Stelle zu besetzen – So finden Sie die besten ErzieherInnen für Ihre Kita

1. Schritt: Anforderungsprofil für die Stelle erstellen

Entwickeln Sie speziell für die Stelle, die Sie neu besetzen wollen, ein eigenes Anforderungsprofil. Je nach frei werdender Stelle in Ihrer Kindertageseinrichtung wird dieses Anforderungsprofil ganz unterschiedlich ausfallen. Im Anforderungsprofil definieren Sie, welche individuellen Kompetenzen für die freie Stelle dringend nötig sind und welche Kompetenzen in Ihrem Gesamtteam fehlen. Im Anforderungsprofil legen Sie beispielsweise fest, welche fachlichen, persönlichen, sozialen, methodischen und unternehmerischen Fähigkeiten die Person haben sollte.

Ein Anforderungsprofil für eine neue Gruppenerzieherin oder den neuen Gruppenerzieher könnte beispielsweise so aussehen:

• Fachliche Kompetenzen: Abgeschlossene Erzieher-Ausbildung, Berufserfahrung im Kindergarten und Kinderhort, PC-Kenntnisse
• Persönliche Kompetenzen: Sicheres Auftreten, Selbstständigkeit, positive Grundhaltung, Belastbarkeit
• Soziale Kompetenzen: Kommunikationsfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Motivationskraft
• Methodische Kompetenzen: Organisationsfähigkeit, Zielorientierung, Delegationsfähigkeit
• Unternehmerische Kompetenzen: Kundenorientierung, Kostenbewusstsein, Vorbildverhalten

2. Schritt: Verfassen Sie die Stellenausschreibung für die neue Stelle

Prüfen Sie vor einer öffentlichen Stellenausschreibung, ob eine Möglichkeit besteht, die Stelle intern zu besetzen. Wenn motivierte KinderpflegerInnen berufsbegleitend ihre Erzieherinnenausbildung nachholte oder eine Berufspraktikantin gute Arbeit leistete, könnten Sie die frei werdende Stelle mit einer der beiden MitarbeiterInnen besetzen. Liegt betriebsintern keine Chance zur Stellenbesetzung vor, wagen Sie sich an die öffentliche Ausschreibung.

Eine professionell gestaltete öffentliche Stellenausschreibung besteht aus 3 Teilen. Im 1. Teil beschreiben Sie kurz Ihre Einrichtung, die die Stelle vergibt. Im 2. Teil nennen Sie Ihre Anforderungen aus dem Anforderungsprofil, das Sie erstellt haben. In den 3. Teil gehören die Leistungen und Besonderheiten, die die neue Erzieherin in Ihrer Einrichtung erwarten kann.

3. Schritt: Bewerbungen mit dem Anforderungsprofil vergleichen

Nach Ihrer Stellenausschreibung kommen Bewerbungen auf die Stelle. Sie sparen wertvolle Arbeitszeit, wenn Sie die Bewerbungen gezielt sichten und sofort eine Vorauswahl treffen. Durch dieses Vorgehen vermeiden Sie, die Bewerbungen immer wieder zur Hand zu nehmen und mehrfach durcharbeiten zu müssen. Lesen Sie die Bewerbungen genau, und prüfen Sie, ob die neue Erzieherin Ihren Kriterien und Anforderungen entspricht.

Nehmen Sie eine Bewertung anhand einer so genannten ABC-Analyse vor. Bewerbungen, die alle Anforderungen erfüllen, erhalten die Wertung der Kategorie A. Diese Erzieherinnen laden Sie telefonisch zum Vorstellungsgespräch ein. In die Kategorie B fallen alle Unterlagen, die nicht alle Ihre Erwartungen erfüllen oder die manche Anforderungen nur teilweise bestätigen. Auf diesen Bewerbungen vermerken Sie die Kategorie B und bewahren sie auf. Für den Fall, dass Sie keine A-Erzieherin im Vorstellungsgespräch oder beim Probearbeiten überzeugt, greifen Sie auf die Kategorie B zurück.

Alle anderen Bewerbungen, die Ihre Erwartungen nur bedingt oder überwiegend nicht erfüllen, gruppieren Sie in die Kategorie C ein. Diese Bewerbungen senden Sie zu Ihrer eigenen Entlastung sofort mit einem höflich ablehnenden Begleitschreiben zurück.

4. Schritt: Vorstellungsgespräch führen

Vorstellungsgespräche kosten wertvolle Arbeitszeit und müssen von Ihnen ausgewertet werden. Deshalb sollten diese Gespräche in einem angebrachten Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen. Je nach Relevanz der Stelle, die Sie zu besetzen versuchen, laden Sie 3 bis maximal 5 Erzieherinnen aus der A-Kategorie zu einem Vorstellungsgespräch in Ihre Einrichtung ein. Terminieren Sie an einem Tag nicht mehr als 2 Vorstellungsgespräche und räumen Sie sich pro Gespräch einen Zeitraum von ca. 2 Stunden ein. Das heißt nicht, dass Sie 2 Stunden mit den BewerberInnen sprechen – diese Zeit lässt Ihnen nach dem Vorstellungsgespräch einen zeitlichen Raum, um Ihre Eindrücke zu sortieren und sofort schriftlich festzuhalten.

Ihr Vorstellungsgespräch verläuft professionell, wenn Sie sich an folgenden Ablauf halten: Im Warming-up sagen Sie einige freundliche Sätze, um der neuen Erzieherin ihre Anspannung zu nehmen. Mit Darstellung Ihrer Einrichtung vermitteln Sie grundlegende Informationen, wie Ziele, konzeptionelle Schwerpunkte und pädagogische Grundhaltungen.

Es folgt eine Selbstdarstellung der ErzieherInnen, in der sie über ihren Werdegang berichten kann. Daran schließt sich eine wechselseitige Frage- und Antwort-Phase an, in der Sie und die BewerberInnen noch offene Fragen klären können. Nutzen Sie diese Phase, um die neue Erzieherin zu ihren Stärken, Schwächen, Vorlieben und Kompetenzen zu befragen. Stellen Sie auch fest, warum die Erzieherin sich in Ihrer Einrichtung beworben hat. Sie treffen eine verbindliche Absprache mit der BewerberInnen, indem Sie ihr beispielsweise mitteilen, bis wann Sie sich entscheiden wollen. Danach verabschieden Sie sie. Nach dem Vorstellungsgespräch legen Sie eine kurze Pause ein und sortieren Ihre Eindrücke. Halten Sie die Eindrücke unbedingt schriftlich fest, denn die Gefahr ist groß, dass sich die Eindrücke vermischen, vor allem dann, wenn Sie 5 ErzieherInnen in die enge Personalauswahl ziehen.

5. Schritt: Vor der Neueinstellung eine Arbeitsprobe einfordern

Konnte eine Person Sie im Vorstellungsgespräch überzeugen, so laden Sie sie zu einer Arbeitsprobe ein. Diese hat zum Ziel, dass Sie und alle Ihre KollegInnen sich eine Vorstellung von der praktischen Arbeitsweise der neuen ErzieherIn verschaffen können, die deutlich über den 1. Eindruck hinausgeht. Wählen Sie deshalb für die Arbeitsprobe einen Termin, an dem wenn möglich alle MitarbeiterInnen in der Kindertagesstätte anwesend sind. Diejenige Kollegin, die unmittelbare MitarbeiterIn der neuen Erzieherin wird, muss in jedem Falle bei der Arbeitsprobe zugegen sein.

Das Probearbeiten der BewerberInnen sollte an einem Tag stattfinden, der den üblichen Rhythmus und Ablauf Ihrer Kindertagesstätte zeigt. Ein halber bis ganzer Arbeitstag reicht völlig für einen umfangreichen Eindruck aus. Führen Sie nach dem Probearbeiten ein kurzes Auswertungsgespräch mit der/dem BewerberIn über deren Eindrücke und geben Sie selbst ein kurzes, ehrliches Feedback. Verabschieden Sie sich wiederum mit einer verbindlichen Absprache, die sich beispielsweise darauf beziehen kann, bis wann sie mit einer Entscheidung rechnen kann.

6. Schritt: Passende neue pädagogische Fachkraft auswählen

Fällen Sie nun Ihre endgültige Entscheidung. Legen Sie dazu Ihr Anforderungsprofil zugrunde und sichten Sie Ihre Dokumentationen vom Vorstellungsgespräch und dem Probearbeiten. Entscheiden Sie sich für diejenige neue pädagogische Fachkraft, die mit ihrer Bewerbung, den Aussagen im Vorstellungsgespräch und dem Eindruck während der Arbeitsprobe in Ihrer Einrichtung Ihrem Anforderungsprofil am nächsten kommt.

So kann es Ihnen gelingen, dass Sie in Zukunft die Fachkraft auswählen, die tatsächlich zu Ihrer Einrichtung passt. Auf SelbstdarstellerInnen, die sich in ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch gut verkaufen können, werden Sie nicht mehr hereinfallen.