Personalmangel in der Kita: Strategien für Leitung und Team im Alltag mit Fachkräftemangel
Der Personalmangel in Kitas gehört inzwischen zum Alltag vieler Einrichtungen. Für Kita-Leitungen bedeutet das tägliche Abwägungen zwischen Aufsichtspflicht, Bildungsauftrag und organisatorischen Zwängen. Gleichzeitig stehen pädagogische Fachkräfte unter hohem Druck, den Betrieb aufrechtzuerhalten und dennoch qualitativ gute Arbeit mit den Kindern zu leisten.
Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit Personalmangel im Kita-Alltag umgehen können, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten und welche Maßnahmen Leitung und Team ergreifen können, um die Situation zu stabilisieren.
Fachkräftemangel in der Kita: Realität im pädagogischen Alltag
Offene Stellen, dauererkrankte KollegInnen, schwangere Erzieherinnen, die von heute auf morgen ins Beschäftigungsverbot gehen müssen – täglich liest man Schlagzeilen über den Fachkräftemangel in deutschen Kitas. Betreuungszeiten werden für die Kinder gekürzt und tageweise Gruppen geschlossen. Dies ist für alle Beteiligten eine massiv belastende Situation. Eltern stehen immer wieder vor Betreuungsproblemen ihrer Kinder, da sie spontan eine alternative, private Betreuung für ihre Kinder suchen müssen. Das Personal, das vor Ort noch versucht, die Betreuung am Laufen zu halten, ist hohen Belastungen ausgesetzt. Diese KollegInnen arbeiten immer am vorgeschriebenen Personalminimum, das keinen Puffer zum Durchatmen bietet, und bekommen den Frust der Eltern zu hören, die sich Verlässlichkeit in der Betreuung ihrer Kinder wünschen. Was aber am meisten frustriert, ist, dass die Pädagogik und die Arbeit mit den Kindern nicht mehr so gelebt werden können, wie man es sich selbst wünschen würde.
Der Personalkraftstundenschlüssel und seine Bedeutung
Für jedes Kind in seiner jeweiligen Altersstufe und seinem Betreuungsumfang muss der Träger dem Landesjugendamt einen bestimmten Personalkraftstundenschlüssel nachweisen können. Dieser Personalkraftstundenschlüssel wurde festgelegt, um messbar machen zu können, ob die Aufsichtspflicht theoretisch erfüllt werden kann. Kann dies für alle anwesenden Kinder in der Kita nicht nachgewiesen werden, ist der Träger dazu verpflichtet, Maßnahmen zu treffen. Durch die Reduzierung der Betreuungszeit, die Umsetzung einer Notgruppe oder die Schließung einzelner Gruppen wird der geforderte Personalschlüssel so weit abgesenkt, dass er dem reellen Personalstand gleicht.
Zahlen auf dem Papier vs. Realität in der Kita
Auf dem Papier klingt dies zunächst relativ einfach. Wenn nicht ausreichend Personal da ist, wird einfach an der Betreuungszeit gedreht und im Handumdrehen passt die Rechnung wieder. Leider sieht die Realität aber anders aus! Hier ein paar Fakten:
- Nur weil die Betreuungszeit gekürzt wird, ist vormittags in der Kernzeit dennoch nicht unbedingt ausreichend Personal da, um die Kinder adäquat betreuen zu können.
- Die Berechnung der Landesjugendämter bezieht nicht mit ein, dass es viele verhaltensoriginelle Kinder ohne anerkannte Behinderung oder Entwicklungsverzögerung gibt, die dennoch einen besonders hohen Betreuungsbedarf haben. Diese Kinder schwimmen an solchen Tagen in der Masse der Kinder mit.
- Das anwesende Personal aus den geschlossenen Gruppen wird auf die restlichen Gruppen aufgeteilt. Dies bedeutet für die Teammitglieder ein hohes Maß an Flexibilität. Aber besonders für die U3-Kinder unter 3 Jahren bedeutet dies immer wieder das Einlassen auf unbekannte Bezugspersonen.
- Bei einer langanhaltenden Phase, in der unter solchen Umständen gearbeitet werden muss, sind folgende Dinge kaum umsetzbar: die Bearbeitung von Dokumentationen, eine adäquate Vor- und Nachbereitung von Elterngesprächen, die qualitativ hochwertige Begleitung von PraktikantInnen, intensive Beobachtung von Kindern und darauf aufbauend die Planung und Durchführung von ganzheitlich fördernden Angeboten
- Eltern können extrem ungerecht werden und laden ihren Frust über die Situation direkt an der Gruppentür bei Ihnen ab, anstelle sich beim Träger zu beschweren.
Die Personalampel in der Kita: Orientierung bei Personalknappheit
| Grün | Das Personal ist vollzählig. Alle Angebote und geplanten Entwicklungsgespräche o. Ä. können stattfinden. |
| Gelb | Es gibt Krankmeldungen. Die Gruppen können aber regulär besucht werden, allerdings können nicht mehr alle Projekte und Angebote, Ausflüge und Spaziergänge stattfinden. Eltern, die Kapazitäten haben, wie betreuende Großeltern oder früheren Dienstschluss, reagieren häufig in diesem Stadium unterstützend und lassen das Kind bei den Großeltern bzw. holen es früher ab. Die Einrichtung hat aber keinen Anspruch auf ein solches Entgegenkommen und kann es auch nicht einfordern! |
| Rot | Es herrscht Personalnotstand. Durch das Fehlen von Fachkräften kann die Aufsichtspflicht nicht mehr gewährleistet werden. Es werden Notgruppen mit einer reduzierten Kinderanzahl eingerichtet. |
Selbst aktiv werden: Prioritäten im Kita-Alltag setzen
Leider können Sie nichts an dem Zustand ändern, dass der Personalmangel existent ist. Aber anstatt immer weiter bis an Ihr persönliches Energielimit zu gehen, gibt es Möglichkeiten, wie Sie selbstwirksam agieren können, um Prozesse zu entschleunigen, Probleme an passender Stelle anzubringen und für sich selbst Prioritäten zu setzen.
| Problem | Lösung |
| In den Randzeiten ist in jeder Gruppe nur noch eine Betreuungsperson. Die Begleitung von Toilettengängen und Wickeln sind kaum möglich. | Bündeln Sie in den Randzeiten die Kinder und Ihr Team, indem Sie Auffanggruppen bilden. Je nach Kita-Größe können dies 1–2 Gruppen sein, in denen die Kinder der gebündelten Gruppen ankommen bzw. nachmittags gemeinsam spielen können, bis sie abgeholt werden. So kann der Dienstplan grundsätzlich optimiert werden. Wenn wenig Kinder vor Ort sind, können Vorbereitungen für den Tag getroffen werden. |
| Absprachen im gesamten Team werden nicht durchgeführt, weil jeder in seinem Bereich versucht, den Tag irgendwie zu meistern. | Führen Sie gerade in extrem unterbesetzten Zeiten ein „Blitzlicht-Treffen“ ein, in dem die Leitung mit jeweils einem Vertreter der Auffanggruppen oder im besten Fall einer Person aus jeder Gruppe kurz den Tag bespricht. Dies kann in der Randzeit durchgeführt werden, in der noch nicht so viele Kinder vor Ort sind und die Kinder noch in den Auffanggruppen spielen. Im „Blitzlicht“ planen Sie gemeinsam, wie Sie die Engpässe des Tages am besten meistern können. Mögliche Entscheidungen, die gemeinsam besprochen werden können, sind: – Gibt es Engpässe zur Pausenzeit, die durch Aushilfen aus den anderen Gruppen vermieden werden können? – Können Leserunden zusammengelegt werden, um die Pausenzeit zu entspannen? – Können Kinder aus unterbesetzten Gruppen in anderen Gruppen mit betreut werden? Treffen sich alle Gruppen zu einer bestimmten Zeit im Garten, um sich personell gegenseitig zu unterstützen? – Hilft es, einzelne Gruppen schon vor der regulären Auffanggruppenzeit zusammenzulegen, da in beiden Gruppen an dem Tag nicht so viele Kinder anwesend sind? – Gibt es besonders herausfordernde Gruppen aufgrund verhaltensorigineller Kinder, die zu personalintensiven Tageszeiten, wie z. B. der Wickelphase, Unterstützung benötigen? |
| Eltern beschweren sich bei Ihnen immer wieder über die unzumutbare Situation in Bezug auf den Personalmangel und die damit verbundenen Probleme. | Verfallen Sie nicht in Rechtfertigungen, da Sie sonst signalisieren, dass Sie selbst für die Situation verantwortlich sind. Stimmen Sie den Eltern zu, dass die Situation für Sie alle nicht zufriedenstellend ist, und zeigen Sie damit Empathie. Stellen Sie klar, dass Ihr Fokus allerdings weiterhin auf der Arbeit mit den Kindern liegt. So wird deutlich, dass Sie sich bemühen, das Beste aus der Situation zu machen, und immer noch den Blick auf das Kind nicht verloren haben. Holen Sie sich die Unterstützung der Leitung hinzu, wenn Eltern unangemessene Aussagen treffen. Sie wird die getroffenen notwendigen Maßnahmen mit klaren Fakten begründen können. Zusätzlich können Sie auf die möglichen Beschwerdeverfahren des Trägers hinweisen, bei denen die Eltern sich melden können. |
| Projekte, Elterngespräche, das Kita-Fest, der pädagogische Elternabend und die Gruppenausflüge stehen an. Allerdings fehlt das Personal zur Umsetzung. | Sie können nicht alles umsetzen! Diesen Druck dürfen Sie sich nehmen. Besprechen Sie bereits vor dem Ernstfall in der Teamsitzung, welche Priorisierung Sie setzen: Was ist Ihnen in Ihrer Einrichtung besonders wichtig? Besprechen Sie dieses Thema ebenfalls mit Ihrem Träger: Gibt es Vorgaben, die zwingend umgesetzt werden müssen? Die oberste Priorität haben in jedem Fall die Aufsicht und Betreuung der Kinder. Alle anderen Schwerpunkte stehen dahinter, auch wenn Ihr persönlicher Anspruch an Ihre Arbeit mit Sicherheit ein anderer sein wird. Stellen Sie sich folgende Fragen, um für sich selbst Prioritäten zu setzen: – Anstatt gar kein Projekt zu machen, können vielleicht nur einzelne Aktionen stattfinden. – Können die Elterngespräche verschoben werden? – Gibt es eine Priorisierung, welches Elterngespräch eine besondere Dringlichkeit hat und daher vor den anderen steht? Gibt es anderweitige Unterstützung zur Aufsicht bei Ausflügen? Können die Ausflüge verlegt werden? – Können der Elternbeirat oder andere Elternteile Sie bei der Planung und Umsetzung des Festes unterstützen? |
| Die Unterbesetzung hält schon so lange an, dass Sie Angst haben, durch die Belastung selbst daran krank zu werden. | Sprechen Sie diese Angst bei der Leitung der Kita oder dem Träger an. Bitten Sie um ein Gespräch, in dem gemeinsam die Möglichkeiten besprochen werden, eine Priorisierung der Aufgaben zu setzen. Machen Sie deutlich, dass die Umsetzung der Anforderungen neben der Betreuung der Kinder, wie Bildungsdokumentation, die Bearbeitung der Qualitätssysteme, die Einhaltung des Hygieneplans usw., nicht realisierbar ist, und Sie Unterstützung benötigen, um der Belastung standzuhalten. |
Bildungsarbeit trotz Personalnot: Was noch möglich ist
Auch bei Personalmangel bleibt der Bildungsauftrag der Kita bestehen. Allerdings müssen pädagogische Ziele häufig angepasst werden.
Typische Strategien sind:
- reduzierte Projektarbeit
- stärker alltagsintegrierte Bildungsangebote
- Fokus auf Beziehung und Sicherheit der Kinder
- Priorisierung von Beobachtung und Entwicklungsgesprächen
Mehr dazu lesen Sie im Beitrag „Bildungsarbeit trotz Personalnot“.
Organisatorische Maßnahmen bei Personalmangel
Wenn Personalausfälle länger andauern, müssen Leitungen strukturelle Entscheidungen treffen.
Notbetreuungsplan erstellen
Ein Notbetreuungsplan legt fest,
- welche Gruppen prioritär betreut werden
- welche Betreuungszeiten reduziert werden können
- welche Kinder zuerst berücksichtigt werden
Verkürzte Betreuungszeiten umsetzen
Viele Einrichtungen greifen bei Personalknappheit auf verkürzte Betreuungszeiten zurück. Diese Maßnahme ermöglicht es, den gesetzlichen Personalschlüssel zumindest in den Kernzeiten einzuhalten.
Meldepflichten und Verantwortung gegenüber dem Jugendamt
Kita-Leitungen stehen bei Personalmangel auch in einer rechtlichen Verantwortung.
Wann Sie den Personalmangel dem Jugendamt melden müssen
Wenn dauerhaft nicht genügend Fachkräfte vorhanden sind, kann eine Meldung an das Jugendamt erforderlich sein.
Wann das der Fall ist, lesen Sie im Beitrag „Wann Sie den Personalmangel dem Jugendamt melden müssen“.
Meldepflichten bei Personalmangel
Zu den Meldepflichten bei Personalmangel gehören unter anderem Situationen, in denen
- der Personalschlüssel dauerhaft unterschritten wird
- die Aufsichtspflicht nicht mehr gewährleistet ist
- der Betrieb nur eingeschränkt möglich ist
Personalmangel in der Kita: Mit diesen Maßnahmen handeln Sie strategisch
Neben kurzfristigen Lösungen braucht es langfristige Strategien.
Dazu gehören beispielsweise:
- bessere Personalplanung
- Aufbau von Springer-Pools
- Kooperation mit Ausbildungseinrichtungen
- Stärkung der Teamgesundheit
Eine ausführliche Übersicht finden Sie im Beitrag:
„Personalmangel in der Kita – mit diesen 7 Maßnahmen stellen Sie sich der Herausforderung“.
Fazit: Zwischen Fachkräftemangel und pädagogischem Anspruch
Der Fachkräftemangel wird Kitas voraussichtlich noch lange begleiten. Für Leitungen und Teams bedeutet das, täglich Prioritäten zu setzen und gleichzeitig den pädagogischen Anspruch im Blick zu behalten.
Transparente Kommunikation, klare Strukturen – etwa durch eine Personalampel – und realistische Erwartungen an die eigene Arbeit können helfen, den Alltag trotz Personalmangel zu bewältigen.