02.01.2018
Könnten Sie? Würden Sie? Haben Sie? Manchmal würde man sich als Leitung am liebsten im Büro einschließen oder Ohrstöpsel verwenden. Das ständige Gezerre und Geziehe an der eigenen Person kann ganz schön anstrengend sein und viel Kraft kosten. Sie haben es in der Hand, dem ein Ende zu bereiten. Das gelingt Ihnen aber nur, wenn Sie wissen, was wirklich zu Ihren Aufgaben gehört. So einfach die Antwort klingen mag, im Alltag lässt sich das meist gar nicht so einfach beschreiben.
Eine Stellenbeschreibung macht vieles einfacher
Wenn Sie bei einem größeren Träger arbeiten, werden Sie in der Regel eine fixe Stellenbeschreibung als Grundlage für Ihre Eingruppierung haben. Diese Stellenbeschreibungen sind als 1. Anhaltspunkt ganz gut. Allerdings werden Sie darin nie bis ins Detail hinein beschriebene genaue Aufgabendefinitionen finden. Meist sind diese nur grob beschrieben, z. B.:
- Teamführung
- Fach- und Dienstaufsicht
- Öffentlichkeitsarbeit
- Anleitung
- Buchhaltung
- Verwaltung
- Zusammenarbeit mit Fachstellen
- Zusammenarbeit mit dem Träger
- Zusammenarbeit mit Eltern
Praxisbeispiel
In der Stellenbeschreibung bei Ihnen steht der Punkt „Öffentlichkeitsarbeit“. Gehört dazu Pressearbeit oder nicht? Gehören Elternberiefe dazu oder ist das Alltagsgeschäft? Gehört dazu das Erscheinen bei Veranstaltungen, die meist außerhalb der Arbeitszeit liegen? Sie sehen, es lohnt sich, genau hinzusehen und zu definieren, was sich hinter dem allgemeinen Begriff der Öffentlichkeitsarbeit wirklich verbirgt und was wirklich zu IHREN Aufgaben gehören soll. Alles andere dürfen Sie dann getrost abgeben oder je nach Inhalt oder Wichtigkeit auch aus Ihrem Arbeitspensum streichen.
Darum sollten Sie sich um Ihr Aufgabengebiet kümmern
Nur wenn Sie genau wissen, was zu Ihren Aufgaben gehört, können Sie sich gegenüber den Aufgaben abgrenzen, die eben NICHT dazugehören. Das verschafft Ihnen Freiraum und mehr Zeit im Alltag für die eigentlichen Aufgaben. Dinge, die nicht originär zu Ihrem Aufgabengebiet gehören, können Sie entweder komplett ablehnen oder an einzelne Teammitglieder delegieren.
So gehen Sie vor, um IHRE Aufgaben zu definieren
Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie dabei begleitet, das eigene Aufgabengebiet festzustellen und schriftlich aufzubereiten.
Vielleicht überlegen Sie gerade noch, warum Sie sich mit Ihren Aufgaben beschäftigen sollen. Schließlich haben Sie eine relativ genaue Stellenbeschreibung. Sie werden dennoch garantiert erstaunt sein, wie unklar manche Beschreibungen sind, wenn man sie genauer ansieht, und Sie werden erstaunt sein, wie viele fremde Aufgaben sich im Laufe der Zeit bei Ihnen eingeschlichen haben.
1. Schritt: Suchen Sie vorgegebene Grundlagen zusammen
Schauen Sie in Ihrem Arbeitsvertrag nach, ob dort eine Stellenbeschreibung als Grundlage genannt ist. Nehmen Sie diese und schreiben Sie alle dort aufgeführten Punkte in eine Datei auf dem PC.
Schauen Sie auch in sonstigen Beschreibungen nach, die für Sie gelten. Das können kirchliche Ordnungen sein oder Angaben von freien Trägern zur Leitungstätigkeit.
2. Schritt: Definieren Sie allgemeine Aussagen näher
Aufgrund der Stellenbeschreibung oder der jeweiligen Ordnungen oder Angaben Ihres Trägers haben Sie ein 1. Grobraster, was zu Ihren Aufgaben gehört. In Qualitätshandbüchern finden Sie genau zu diesen Punkten sehr detaillierte Angaben, was man genau unter „Teamführung“ oder „Öffentlichkeitsarbeit“ versteht.
Ergänzen Sie Ihre Datei mit diesen Angaben, sodass die einzelnen Leitungsaufgaben möglichst detailliert beschrieben werden.
3. Schritt: Stimmen Sie sich mit den Verantwortlichen ab
Aufgrund der Stellenbeschreibung, den Angaben Ihres individuellen Trägers und der detaillierten Ergänzung haben Sie einen sehr genauen, klar definierten Aufgabenkatalog. Gehen Sie diesen mit Ihrem Träger oder auch dem Personalrat durch.
4. Schritt: Grenzen Sie sich im Alltag ab
Mit der abgestimmten Detailbeschreibung Ihrer Leitungstätigkeit können Sie nun im Alltag nach Aufgaben suchen, die Sie übernommen haben oder die Ihnen übertragen wurden, obwohl sie nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben gehören.
Versuchen Sie, all diese Aufgaben nach und nach zu delegieren. Geben Sie nicht alles auf einmal ab und erklären Sie vor allen Dingen Ihrem Team, weshalb Sie diese Aufgaben abgeben.
