Einen ansprechenden Elternbrief schreiben: Ihre Anleitung


07.08.2018

Sicherlich möchten Sie auch, dass die Eltern Ihre schriftlichen Informationen lesen, verstehen und danach handeln. Doch dies hängt nicht nur von den Eltern ab, sondern auch davon, wie Sie Ihre Briefe und Texte an die Eltern gestalten.

Es gibt 3 wichtige Punkte, die zu einer gelungenen Gestaltung beitragen:

1. Klarheit des Textes
2. Aufbau der Seite
3. Lebendige Gestaltung

Wie Sie diese 3 Punkte in Zukunft beim Verfassen Ihrer Texte berücksichtigen können, lesen Sie auf dieser Seite. Mit der praktischen Checkliste können Sie sicher gehen, dass Sie keinen dieser Punkte in Ihrem Alltag vergessen werden.

1. Punkt: Der Text

Überlegen Sie sich zu Anfang, wen und was Sie mit diesem Text erreichen wollen. Beispiele:

  • Der Brief soll an viele Familien mit Migrationshintergrund verteilt werden. Achten Sie daher auf eine einfache, klare Sprache, kurze, verständliche Sätze und verzichten Sie auf Fremdwörter.
  • Sie möchten sich bei den Eltern für ihre Mithilfe beim vergangenen Fest bedanken: Drücken Sie daher im Text auch Ihre Gefühle aus.
  • Sollte es um rein informelle Dinge und Termine gehen, bleibt Ihre Sprache dagegen sachlich.

In der Kürze liegt die Würze

Fassen Sie sich zudem immer so kurz wie möglich. Die Erfahrung zeigt, dass kurze Texte bereitwilliger gelesen werden. Damit der Text gut lesbar wird, sollten Sie zudem darauf achten, dass Sie den Inhalt logisch aufeinander aufbauen, der sogenannte „rote Faden“ macht den Inhalt erst verständlich und bietet dem Leser Orientierung. Als kurze Regel hierfür können Sie sich an den W-Fragen orientieren:

  • Um was geht es und warum?
  • Wo findet es statt? (Sofern es sich um eine Veranstaltung / einen Termin handelt, sonst fällt dieser Punkt weg.)
  • Wie soll die Durchführung aussehen?
  • Wer und was werden benötigt?

Verwenden Sie ebenso eine aktive Sprache und verzichten Sie auf passive Formulierungen. Dadurch wirken Ihre Texte ansprechender und lebendiger.

2. Punkt: Die Gestaltung

Ein Bild lockert jeden Text auf. Zudem ist erwiesen, dass der Blick beim Betrachten eines Schriftstückes immer zuerst auf das Bild fällt. Nutzen Sie diese Erkenntnis und unterstreichen Sie Ihre Botschaft durch ein Bild.

Dies muss nicht zwingend ein Foto sein. Nutzen Sie auch

  • eine Zeichnung,
  • eine Grafik oder
  • eine Tabelle.

Beispiele für eine ansprechende Gestaltung

  • Elternbrief mit Rückblick auf das vergangene Fest: Eine schöne Kinderzeichnung, die das Fest mit seinem Höhepunkt darstellt, bereichert diese Mitteilung.
  • Information über die neu gewählten Elternbeiräte: Alle Namen und Kontaktdaten inkl. Fotos.
  • Termininfo mit den wichtigsten Terminen für das neue Kita-Jahr: Alle Daten werden in eine Excel Tabelle eingetragen und online verschickt. So können die Eltern die Termine gleich in ihr Handy übertragen.
  • Die Anschaffung eines neuen großen Spielgeräts soll mit Unterstützung der Eltern (durch Basare etc.) finanziert werden: Sie drucken ein Foto des Spielgeräts ab.
  • Es sollen den Eltern Zahlen und Fakten präsentiert werden: Diese sind in einer Grafik oder einem Diagramm bildlich dargestellt.

Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten, eine Seite aufzulockern. Suchen Sie die jeweils passende Methode für Ihr Anliegen heraus. Nun haben Sie alle wichtigen Infos an der Hand. Die Checkliste unten hilft Ihnen, nichts Wichtiges zu vergessen. Kopieren Sie sich diese und legen Sie sie an Ihren PC.

So haben Sie alle wichtigen Grundlagen für gelungene Elternbriefe immer im Blick. Und dann heißt es – auf geht’s zu einem neuen gelungenen Elternbrief!

Überprüfen Sie den Elternbrief

  • Formulieren Sie den Text entsprechend der Zielgruppe.
  • Fassen Sie sich kurz
  • Beantworten Sie die 5-W-Fragen.
  • Schreiben Sie in einer aktiven Sprache.
  • Heben Sie Wichtiges durch Farben oder unterschiedliche Schriften hervor.
  • Unterteilen Sie den Text in kurze Abschnitte
  • Setzen Sie einleuchtende Überschriften ein.
  • Verwenden Sie eine Druckschrift.
  • Versenden Sie eine lesbare Schriftgröße von mindestens 12 Punkt (Arial 10 Punkt)
  • Setzen Sie Grafiken, Fotos oder Bilder zur Auflockerung ein.

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