Dienstplan erstellen: Eine Praxishilfe für Kitaleitungen

Einen Dienstplan in der Kita zu erstellen, ist eine herausfordernde Aufgabe für Leitungen in der Kita. Schließlich haben die Mitarbeiter ihrerseits Wünsche, zu welchen Zeiten sie eingeteilt werden wollen – andererseits kann es dabei zu Überschneidungen kommen, sodass die Betreuung der Kinder nicht sichergestellt wäre. Für Kitaleitungen ist es daher ein Balanceakt, einen Dienstplan zu erstellen, der Mitarbeiterwünsche berücksichtigt und die Betreuung der Kinder sicherstellt.

Warum ist ein Dienstplan in der Kita so wichtig?

Sicherstellung der Kinderbetreuung: Der Dienstplan legt fest, wer an welchen Tagen und zu welchen Zeiten für die Betreuung der Kinder verantwortlich ist. Dies sorgt dafür, dass immer genügend Personal vorhanden ist, um die Kinder gut zu betreuen.

Planungssicherheit für Mitarbeiter: Eine Monatsplanung gibt den Erziehern frühzeitig Gewissheit darüber, an welchen Tagen sie eingeteilt sind. Noch besser ist es, wenn die Planung für zwei oder drei Monate im Voraus erfolgt, um auch Urlaube und Sonderwünsche rechtzeitig berücksichtigen zu können.

Strukturierung der Arbeit: Ein Dienstplan hilft, die tägliche Arbeit zu strukturieren. Wichtige Zeiten, wie Betreuungszeiten und Verfügungszeiten, können farblich markiert werden, um für alle Teammitglieder eine schnelle Übersicht zu bieten.

Vermeidung von Personalengpässen: Durch eine vorausschauende Dienstplanung können Personalengpässe frühzeitig erkannt und abgefedert werden. So lassen sich auch kurzfristige Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub besser kompensieren.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Ein gut durchdachter Dienstplan stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zu Arbeitszeiten, Pausenzeiten und dem Personalschlüssel eingehalten werden, was sowohl die rechtlichen Vorgaben als auch die Mitarbeiterzufriedenheit berücksichtigt.

Was macht die Dienstplanerstellung in der Kita so herausfordernd?

Die größte Herausforderung bei der Dienstplanerstellung besteht darin, dass trotz eines gut durchdachten Plans unvorhergesehene Personalausfälle auftreten können, die die gesamte Planung durcheinanderbringen. Daher ist es wichtig, bereits bei der Erstellung des Plans mögliche Ausfall-Szenarien zu berücksichtigen und flexibel darauf reagieren zu können.

Was die Erfüllung von Mitarbeiterwünschen betrifft, sollten Sie sich bewusst davon freimachen, alle Wünsche zu erfüllen – auch wenn es natürlich vorteilhaft ist, diese zu berücksichtigen. Der Hauptzweck des Dienstplans besteht darin, eine angemessene Betreuung der Kinder sicherzustellen und Personalengpässe zu vermeiden. Persönliche Wünsche der Mitarbeiter dürfen nur dann berücksichtigt werden, wenn sie die Betreuung nicht gefährden. Hier gilt es, eine ausgewogene Balance zu finden: Wenn Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Fachkräfte eingehen, steigern Sie nicht nur die Motivation, sondern senken auch die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen.

Dienstplangestaltung in Kitas: Unterschiede zwischen kleinen und großen Einrichtungen

Die Größe einer Kita beeinflusst maßgeblich, wie Sie als Leitung Dienstpläne gestalten – während kleine Einrichtungen mit knappen Ressourcen haushalten müssen, erfordert der Betrieb großer Kitas ein hohes Maß an Flexibilität und Koordination.

Kleine Kitas – auf das Wesentliche reduziert

• Wenig Personal muss lange Öffnungszeiten abdecken.
• Schon der Ausfall einer Mitarbeiterin kann den Betrieb gefährden.
• Notfallpläne und klare Absprachen mit Eltern und Träger sichern die Betreuung.
• Eine präzise Abstimmung der Betreuungszeiten ist essenziell.
• Ressourcen müssen gezielt und vorausschauend eingesetzt werden.

Große Kitas – komplexe Planung mit vielen Variablen

• Viele Kinder mit wechselnden Betreuungsbedarfen erfordern flexible Dienstpläne.
• Personal muss häufig umgeplant werden – insbesondere bei Spätdiensten.
• Krankheits- oder Fortbildungszeiten lassen sich durch mehr Personal besser abfedern.
• Flexibel einsetzbare Fachkräfte erleichtern Anpassungen.
• Elternumfragen helfen, die tatsächlichen Bedarfe bei der Planung zu berücksichtigen.

Welche Informationen sollte ein Dienstplan enthalten?

Aus einem Dienstplan sollten alle relevanten Informationen hervorgehen, die die Arbeitszeit der für die Kita arbeitenden Personen angehen:

• Name der Einrichtung
• Planungszeitraum des Dienstplans
• Gültigkeitsdauer
• Öffnungszeiten der Kita, Betreuungszeiten und Kernzeiten – also die Zeit, in der die meisten Kinder da sind
• Name der Beschäftigten mit Wochenarbeitszeit
• Urlaube, Feiertage, Schließzeiten
• Pausenzeiten

Welche Tools können Kitaleitungen für die Gestaltung eines Dienstplans nutzen?

Programme wie Smartplan, biduum®, Kita im Blick oder Staffomatic unterstützen Sie dabei, einen Dienstplan zu erstellen. Die übersichtliche Darstellung der Dienstzeiten und Wochenplaner sowie die Unterstützung durch die Tools, wie zum Beispiel Hinweise zu gesetzlichen, einzuhaltenden Pausenzeiten, erleichtern Ihnen die Arbeit. Auch die Einhaltung der Fachkräfteschlüssel lässt sich sofort auf einen Blick erkennen. 

Ebenfalls möglich sind:

• Notfall-Dienstpläne
• das Versenden des Plans an die Smartphones Ihrer Mitarbeiter 
• die verschiedenfarbige Hinterlegung unterschiedlicher Arbeitszeiten (Betreuungszeit, Vorbereitungszeit etc.) 

Die meisten Tools sehen außerdem noch eine Zeiterfassung vor, sodass sie Überstunden oder Minusstunden gleich noch bei der Einteilung berücksichtigen können. So profitieren Sie von mehr Überblick und gehen sicher, bei der Personalplanung in der Kita nichts zu vergessen.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es für Kita-Dienstpläne?

Die gesetzlichen Regelungen für Dienstpläne in der Kita weichen stark voneinander ab, weshalb Sie sich bei Ihrem Träger über die Regelungen für Ihr Bundesland informieren sollten. Während der Personalschlüssel in Bundesländern wie Sachsen oder Berlin personenbezogen berechnet wird – also festlegt, wie viele Kinder rechnerisch auf eine Fachkraft kommen –, orientieren sich Länder wie Baden-Württemberg oder Rheinland-Pfalz an einem gruppenbezogenen Ansatz. Hier wird der Schlüssel pro Gruppe berechnet, was in der Praxis weniger Flexibilität bei Teilzeitkräften oder wechselnden Arbeitszeiten zulässt. 

Wichtig: Diese Schlüssel gelten als theoretische Rechengrößen zur Personalbemessung, nicht als direkte Vorgabe für die tatsächliche Gruppengröße. Ein gesetzlicher Schlüssel von beispielsweise 1:13 bedeutet nicht, dass jede Erzieherin allein für 13 Kinder verantwortlich ist. Vielmehr dient er als Orientierungswert für den durchschnittlichen Personaleinsatz.

Was Sie immer beachten müssen, sind rechtliche Vorgaben hinsichtlich Pausenzeit und Arbeitszeit. Auch die Bekanntgabe des Dienstplans sollte angemessen sein und nicht erst einen Tag im Voraus erfolgen. In der Praxis hat sich etabliert, dass ein Dienstplan die Hälfte der Zeit, die er gültig ist, vorher bekannt gegeben werden sollte. Bei einem Dienstplan für zwei Monate sollte dieser also einen Monat im Voraus stehen. 

5 praxisnahe Tipps für die Dienstplangestaltung: Wie gehen Sie am besten vor?

Bei der Dienstplangestaltung müssen Sie einiges berücksichtigen und können mit einigen Tipps und Tricks den Plan so aufsetzen, dass Sie auch bei einem spontanen Personalausfall souverän reagieren können:

1. Nehmen Sie die Betreuungszeiten der Kinder als Grundlage für den Dienstplan: Immer mehr Kitas passen sich den Bedürfnissen von Eltern an und eine Betreuung zu fast jeder Tageszeit ist in vielen Kitas möglich. Bitten Sie die Mitarbeiter, dass sie die Bringzeiten der Kinder notieren, um einen Überblick zu bekommen, zu welcher Uhrzeit wie viele Kinder in der Kita sind. Passen Sie Ihre Personalplanung dann daran an, sodass Sie in Zeiten mit wenig Kindern vielleicht nur einen Betreuer brauchen.
2. Planen Sie mit sich selbst als Vertretung: Übernehmen Sie als Kitaleitung keine eigene Gruppe, sondern vertreten Sie bei Bedarf ausfallende Erzieher. Um ausreichend pädagogische Arbeitszeit zu haben, die nötig ist, um einen guten Job zu machen, können Sie Früh- oder Spätschichten übernehmen. Keine eigene Gruppe zu leiten, lässt Ihnen mehr Flexibilität als Springer, Sie erleben unterschiedliche Mitarbeiter in der Interaktion mit den Kindern und Sie selbst haben immer wieder den Kontakt mit verschiedenen Kindern.
3. Verfügungszeiten in Randzeiten legen: Freie Verfügungszeiten sind dafür gedacht, dass Mitarbeiter zum Beispiel Elterngespräche führen, vorbereiten, planen, einkaufen oder sich mit den Kollegen absprechen. Legen Sie solche Zeiten in die Randzeiten, sodass sie zu Beginn oder zum Ende ihrer Arbeitszeit liegen. Falls es zu Personalengpässen kommt, können solche Zeiten dann als aktive Betreuungszeit abgerufen werden. Alternativ können solche Zeiten sonst für den Überstundenabbau genutzt werden.
4. Wechselnden Personalbedarf berücksichtigen: Die Betreuung der Kinder in der Kita ist unterschiedlich aufwändig. Berücksichtigen Sie bei der Personaleinsatzplanung zum Beispiel Mittagsschlafzeiten, in denen Freiräume für die Mitarbeiter entstehen ebenso wie die Phase des Mittagessens, welches mehr Personal erfordert. Legen Sie die personelle Mindestbesetzung anhand Ihrer Tagesstruktur fest, die Sie für Ihre Planungen brauchen. So haben Sie auch eine transparente Orientierung, wenn es um die Bewilligung von Urlauben oder Fortbildungen geht.
5. Engpässe mit einem Notfallplan abdecken: Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall, dass Mitarbeiter ausfallen. Entwickeln Sie diesen idealerweise zusammen mit Ihrem Team. Definieren Sie auch, ab welchem Personalausfall eine Reduzierung der Betreuungszeiten erforderlich wird. So sind Sie vorbereitet, falls mehrere Erzieher gleichzeitig ausfallen.

Feedbackmechanismen für den Dienstplan

Ein effektives Feedbacksystem für den Dienstplan trägt erheblich zur kontinuierlichen Verbesserung und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Indem Sie regelmäßig Rückmeldungen einholen, erkennen Sie mögliche Schwachstellen und können rechtzeitig Anpassungen vornehmen. Ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz ist es, einmal im Monat eine kurze Umfrage unter den Mitarbeitenden durchzuführen. In dieser Umfrage können Sie gezielt nach Aspekten fragen, die die Mitarbeiter im Dienstplan als herausfordernd empfinden, oder welche Anpassungen sie sich wünschen.

Fazit: Einen Kita-Dienstplan zu erstellen ist herausfordernd

Bei der Erstellung eines Kita-Dienstplans müssen Sie als Leitung viele Aspekte beachten. Mitarbeiterwünsche, gesetzliche Vorgaben sowie der Anspruch der Eltern auf eine Betreuung zu nahezu jeder Tageszeit wollen vereint werden. Eine Software kann bei der Erstellung eines Dienstplans für die Kita helfen und gibt Ihnen viele nützliche Hilfestellungen.

Letztlich entscheidet auch die Kommunikation innerhalb Ihres Teams darüber, wie gut die Personaleinsatzplanung funktioniert und wie gut sich das Team in Notfallsituationen gegenseitig auffangen kann. Seien Sie daher bei der Dienstplanerstellung transparent und fair und berücksichtigen Sie auch Mitarbeiterbedürfnisse – wenn es nicht zum Nachteil der Kollegen oder Kinder geschieht.