Wie Sie Besprechungszeiten trotz Schichtdienst organisieren können

Frühdienst, Spätdienst, Mitteldienst – je nachdem wie lange Ihre Kita in den jeweiligen Gruppenformen geöffnet hat, umso mehr verschiedene Dienste müssen Sie mit dem Team abdecken. Trotzdem müssen Sie als Leitung gewährleisten, dass Gruppen-Besprechungen im Alltag stattfinden können. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Ihnen das gelingt.

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Darum geht es

Jeder Mitarbeiter sollte regelmäßige Vor- und Nachbereitungszeit bekommen. In diesen Zeiten werden Elterngespräche, Planungen und vieles mehr getätigt. Zudem braucht es aber auch in den jeweiligen Kleinteams der Kitagruppen ausreichend Zeit, um den Alltag in der Gruppe zu besprechen. Je unterschiedlicher Ihre Mitarbeiter zeitlich arbeiten, umso schwieriger wird es, dafür Zeit im Alltag zu finden.

Wenn man genau hinsieht, ergeben sich jedoch meist kleine Zeitfenster. Sie können davon ausgehen, dass ca. 30 – 45 Minuten für das Kleinteam angebracht sind pro Woche. Sie finden hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie herausfinden können, wann Sie welcher Gruppe Besprechungszeiten einplanen können. Nutzen Sie dies für die Planung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gehen Sie vor bei der Planung

• Schritt 1: Erstellen Sie pro Gruppe eine Übersicht, welcher Mitarbeiter wann kommt, wann er Pause hat und wann er geht.
• Schritt 2: Fügen Sie der Übersicht hinzu, um wieviel Uhr in der Regel wie viele Kinder anwesend sind, idealerweise gehen Sie dabei in 30 Minuten Schritten vor.
• Schritt 3: Betrachten Sie nun, wie viel Personal Ihnen zu welcher Uhrzeit für wie viele Kinder zur Verfügung steht. Das machen Sie mit allen Gruppen in Ihrer Kita so.
• Schritt 4: Sie sehen nun auf einen Blick, wann Sie Kindergruppen zusammenlegen können, Personal verschieben können, um Besprechungszeiten in den einzelnen Gruppen zu organisieren.
• Schritt 5: Auf diese Art und Weise können Sie auch perfekt feststellen, ob Sie Ihr Personal generell gut eingesetzt haben, oder ob es Stoßzeiten mit zu wenig Personal gibt oder andererseits Zeiten, in denen zu viel Personal anwensend ist. Maßgeblich für diese Beurteilung ist immer die bei Ihnen gültige Vorgabe zur Aufsichtspflicht.

Tipp für Ihre Praxis: Sie können die einzelnen Schritte auch direkt mit jeweils einem Vertreter aus den Gruppen gemeinsam bearbeiten. So ersparen Sie sich die Zeit für Rückfragen und nehmen von Beginn an alle mit ins Boot.

In der Anleitung finden Sie ganz konkret nacheinander aufgezählt, was Sie tun können, um Besprechungszeiten herauszufinden. Wichtig ist, dass Sie das Team bei allem mitnehmen. Stellen Sie demnach in einer Teamsitzung Ihren Vorschlag vor, wann welche Gruppe besprechen kann.

Manchmal sagen die Zahlen bei der Erhebung nicht genug darüber aus, ob die „wenigen“ anwesenden Kinder extrem anstrengend sind, oder ob die 15 anwesenden Kinder problemlos auf andere Kinder verteilt werden können. Für diese Bewertung sind Sie auf die Rückmeldungen der Teammitglieder angewiesen. Es kann also auch nach der Planung nochmals aus diesem Grund zu kleineren Verschiebungen von Besprechungszeiten kommen.

Fazit

Es kostet etwas Zeit, eine Gegenüberstellung des Personals und der im Schnitt anwesenden Kinder zu erstellen. Allerdings ist dies unumgänglich, wenn Sie feststellen möchten, zu welchen Zeiten Sie in den einzelnen Gruppen Besprechungen organisieren können. Und mit den regelmäßigen Besprechungszeiten hängt die gute Qualität bei Ihnen vor Ort zusammen.