Zusammenarbeit mit der Stellvertretung – so geht’s

Als Leitung haben Sie in der Regel immer eine Mitarbeiterin im Team, die Sie als Stellvertretung nutzen. Sei es als eingruppierte ständige Vertretung oder als benannte Person, die Sie vertritt, wenn Sie nicht im Haus sind. In diesem Artikel finden Sie eine Checkliste, was alles besprochen und kommuniziert werden sollte.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Stellvertretung im Team

 Achten Sie bei der Auswahl der Stellvertretung darauf, dass Sie eine Person auswählen, die im Team anerkannt ist und geschätzt wird. Ansonsten hat es diese Person sehr schwer, sich in Ihrer Abwesenheit durchzusetzen. Es sollte in der Regel niemand als Stellvertretung benannt werden, der neu im Team ist, es sei denn, niemand im Bestandsteam möchte diese Aufgabe übernehmen. Die Bereitschaft für die Übernahme der Stellvertretung ist das A und O für ein gutes Miteinander und ein gutes Gelingen im Alltag.

Checkliste für eine klare Regelung der Stellvertretung in Ihrer Abwesenheit

Wenn Sie außer Haus sind, muss klar geregelt sein, wer dann das Sagen hat und wer wofür zuständig ist. Je klarer Sie das organisiert haben, desto weniger Unsicherheiten gibt es.

Nutzen Sie aus diesem Grund die hier abgedruckte Checkliste für die Regelungen, die Sie vor Ort treffen sollten. Idealerweise drucken Sie diese Liste aus und gehen sie mit dem Träger und der benannten Stellvertretung durch.

Dabei ist es unabhängig davon, ob die Stellvertretung regulär benannt und eingruppiert ist oder ob Sie diese Person nur für Abwesenheitszeiten in Anspruch nehmen. Haken Sie alle Punkte ab, die Sie erledigt haben. Sie können diese Liste natürlich auch noch um spezifische Eigenheiten in Ihrem Haus ergänzen.

• Die Stellvertretung kennt das Haus.
• Die Stellvertretung hat einen guten Stand im Team und wird akzeptiert.
• Die Aufgaben zwischen Ihnen und der Stellvertretung sind klar verteilt.
• Jeder von Ihnen hat einen abgegrenzten Arbeitsbereich und kann Aufgaben selbstständig bearbeiten, ohne auf den anderen zwingend angewiesen zu sein.
• Jeder hat einen Arbeitsplatz, an dem er arbeiten kann, ohne gestört zu werden.
• Das Team ist informiert, wer welche Aufgaben hat.
• Das Team weiß, wer von Ihnen in welchen Situationen der richtige Ansprechpartner ist.
• Sie haben an die Stellvertretung nicht nur Aufgaben delegiert, sondern auch die Kompetenzen.
• Die Stellvertretung und die Aufgabenverteilung sind im Vorfeld mit dem Träger besprochen worden.
• Es wurden Zeitressourcen für die Stellvertretung bereitgestellt.
• Auch wenn es eine reine Abwesenheitsvertretung ist, so muss dennoch im Alltag Zeit für Gespräche eingeplant werden, damit die Stellvertretung im Fall der Fälle kompetent handeln kann.
• Die Person der Stellvertretung und deren Aufgaben, die die Eltern betreffen, wurden den Eltern kommuniziert. Es gibt regelmäßige Besprechungstermine zwischen Ihnen und der Stellvertretung.
• Die Aufgaben zwischen Ihnen und der Stellvertretung sind klar verteilt
• Fazit

Die Stellvertretung ist eine sehr wichtige Person für Sie. Es bedarf aber klarer Absprachen und einer klaren Zuordnung der Aufgaben und Kompetenzen, damit es im Alltag keine Verwirrungen oder Kompetenzgerangel gibt. Mit der Checkliste gelingt es Ihnen, Sicherheit für alle innerhalb der Einrichtung herzustellen.

So kommunizieren Sie die Inhalte aus der Checkliste

Die Checkliste und deren Bearbeitung alleine helfen Ihnen bereits sehr viel im organisatorischen Ablauf. Es ist jedoch zudem wichtig, diese Inhalte auch an das Team zu kommunizieren. Schließlich sollte vor Ort jeder wissen, wer in welcher Situation wofür zuständig ist.

Wenn Sie eine eingruppierte Stellvertretung im Haus haben, dann wird deren Verantwortungsbereich natürlich noch mal umfangreicher sein und auch mit mehr Aufgaben hinterlegt werden. Aber auch bei nicht eingruppierten Stellvertretungen ist es wichtig, dass dem Team transparent gemacht wird, wer diese Person ist und was sie in Ihrem Namen tun darf. Nehmen Sie sich eine Teamsitzung lang Zeit, um alle Punkte gemeinsam zu besprechen.