Wer kennt das nicht: Die Ordner im Büro quellen über, der Aktenraum im Keller ist zum Bersten voll, und Sie nehmen sich vor, endlich einmal gründlich auszumisten. Doch wenn man dann endlich mal klar Schiff machen will, meldet sich die berühmte Stimme im Hinterkopf, die flüstert: „Wirf es nicht weg, du wirst es noch brauchen.“
Schenken Sie dieser Stimme kein Gehör. Viele Leitungen beklagen, dass der Platz im Büro nicht ausreicht, um alle Unterlagen aufzubewahren. Das liegt mitunter aber nicht nur daran, dass die Büros räumlich tatsächlich beengt sind. In vielen Büros werden viele Dokumente und Aufzeichnungen schlichtweg zu lange aufbewahrt. Einer der wichtigsten Grundsätze für die effiziente Aktenordnung lautet:
Keine Unterlagen aufbewahren, wenn es nicht vorgeschrieben ist und keinen Informationsgewinn bringt. Mit anderen Worten: Trennen Sie sich von überflüssigen und nutzlosen Unterlagen.
Bei Dokumenten, wie Vorschriften und Gesetzestexten, ist es sehr einfach: Gibt es eine neue Version, vernichten Sie konsequent die alten Dokumente.
Auch bei den Qualitätsstandards und Regelungen, die Sie sich selbst für die Arbeit in Ihrer Kita gegeben haben, gilt dieser Grundsatz – ebenso für alle Formulare in Ihrer Kita. Haben Sie ein Formular überarbeitet, dann vernichten Sie das alte umgehend. Wenn Sie alte Formulare und Regelungen noch aufbewahren, laufen Sie Gefahr, dass eine Mitarbeiterin diese versehentlich verwendet.
Dieses konsequente Entsorgen veralteter Dokumente setzt natürlich voraus, dass Sie nicht nur wissen, wo sich die jeweiligen Originale befinden. Es ist wichtig, dass Sie auch im Blick haben, von welchen Dokumenten und Formularen Kopien existieren und wo sich diese befinden. Wenn Sie beispielsweise die Originale Ihrer Formulare im PC aufbewahren und ein Ordner mit Kopiervorlagen befi ndet sich in Ihrem Personalzimmer, dann sollten Sie das in Ihrem Aktenplan auch so vermerken.
Im Praxistipp auf der nächsten Seite wird das so gehandhabt. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie bei einer Aktualisierung nicht nur das Original aktualisieren, sondern auch die Kopien.
Mitunter kopieren sich Mitarbeiterinnen Formulare, die sie häufi ger benötigen, „auf Vorrat“. Das heißt, sie erstellen Kopien und „bunkern“ diese irgendwo in ihrer Gruppe, weil das angeblich schneller geht, als sich das Formular jedes Mal, wenn man es braucht, neu zu kopieren.
Weisen Sie Ihre Mitarbeiterinnen an, das nicht zu tun. Sie verlieren so den Überblick darüber, wo sich Kopien befinden. Und damit können Sie nicht mehr gewährleisten, dass bei einer Aktualisierung alle alten Exemplare entsorgt werden.
Es gibt Aufzeichnungen, für die der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist festgelegt hat.
Diese Aufbewahrungsfristen ergeben sich z. B. aus den Steuergesetzen, aber auch aus den Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und verschiedenen Einzelvorschriften.
Bevor Sie sich also ans Aussortieren machen, sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Träger halten und gemeinsam festlegen, welche Unterlagen wann vernichtet werden können. Sollte Ihr Träger Sie allerdings anweisen, Unterlagen länger aufzubewahren, dann müssen Sie sich an diese trägerinternen Aufbewahrungsfristen halten.
Für alle pädagogischen Aufzeichnungen, die einzelnen Kinder zugeordnet werden können, gibt es keinen Grund, sie aufzubewahren, wenn das Kind nicht mehr in Ihrer Kita betreut wird.
Diese Vorgehensweise mag Ihnen zunächst ungewöhnlich erscheinen. Aber warum sollten Sie diese Unterlagen in der Kita aufbewahren? Sie unterliegen dem Datenschutz.
Sie würden eine Vielzahl von Aufzeichnungen in Ihrer Kita lagern, die Sie schützen müssen, und Sie und Ihr Team haben durch die Aufbewahrung keinerlei Nutzen.
Praxistipp: Übergeben Sie diese Unterlagen zum Ende der Kita-Zeit den Eltern. Natürlich gegen Unterschrift. Damit bekommen alle Eltern die Bildungsdokumentation ihrer Kinder ausgehändigt. Was weiter damit geschieht, liegt in deren Verantwortung. Die Eltern entscheiden, ob sie den Lehrkräften der Schule Einsicht in diese Unterlagen gewähren.
Für alle anderen Aufzeichnungen – für die es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt – müssen Sie selbst eine Aufbewahrungsfrist festlegen. Ansonsten kann es leicht vorkommen, dass diese Unterlagen unbegrenzt aufbewahrt werden.
Wenn Sie festgelegt haben, wie lange Sie welche Unterlagen in Ihrer Kita aufbewahren, können Sie zunächst einmal die Menge der Unterlagen in Ihrem Büro reduzieren. Vernichten Sie alle alten Formulare und überholten Dokumente.
Und danach trennen Sie sich von allen Aufzeichnungen, die älter als 3 Jahre sind. Das sollte die Menge an Unterlagen deutlich reduzieren.
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