Mit einem durchdachten Ablagesystem vereinfachen Sie Ihre Verwaltungsaufgaben in der Kita erheblich. Mit guter Büroorganisation sparen Sie eine Menge Zeit und Nerven – lästiges Suchen und Wühlen entfällt, und Sie haben alle Dokumente immer griffbereit, wenn Sie sie benötigen.
1. Schritt zur Büroorganisation: Unterlagen sichten – Rubriken zuordnen
Sichten Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie sie in Rubriken ein.
Beispiele:
2. Schritt zur Büroorganisation: Unterrubriken beim Ablagesystem einführen
Ordnen Sie jeder Rubrik weitere Unterpunkte zu.
Beispiele:
3. Schritt zur Büroorganisation: Ordner für die Unterlagen anlegen und beschriften
Beschriften Sie nun die Ordner. Hierzu hat sich bewährt, Zahlensymbole auf den Ordner zu schreiben. Dabei werden zunächst den Hauptaufgabengebieten (Betriebsführung, Dienstbesprechungen, Konzeption etc.) Zahlen zugeordnet. Anschließend wird die Untergliederung Ihrer Unterlagen ebenfalls mit Nummern versehen.
Ein Beispiel: Informationen über die letzte Dienstbesprechung finden Sie dann unter Hauptpunkt 2 = Dienstbesprechungen, Unterpunkt 1 = Protokolle.
Zur eigenen Übersicht erstellen Sie eine Liste, auf der die Zuordnung zu den Nummern klar erkennbar ist, und bewahren diese für alle zugänglich auf (beispielsweise an die Innenseite der Aktenschranktür kleben). Vorteil dieser Variante ist, dass Sie die Ordner chronologisch weiterführen können. Ist ein Ordner voll, bekommt der nächste die Nummer 1,1 oder 1,2 usw.. Die Zuordnung und die Themen der Ordner mit Ihren Unterlagen können auch immer wieder geändert werden, ohne dass Titel überklebt werden müssen. Die Titel werden einfach anderen Nummern zugeordnet.
Tipp für die Praxis: Sie können die Titel Ihrer Ordner zusätzlich mit Bleistift auf den Ordner schreiben oder selbstklebende Visitenkartenhüllen benutzen. Die Liste, welche die Unterpunkte der Inhalte in den Ordnern anzeigt, wird vorne eingeheftet, so dass sie auf den ersten Blick erkennbar ist. Benutzen Sie für die Trennung der einzelnen Rubriken Trennblätter, die Sie selbst ausschneiden und beschreiben können. Da sie nur mit Zahlen versehen werden, können sie ebenfalls nahezu unbegrenzt benutzt werden.
4. Schritt zur Büroorganisation: Mitarbeiterinnen über das Ablagesystem informieren
Die Pflege der Unterlagen, das Dokumentieren der Arbeit und die Aktenanlage – diese Verwaltungsaufgaben in der Kita sind selbstverständlich Ihre Aufgabe als Leiterin. Unterstützt werden Sie dabei durch Ihre Stellvertreterin. Trotzdem sollten Sie alle Mitarbeiterinnen von Ihrem Ablagesystem in Kenntnis setzen und dafür sorgen, dass auch alle damit vertraut sind und Zugriff darauf haben.
Tipp für die Praxis: In vielen Teams gibt es „Expertinnen“ oder „Beauftragte“ für bestimmte Aufgabengebiete. Es ist sinnvoll, wenn diese Mitarbeiterinnen auch die entsprechenden Ordner führen und verwalten.
5. Schritt zur Büroorganisation: Ordner aufbewahren
Hierbei sollten Sie drei Gesichtspunkte beachten:
6. Schritt zur Büroorganisation: Ordner aktualisieren
Oft „verschwinden“ Unterlagen in Ordnern – mit dem Abheften werden sie quasi „entsorgt“. Nach dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“ sind die Inhalte nicht mehr präsent. Dem können Sie vorbeugen, indem Sie regelmäßig aktualisieren und dabei alle Mitarbeiterinnen mit einbeziehen.
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