Elternabend planen: Praxishilfe für Kitaleitungen und Erzieher


22.03.2023

Einen Elternabend zu planen, ist aufwändig, aber zahlt sich aus. Schließlich ist eine gute Beziehung zwischen Eltern und Kita-Mitarbeitern ein wichtiger Grundstein dafür, dass sich die Kinder in der Kita wohlfühlen. Eine Erziehungs- und Bildungspartnerschaft zwischen Eltern und Erziehern stellt das Wohl des Kindes in den Fokus. Um diese zu pflegen, sollten Sie regelmäßig einen Elternabend planen und durchführen. 

Wie läuft ein Elternabend ab?

Üblicherweise geht ein Elternabend in der Kita zwischen ein und zwei Stunden und folgt einer im Vorfeld festgelegten Agenda. Die Agenda sollte nicht überladen sein, damit genügend Zeit für das Beantworten von Fragen und den persönlichen Austausch bleibt. Ein Elternabend kann verschiedene Ausrichtungen haben:

  • Elternabend für Eltern, deren Kinder nach dem Sommer erstmalig die Kita besuchen
  • Elternabend mit externen Vortragenden
  • Elternabend mit Gruppenarbeiten
  • Elternabend mit Erziehern als Vortragenden
  • Elternabend mit Fokus auf dem Gespräch der Eltern untereinander

Ein Elternabend sollte nicht nur einen Vortragscharakter haben, sondern die Eltern sollten auch aktiv einbezogen werden. Wenn den Eltern das Gefühl gegeben wird, gehört zu werden, ernstgenommen zu werden und an Entscheidungsfindungen beteiligt zu sein, dann ist schon viel gewonnen. 

Je nach Ausrichtung des Elternabends müssen Sie außerdem die Räumlichkeiten festlegen. Handelt es sich um Gruppenarbeiten, brauchen Sie mehrere kleine Räume, die Sie in Ihrer Kita sehr wahrscheinlich vorfinden. Soll ein Vortrag gehalten werden oder die Eltern der neuen Kita-Kinder gesammelt begrüßt werden, empfiehlt es sich, auf die große Turnhalle auszuweichen. Die Räumlichkeiten müssen dann mit entsprechenden Stühlen ausgestattet werden und auch für Getränke und Snacks sollte für den Elternabend gesorgt sein. All das muss organisiert werden.

Elternabend planen: Wie gehen Sie die Organisation an?

Üblicherweise findet der erste Elternabend im Kita-Jahr im Herbst statt, also kurz nach Kita-Start für die Kinder. Bei diesem Termin steht auch die Wahl zum Elternbeirat in der Kita an, die ein verpflichtender Programmpunkt ist. Doch auch unterjährig gibt es immer wieder Gelegenheiten für Elternabende. Entscheidend ist, dass es ein klar definiertes Thema und eine Agenda gibt, damit die Eltern nicht das Gefühl haben, ihre Zeit zu verschwenden. 

Die Einladung sollten Sie mindestens einen Monat im Voraus verschicken, noch besser sind zwei Monate vorher. Auch mit der Vorbereitung sollten Sie mindestens einen Monat vorher beginnen. Indem Sie sich selbst einige Fragen stellen, gelangen Sie an Ihren eigenen, wertvollen Leitfaden für die Organisation des Elternabends:

  • Aus welchem Grund planen Sie den Elternabend?
  • Welche Funktion hat er?
  • Welche Inhalte wollen Sie den Eltern vermitteln?
  • Wer führt durch den Abend?
  • Wollen Sie einen externen Referenten einladen?
  • Was wollen Sie von den Eltern wissen?
  • Was könnten die Eltern von Ihnen wissen wollen?

Infobox: Verlieren Sie die organisatorischen Aspekte des Abends nicht aus den Augen wie den Aufbau der Stühle sowie das Einkaufen von Snacks und Getränken. Auch das Budget für diesen Abend sollten Sie im Vorfeld festlegen und Ihre Planung daran ausrichten.

Elternabend planen: 4 konkrete Tipps für die Organisation

Einen Elternabend zu planen ist zeitaufwändig. Je umfassender Ihr Blick für die Eltern und die Themen, die sie beschäftigen könnten, ist, desto positiver wird der Abend wahrgenommen:

1. Tipp: Wie lief es beim letzten Elternabend?

Blicken Sie in die Vergangenheit und analysieren Sie Ihre bisherigen Elternabende. Überlegen Sie, was gut war und was nicht so gut gelaufen ist. Besprechen Sie sich dafür auch mit Ihren Kollegen, falls diese ebenfalls beim letzten Elternabend anwesend waren oder schon eigene Elternabende geleitet haben. Alles, was zu einem gelungenen Abend beigetragen hat, können Sie wieder aufgreifen. 

2. Tipp: Wer sind die Teilnehmer?

 Schauen Sie sich die Teilnehmer des Elternabends genau an und planen Sie auf Basis dessen Ihre Themen.

  • Wie alt sind die Eltern im Schnitt?
  • Welchen Bildungsstand haben sie?
  • Welche Interessen haben sie?
  • Welches Vorwissen haben sie?
  • In welchen Lebensumständen treffen Sie die Eltern an?
  • Müssen Sie kulturelle oder sprachliche Unterschiede berücksichtigen?
  • Wann haben die Eltern Zeit?

Je mehr Sie über Ihre Gäste wissen, desto gezielter können Sie Ihre Themen, Methoden und den gesamten Ablauf des Abends planen.

3. Tipp: Gibt es aktuelle Anlässe, die Sie besprechen sollten?

Aktuelle und brisante Themen lassen besonders viele Eltern zum Elternabend erscheinen. Halten Sie die Augen in den Medien auf und greifen Sie solche Themen auf. Sie können auch Themenwünsche der Eltern sammeln oder mögliche Themen zur Wahl stellen. So gehen Sie sicher, dass es auf Interesse stößt.

4. Tipp: Nutzen Sie den Synergieeffekt

Wenn eine Kollegin besonders gut darin ist, frei vorzutragen oder Sie von einem der Elternteile wissen, dass er gerne fotografiert, dann nutzen Sie solche Synergieeffekt und planen Sie den Abend gemeinsam. Häufig empfinden Eltern die Bitte um Beteiligung an einem Elternabend als Wertschätzung, nicht als Last. Wenn jeder das macht, was er besonders gut kann, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass es ein voller Erfolg wird, und außerdem haben Sie weniger Stress. Wichtig: Bedanken Sie sich am Ende des Elternabends bei allen, die an der Organisation und Durchführung beteiligt waren.

Checkliste für die Vorbereitung Ihres Elternabends

Nachdem Ihre Vorüberlegungen abgeschlossen sind und Sie die Themen sowie den Ablauf für den Elternabend festgelegt haben, müssen Sie klären, welche konkreten Aufgaben anstehen und wer sie übernimmt. Mit einer Checkliste, in der Sie alles abhaken können, verlieren Sie nichts aus den Augen:

To Do  Erledigt?
Thema festlegen  
Ggf. Referenten einladen  
Termin und Uhrzeit festlegen  
Räumlichkeiten auswählen  
Ablauf festlegen  
Zuständigkeiten festlegen  
Getränke und Snacks  
Benötigte Medien auswählen und vorher ausprobieren  
Einladung erstellen  
Verteilerliste festlegen  

Wie oft sollte ein Elternabend in der Kita stattfinden?

Wie häufig ein Elternabend in der Kita stattfindet, bleibt Ihnen überlassen. Üblich ist, dass gruppenübergreifende und allgemeine Elternabende zwei bis drei Mal pro Kita-Jahr stattfinden. 

Zu bestimmten Anlässen wie zum Beispiel Weihnachten oder Einschulung können Sie ruhig zusätzliche Elternabende anberaumen – diese können dann z.B. nur für die Eltern der einzelnen Gruppen sein. 

Was sind geeignete Themen für einen Elternabend?

Bei der Wahl der Themen für einen Elternabend sind Sie frei. Entscheidend ist, dass die Themen Relevanz haben und gründlich vorbereitet werden. Mögliche Themen sind:

  • Vorstellung des pädagogischen Konzepts der Kita
  • Bildungsbereiche wie Sprachförderung, Gesundheit oder Naturerziehung vorstellen 
  • Sozialkompetenz der Kinder
  • Entwicklungspsychologische Fragen
  • Medienerziehung
  • Übergang in die Grundschule

Tipp: Beobachten Sie im Jahresverlauf, mit welchen Fragen die Eltern zu Ihnen kommen. Das gibt Ihnen Hinweise darauf, was zuhause besprochen wird und was die Eltern interessiert. 

Musterbrief: Was müssen Sie beim Einladungsschreiben zum Elternabend berücksichtigen?

Achten Sie darauf, dass Ihre Einladung alle relevanten Informationen enthält:

  • Datum und Uhrzeit
  • Ort
  • Angesetzte Dauer der Veranstaltung
  • Agenda
  • Thema
  • Ggf. Hinweis auf externe Referenten
  • Bitte um Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum

Tipp: Halten Sie das Einladungsschreiben persönlich, freundlich und insbesondere konkret, sodass Sie den Eltern Lust auf den gemeinsamen Abend machen.

Beispiel: 

Liebe Eltern, 

vor den Sommerferien möchten wir auf dem Gelände unserer Kindertagesstätte „Schneewittchen“ unser Biotop einweihen, das Sie und Ihre Kinder im letzten Herbst mit angelegt haben. Damit Fauna und Flora prächtig gedeihen, haben wir Herrn Krause vom Umweltamt gebeten, uns bei der Zusammenstellung der Pflanzen hilfreich zur Seite zu stehen. Bei einem Elternabend am 17. Mai um 20 Uhr im Gruppenraum 1 der Kindertagesstätte „Schneewittchen“ wird Herr Krause Sie – und uns – über sinnvolle und kostengünstige Bepflanzung – informieren.

Tagesordnungspunkt 1: Unser Biotop

  • Begrüßung durch die Leiterin der Einrichtung, Frau Ruth Meier
  • Referat von Herrn Krause, Umweltamt: Lebensräume und Lebensformen rund ums Biotop
  • Kosten der Bepflanzung
  • Fische: ja oder nein?
  • Sicherheitsfragen

Tagesordnungspunkt 2: Sommerfest

  • Planung des Sommerfestes (Terminierung, Gestaltung und Rahmen)

Tagesordnungspunkt 3: Diskussion

Ende der Veranstaltung: ca. 22 Uhr.

Da gerade der zweite Tagesordnungspunkt ein attraktives Zusatzangebot für die pädagogische Arbeit in unserem Kindergarten bedeuten kann, würden wir uns freuen, wenn Sie unserer Einladung folgen und zahlreich auf dem Elternabend erscheinen würden.

Mit freundlichen Grüßen

Ruth Meier – Leiterin

P. S.: Selbstverständlich stehen meine Mitarbeiter und ich allen Eltern für persönliche Gespräche und Anregungen im Anschluss an den Elternabend zur Verfügung. Da wir mit viel Resonanz auf unsere Einladung rechnen, bittet unser Team, die beigefügte Antwortkarte ausgefüllt Ihrem Kind mitzugeben oder in unserem Kindergartenbüro bis zum 15. Mai abzugeben. Vielen Dank!

Wie motivieren Sie besonders viele Eltern dazu, zum Elternabend zu erscheinen?

Um möglichst viele Eltern zu erreichen und zum Erscheinen zu bewegen, sollten Sie diese 3 Dinge beachten:

  1. Wählen Sie eine elternfreundliche Zeit, die nicht mit Arbeitszeiten oder den Schlafenszeiten der Kinder kollidiert.
  2. Sprechen Sie die Eltern persönlich auf den Elternabend an, zum Beispiel wenn sie ihre Kinder gerade abholen. Dadurch fühlen Sie sich willkommen und haben außerdem direkt die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Themenwünsche zu platzieren.
  3. Wecken Sie mit Ihrem Einladungsschreiben Neugierde und zeigen Sie auf, dass es sich lohnt, am Elternabend teilzunehmen. 

Machen Sie sich das AIDAS-Prinzip aus dem Marketing zunutze: 

Verlag PROKita - für Kita-Leiterinnen und Erzieherinnen
Das AIDAS-Prinzip einfach erklärt | Verlag PRO KiTa

Berücksichtigen Sie die Aspekte der AIDAS-Strategie bei der Planung des Elternabends und freuen Sie sich über eine rege Teilnahme.

Wie gelingt Ihnen die Moderation eines Elternabends? 4 Tipps

Wenn Sie durch den Elternabend führen, seien Sie kompetent, informativ und sympathisch. Insbesondere, wenn die Eltern Sie noch nicht kennen, ist der erste Eindruck entscheidend. Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die Moderation eines Elternabends problemlos:

1. Tipp: Starten Sie mit einer Überraschung

Statt einer formellen Vorstellung und einer konventionellen Begrüßung können Sie die Eltern gleich zum Einstieg überraschen:

  • Beginnen Sie mit einer Videosequenz, in der Sie eines der Bildungsangebote der Kita zeigen, das zu Ihrem Thema passt.
  • Verteilen Sie einen selbstgemachten Fruchtcocktail, den die Kinder für die Eltern hergestellt haben.
  • Steigen Sie mit einem gefilmten Videointerview ein, bei dem die Kinder zum Elternabend interviewt werden und sich dazu äußern, was die Eltern in der Kita lernen können

2. Tipp: Mediale Untermalung

Untermalen Sie Ihren Redebeitrag mit einer Präsentation, Fotos, Videos oder Schaubildern auf einem Flipchart, um den Vortragscharakter aufzulockern. Auch bleiben bebilderte und anschauliche Inhalte stärker im Gedächtnis als bloße Worte.

3. Tipp: Eltern mitwirken lassen

Lassen Sie die Eltern mitwirken und eigene Inhalte entwickeln, zum Beispiel in Gruppenarbeiten. Leiten Sie die Gruppenarbeit an, teilen Sie Gruppen ein, haben Sie die Zeit im Blick und sorgen Sie dafür, dass anschließend die Ergebnisse zusammengefasst werden. Seien Sie sich sicher, dass das selbst erarbeitete Wissen das ist, das den Eltern am meisten im Gedächtnis bleiben wird. Auch haben die Eltern so das Gefühl, tatsächlich einen Beitrag leisten zu können. Für Sie wird außerdem die Moderation entspannter, da Sie nicht während der gesamten Veranstaltung für die Erarbeitung und Vermittlung von Inhalten zuständig sind.

4. Tipp: Feedback einholen: 

Lassen Sie sich zum Ende der Veranstaltung Feedback geben, wie der Elternabend angekommen ist. Dafür können Sie zum Beispiel Feedback-Bögen verteilen, die die Eltern anonym ausfüllen können. Das hilft Ihnen bei der Planung des nächsten Elternabends enorm weiter.

Tipp: Wenn es Ihre erste Elternabend-Moderation ist, sagen Sie das den Eltern offen. Stehen Sie auch dazu, wenn Sie aufgeregt sind. Das wirkt sympathisch und nahbar.

Wie binden Sie die Eltern aktiv bei einem Elternabend ein? 2 Methoden

Um die Eltern aktiv mit einzubinden, können Sie verschiedene Methoden nutzen.

Methode 1: Kommunikatives Stühlerücken

Bitten Sie die Eltern, der Reihe nach mit 1, 2, 1, 2 abzuzählen. Nun bilden die Eltern zwei Kreise: Die Eltern mit der Zahl 1 bilden den Außenkreis, während diejenigen mit der 2 einen Innenkreis bilden und sich einem Elternteil mit der Zahl 1 gegenübersetzen. Nun können die Paare auf Ihr Zeichen miteinander ins Gespräch kommen und eine Fragestellung oder ein von Ihnen vorgegebenes Statement diskutieren. Auf Ihr Zeichen rückt der Innenkreis einen Platz nach rechts und diskutiert erneut mit dem neuen Gesprächspartner. 

Methode 2: Impulskarten

Um in das Thema eines Elternabends einzuführen, können Sie mit dieser 5-Minuten-Übung Interesse wecken. Die Eltern sollten sich dazu in 4er-Gruppen zusammenfinden. Geben Sie den Gruppen Impulse vor, die sie vervollständigen sollten. Schreiben Sie auf Karten Satzanfänge, die die Eltern kurz diskutieren und dann auf den Karten vervollständigen. Die Satzanfänge orientieren sich am jeweiligen Thema. Schreiben Sie auf die Karten beispielsweise:

  • „Bei Erziehung denke ich an …“
  • „5 Inhalte, die mein Kind im Kindergarten lernen soll …“
  • „Erziehung ist schwierig, weil …“

Nach 5 Minuten hängt jede Gruppe ihre Karten an eine Pinnwand. Die Eltern nehmen wieder Platz, und Sie lesen als Einstieg ins Thema die Karten vor. Durch diese Übung haben die Eltern eine hohe Motivation für das Thema entwickelt. Sie werden Ihre Ausführungen sehr gespannt aufnehmen. Außerdem lernen Sie die Eltern so besser kennen – Sie verstehen, was sie beschäftigt und wie sie ticken.

Fazit: So gelingt Erziehern und Kitaleitungen die Planung eines Elternabends in der Kita 

Mit genügend Vorbereitung und einem Blick für die Themen, die die Eltern interessieren, gelingt Ihnen die Planung eines erfolgreichen Elternabends. Verschicken Sie ein ansprechendes Einladungsschreiben, setzen Sie im Vorfeld bereits eine klare Agenda fest und wählen Sie eine eltern- und kinderfreundliche Uhrzeit. Beziehen Sie die Eltern außerdem in den Abend mit ein, indem Sie sie eigene Inhalte erarbeiten lassen und ihnen viel Raum für Austausch geben. So können Sie sichergehen, dass der Elternabend ein voller Erfolg wird.


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