Eltern einfach erreichen mit E-Mails

Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, die Eltern aktuell, schnell und ohne großen Aufwand zu informieren. Um hierbei wirklich alle Eltern zu erreichen bietet sich ein E-Mail Verteiler als zusätzliche Informationsquelle oder als Ersatz für Elternbriefe an. Lesen Sie hier, was Sie beachten müssen.

Welche Informationen gehören in E-Mails?

Sie geben den Eltern per E-Mail die allgemeinen Informationen weiter, für die Sie sonst Elternbriefe schreiben.

Dazu gehören unter anderem Mitteilungen über Kita-Veranstaltungen und Termine, anonymisierte Informationen über aktuelle Kinderkrankheiten in der Kita oder Veränderungen im Kita-Alltag.

Niemals in den E-Mail-Verteiler gehören:

• persönliche Informationen zu Familien oder Mitarbeitern, z. B. über Krankheiten
• Zahlungserinnerungen, z. B. wegen Rückständen bei den Verpflegungskosten

Holen Sie das Einverständnis der Eltern ein

Holen Sie sich vorab eine Einverständnis der Eltern ein. Dafür können Sie das folgende Muster verwenden.

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Elternbrief: So erklären Sie Eltern die Bedeutung des Mittagsschlafes

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Mustervorlage

„Liebe Eltern, wir möchten Sie gern weiterhin gut und aktuell informieren und gleichzeitig den Zeitaufwand auf beiden Seiten senken. Daher möchten wir Sie in Zukunft gerne auch per E-Mail über die wichtigen Abläufe und Angelegenheiten der Kita informieren, für die Sie bisher ausgedruckte Post von uns erhalten haben. 

Der E-Mail-Verkehr wird von uns ausschließlich für allgemeine Informationen genutzt, Ihre E-Mail-Adresse wird nur für unsere internen Zwecke genutzt und keinesfalls an Dritte weitergegeben. Der Datenschutz wird eingehalten. 

Sollten Sie keine Informationen per E-Mail wünschen, ist dies kein Problem. Geben Sie uns einfach diese Info und Sie erhalten die Kita-Post weiter in ausgedruckter Form. 

Bitte geben Sie den unteren Abschnitt bis zum 31.07.2017 ausgefüllt wieder in Ihrer Gruppe ab. 

Wir werden am 15.08. mit dem neuen Informationsweg beginnen.

Bei Fragen sprechen Sie uns natürlich gern an.


———————- Bitte bis 31.07.2017 an die Gruppe zurück ————————– 

Name: ___________________________________

❑ Ich bin / Wir sind damit einverstanden, dass folgende E-Mail-Adresse für die Weiterleitung allgemeiner Kita-Informationen unter Einhaltung des Datenschutzes genutzt wird: ______________________________________ 

Meine / Unsere Einwilligung kann ich / können wir jederzeit widerrufen. 

❑ Ich möchte / Wir möchten weiterhin über Elternbriefe in Papierform informiert werden. 

Was Sie beachten sollten

Nehmen Sie den Datenschutz auch bei der Versendung der E-Mails sehr ernst.

In Ihre E-Mails gehören

• keine Namen, außer, es ist ausdrücklich abgesprochen, z. B.: „Zur Anmeldung wenden Sie sich bitte an Frau Schneider.“
• keine persönlichen Daten
• keine Telefonnummern, E-Mail-Adressen außer nach ausdrücklich anderer Absprache

Eltern, von denen Sie keine schriftliche Einverständniserklärung vorliegen haben, erhalten von Ihnen die Informationen ausschließlich in Papierform.

Bereiten Sie den E-Mail- Rundbrief vor … Sie erleichtern sich die Arbeit

Richten Sie eine Verteilergruppe ein und geben Sie ihr einen Namen, z. B. „Elterninfos“. So genügt Ihnen in Ihrem E-Mail-Programm ein Klick für alle Empfänger. Achten Sie bei den Einstellungen darauf, dass der Name der Gruppe und keinesfalls die einzelnen E-Mail-Adressen im Empfängerfeld zu sehen sind.

Ihren eigentlichen Elternbrief gestalten Sie wie immer: informativ und kreativ. So können Sie ihn auch direkt für die Eltern ausdrucken, die keine E-Mail-Adresse besitzen oder nicht über diesen Weg informiert werden möchten.

Für die E-Mail-Empfänger kopieren Sie den Text in die E-Mail und Sie haben eine Vielzahl der Eltern im Handumdrehen und ohne großen Aufwand informiert.