaben ab. Künftig kann nun jeder schnell und einfach genau das Papier finden und als Kopiervorlage nutzen, das aktuell gebraucht wird.

Wie Sie einsortieren

Unten abgedruckt finden Sie eine Musterliste. Dort sind einige Buchstaben aus dem Alphabet aufgeführt mit Beispielen, welche Begriffe und Papiere diesen zugeordnet werden können. Vor dem Einordnen können Sie auch so eine Liste anfertigen, in der Sie alles auflisten, was in dem Ordner abgeheftet wird. Stellen Sie den Ordner zentral in den Personalraum, damit jeder freien Zugang dazu hat.

Musterliste: So können Sie Formulare von A bis Z ablegen

Beispiele für die dort abgelegten Formulare

  • Buchstabe A: Anmeldeformular, Abwesenheitsliste, Anwesenheitsliste, Abholgenehmigung, Arbeitszeitliste, Aushang Krankheiten
  • Buchstabe B: Beobachtungsbögen, Belege, Belegungsliste, Beschwerdemanagement Vorlage
  • Buchstabe E: Einkaufsberechtigung, Einverständniserklärungen, Erstgesprächsformular, Einweisung neue Mitarbeiter, Elternbeiratssitzungen, Elternbeiratsprotokolle, Einverständnis Kooperation, Elektrocheck Liste
  • Buchstabe L: Lebensmittelkontrolle
  • Buchstabe M: Mitarbeitergespräche
  • Buchstabe Z: Zwischenzeugnis Muster

Fazit

Der Leitungsalltag ist voll mit Terminen und Anforderungen. Je einfacher Sie den Bürokratieanteil händeln können, umso mehr Zeit haben Sie für das Wesentliche, das Leiten und Führen. Nutzen Sie die Infos aus diesem Artikel und vereinfachen Sie sich mit dem Formularordner den Alltag deutlich.

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