Optimale Organisationsentwicklung – das Handbuch hilft

Selbst wenn Sie glauben, dass die Qualität Ihrer Pädagogik, Kundenorientierung und Dienstleistung bereits jetzt schon hoch ist, gibt es dennoch immer Raum und Möglichkeiten zu weiterer Verbesserung dieser Leistungen.

Leiterinnen, die bereits nach dem Qualitätsmanagementsystem der DIN EN ISO 9001:2000 arbeiten, berichten über untrennbar miteinander verknüpfte Nutzen und Erfolge bei dieser Art Qualitätsmanagement:

• Die Kindertageseinrichtung erstellt eigene Ziele und Standards.
• Bei allen Erzieherinnen steigen die Motivation und das Bewusstsein für Qualität.
• Kindertagesstätten treten durch ein eigenes Profil aus der Masse der Einrichtungen hervor.
• Die Zielerreichung wird gemessen und überprüft.
• Kundenzufriedenheit wird evaluiert und verbessert.
• Prozesse, Abläufe und Strukturen werden transparent dargestellt, überprüft und effizienter gestaltet.

Das Qualitätshandbuch als Unterstützung

Grund genug also, die Scheu vor dem Qualitätsmanagement abzulegen: Führen Sie ein Qualitätsmanagementsystem in Ihrer Kindertageseinrichtung ein. Als unterstützende Technik hilft Ihnen das Qualitätshandbuch, das Sie zusammen mit Ihrem Träger und Ihrem Team erarbeiten. Das Qualitätshandbuch soll eine für Ihre Kindertageseinrichtung geeignete Struktur aufweisen und einen Überblick über Standards und die individuellen Prozesse und Regelungen in Ihrer Einrichtung bieten. Es könnte durchaus sinnvoll sein, bei der Erstellung des Qualitätshandbuchs professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Damit dies gelingt, sollten Sie folgende Anforderungen an ein Qualitätshandbuch stellen:

• Das Qualitätshandbuch muss ein Hilfsmittel bei der Erledigung Ihres „Tagesgeschäftes“ sein.
• Alle im Qualitätshandbuch beschriebenen Prozesse sollten Sie fehlerfrei nach den festgelegten Regeln durchführen können.
• Alle Prozesse und Arbeitsabläufe, die sich wiederholen und zentrale Bedeutung für die Dienstleistung Ihrer Kindertageseinrichtung haben, sollten im Qualitätshandbuch dokumentiert sein.
• Das Qualitätshandbuch sollte Ihnen als Grundlage zur ständigen Weiterentwicklung und Verbesserung dienen.

Ihr Qualitätshandbuch sollte folgende Elemente enthalten

Ein Qualitätshandbuch kann sich in Ihrer Einrichtung aus folgenden zentralen Teilen zusammensetzen:

Qualitätshandbuch Teil 1: Aufgaben der Führung und des Managements

• Leitbild, Leitsätze
• Qualitätspolitik, Qualitätsmanagementsystem, Qualitätsziele, Qualitätsplanung und -lenkung, Benennung des Qualitätsbeauftragten
• Personal und Personalentwicklung
• Haushaltsplanung, Rechnungswesen, Controlling

Qualitätshandbuch Teil 2: Organisation der Kindertageseinrichtung

• Beschreibung der Organisation
• Darstellung der Strukturen der Organisation (Organigramm, Zuständigkeitsmatrix)
• Wege der Information und Kommunikation (interne und externe Kommunikationsstrukturen)
• Ausstattung, Arbeitsmittel, Arbeitssicherheit, Praktikantenanleitung

Qualitätshandbuch Teil 3: Information und Dokumentation

• Anfertigung von Dokumenten und deren Lenkung
• Umgang mit externen Dokumenten (Gesetze, Vorschriften, Richtlinien)
• Aufzeichnung und Nachweisführung, Datenschutz, Sichten und Aufbereiten von Know-how

Qualitätshandbuch Teil 4: Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

• Marktforschung, Analyse des Kundenbedarfs, Verhandlungen mit Kostenträgern
• Entwicklung neuer Dienstleistungen; Auswahl externer Dienstleistungen (soziale Fachdienste, Referenten etc.)
• Öffentlichkeitsarbeit

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Qualitätshandbuch Teil 5: Dienstleistungsprozesse und pädagogische Kernprozesse

• Anmeldung und Aufnahmeprozess
• Eingewöhnungsprozess
• Alle einrichtungsspezifischen Erziehungs-, Bildungs- und Betreuungsprozesse etc.
• Feste, Feiern, Ferienfreizeiten, Besonderheiten etc.
• Projektarbeit
• Küche, Verpflegung, Lebensmittelverordnung, Hygieneplan
• Ablösungsprozess, Gestaltung des Übergangs (zu Kindergarten, Schule oder ins Berufsleben)
• Elternarbeit

Qualitätshandbuch Teil 6: Sicherung und Verbesserung der Qualität in der Kindertageseinrichtung

• Methoden der Überprüfung und Evaluation (Kinderbefragungen, Kinderinterviews, Elternbefragungen, Beobachtungen, Beschwerdeanalysen, Elterngespräche, Imageanalysen)
• Internes und externes Audit
• Maßnahmen zur Verbesserung, Korrektur und Vorbeugung

Ein Qualitätshandbuch zu erstellen bedeutet für Ihre Kindertageseinrichtung sicherlich einen Aufwand, der mit viel Mühe und großem personellem Engagement der Leiterin verknüpft ist und sich über einen langen Zeitraum erstreckt. Qualitätsmanagement zu betreiben bedeutet aber auch, dass Sie einen umfassenden Prozess der Organisationsentwicklung anstoßen und Ihre Einrichtung zu mehr Qualität und höherer Kundenzufriedenheit hin entwickeln.