Jahresmitarbeitergespräche in der Kita: Pflicht oder Chance?

Zum Jahresende heißt es in vielen Kitas: Bilanz ziehen, Rückmeldungen geben, Perspektiven festlegen. Jahresmitarbeitergespräche bieten dafür den idealen Rahmen – vorausgesetzt, sie erfolgen gut vorbereitet und rechtlich korrekt.

Doch wie lässt sich diese Führungsaufgabe im stressigen Alltag effizient umsetzen? Und was sagt das Arbeitsrecht, wenn Leitungen die Gespräche an andere Teammitglieder delegieren möchten?

Rechtlicher Hintergrund zu Jahresmitarbeitergesprächen

Findet in Ihrer Kita der TVöD Anwendung, so ergibt sich die Verpflichtung, jährlich Mitarbeitergespräche zu führen, aus § 5 Abs. 4 TVöD. Gleiches ergibt sich aus den „Tarifverträgen“ der katholischen und evangelischen Kirche. Arbeiten Sie bei einem anderen Träger, kann sich die Verpflichtung Ihrer Mitarbeiterinnen, an Jahresmitarbeitergesprächen teilzunehmen, unmittelbar aus deren Arbeitsvertrag ergeben. Findet sich hier nichts, können Sie solche Gespräche kraft des Ihnen als Vorgesetzte zustehenden Weisungsrechts anordnen.

Ziele von Jahresmitarbeitergesprächen

Ein gut geführtes Jahresgespräch unterstützt nicht nur die individuelle Entwicklung, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit im Team. Mögliche Ziele sind:

• Reflexion des vergangenen Jahres: Was lief gut, wo gab es Herausforderungen?
• Festlegung neuer Ziele: Individuelle Entwicklungsziele, Teamziele oder Fortbildungswünsche konkret benennen.
• Stärkung der Beziehung zwischen Leitung und Mitarbeitenden: Wertschätzung zeigen und Vertrauen fördern.
• Austausch über Beobachtungen im Kita-Alltag: Rückmeldung zur pädagogischen Arbeit geben und erhalten.
• Identifikation von Unterstützungsbedarf: Klären, wo die Fachkraft mehr Begleitung oder Ressourcen braucht.
• Förderung der Motivation: Perspektiven aufzeigen und Entwicklungschancen anbieten.

Häufig gestellte Fragen zu Jahresmitarbeitergesprächen

Wenn Sie das Jahresgespräch gut vorbereiten, sich Zeit nehmen und aktiv zuhören, fördern Sie nicht nur die Motivation, sondern auch die Bindung Ihrer Fachkräfte an Ihre Einrichtung. Die folgenden Fragen klären, was Sie dabei rechtlich und organisatorisch beachten müssen.

Frage: Muss die Mitarbeiterin an dem Gespräch teilnehmen?

Antwort: Ja. Die Teilnahme an einem Jahresmitarbeitergespräch gehört zur von der Mitarbeiterin geschuldeten Arbeitsleistung. Sie ist allerdings nur verpflichtet, anwesend zu sein. Sie muss sich anhören, was Sie als Vorgesetzte zu sagen haben. Sie muss sich aber nicht aktiv beteiligen.

Frage: Kann ich die Gespräche auch an andere Mitarbeiterinnen delegieren?

Antwort: Nein. Das geht nicht. Sie als Vorgesetzte sind verpflichtet, diese Gespräche

• persönlich
• unter 4 Augen
• mit jeder einzelnen Mitarbeiterin zu führen.

Ein Delegieren der Gespräche an die Gruppenleitungen, wie im Praxisbeispiel, ist nicht möglich.

Denn die Gruppenleitungen sind gegenüber den Ergänzungskräften gar nicht – oder nur sehr eingeschränkt – weisungsbefugt und dürfen deren Leistungen aus diesem Grund gar nicht beurteilen. Es kann allerdings durchaus sinnvoll sein, im Vorfeld eines Personalgesprächs mit einer Ergänzungskraft das Gespräch mit der jeweiligen Gruppenleitung zu führen. Denn mit diesen Informationen können deren Leistungen machen.

Frage: Kann die Mitarbeiterin darauf bestehen, dass ein Mitglied des Betriebs- oder Personalrats an dem Gespräch teilnimmt?

Antwort: An einem „normalen“ Mitarbeitergespräch nehmen im Regelfall nur Sie und Ihre Mitarbeiterin teil. Es handelt sich im Grundsatz um ein streng personenbezogenes Gespräch, wo kein Dritter etwas zu suchen hat. Wenn es in Ihrer Kita einen Personalrat oder eine Mitarbeitervertretung

gibt, dürfen diese Mitarbeiterinnen an diesem Gespräch teilnehmen. Sie sind zu absolutem Stillschweigen über die besprochenen Inhalte verpflichtet.

Frage: Muss von dem Gespräch ein Protokoll gefertigt werden?

Antwort: Ja. Halten Sie schriftlich fest,

• wann das Gespräch geführt wurde,
• wer an dem Gespräch teilgenommen hat,
• welcher Fortbildungsbedarf festgestellt und welche Fortbildungswünsche die Mitarbeiterin geäußert hat,
• was im Rahmen des Gesprächs besprochen wurde,
• welche Ziele und Perspektiven für das kommende Jahr vereinbart wurden.

In der Regel stimmen Sie das Protokoll des Jahresmitarbeitergesprächs mit der Mitarbeiterin ab. Dann wird es von Ihnen beiden unterschrieben. Die Mitarbeiterin erhält eine Kopie des Protokolls.

Frage: Wo wird das Protokoll aufbewahrt?

Antwort: Der Inhalt des Mitarbeitergesprächs ist streng vertraulich und bleibt zwischen Ihnen und der Mitarbeiterin. Das Protokoll müssen Sie daher in einem gesonderten Ordner aufbewahren, den Sie unter Verschluss halten. Hierauf hat grundsätzlich auch Ihre Stellvertretung keinen Zugriff . Das Protokoll hat nichts in der Personalakte zu suchen.

Frage: Welche Informationen aus dem Mitarbeitergespräch muss ich an den Träger weitergeben?

Antwort: An Ihren Träger geben Sie weiter,

• dass das Gespräch stattgefunden hat,
• wann das Gespräch stattgefunden hat,
• wer an dem Gespräch teilgenommen hat,
• welcher Fortbildungsbedarf festgestellt wurde und
• welche Fortbildungswünsche die Mitarbeiterin geäußert hat.

Frage: Muss ich mit der Mitarbeiterin einen Termin für das Gespräch vereinbaren, oder kann ich ein solches Gespräch auch spontan führen?

Antwort: Gesetzliche Vorgaben hierzu gibt es nicht. Nehmen Sie Mitarbeitergespräche ernst, und führen Sie sie nicht zwischen Tür und Angel. Vereinbaren Sie mit der Mitarbeiterin mit Vorlauf von 1–2 Wochen einen Gesprächstermin. Dann haben sowohl Sie als auch die Mitarbeiterin die Gelegenheit, sich vorzubereiten. Hierzu können Sie der Mitarbeiterin den Fragebogen aus unserem Gratis Bereich an die Hand geben. Auch Sie können sich anhand eines Musters, welches wir Ihnen ebenfalls im Gratis Bereich  zur Verfügung stellen auf das Gespräch vorbereiten.

Typische Fehler bei Jahresmitarbeitergesprächen – und wie Sie sie vermeiden

Damit Jahresgespräche in der Kita Wirkung zeigen, gilt es typische Fehler bei Vorbereitung, Gesprächsführung und Zielvereinbarung zu vermeiden.

1. Unklare Zielsetzung

Wenn weder Leitung noch Team wissen, welchem Zweck das Jahresgespräch dienen soll, entstehen Unsicherheiten. Besprechen Sie deshalb vorab im Team, welche Ziele mit dem Gespräch verfolgt werden. Klare Erwartungen schaffen Orientierung und machen das Gespräch für beide Seiten sinnvoll.

2. Fehlende Vorbereitung

Ohne ausreichende Vorbereitung bleibt das Gespräch oft oberflächlich. Sowohl Sie als Leitung als auch die Mitarbeiterin sollten sich Zeit nehmen, um Beobachtungen aus dem Jahr zu reflektieren, Entwicklungsschritte zu analysieren und Ideen für das kommende Jahr zu sammeln.

3. Einseitige Gesprächsführung

Ein Jahresgespräch darf kein Monolog sein. Bieten Sie Ihrer Mitarbeiterin ausreichend Raum, ihre Sichtweise, Wünsche und Einschätzungen einzubringen. Ein offener Austausch auf Augenhöhe stärkt die Zusammenarbeit und schafft Vertrauen.

4. Kein klares Feedback

Mitarbeiterinnen benötigen Rückmeldung, um ihr Handeln einordnen zu können. Bleibt diese aus oder bleibt vage, fehlt eine wichtige Orientierungshilfe. Sprechen Sie konkret an, was gut läuft – und was besser werden könnte

6. Zeitdruck und Störungen

Wird das Gespräch zwischen Tür und Angel geführt oder unterbrochen, fehlt die nötige Wertschätzung. Planen Sie einen ungestörten Zeitraum ein, damit ein konstruktiver Austausch möglich bleibt.

7. Keine Nachbereitung

Ein Jahresgespräch wirkt nur dann nachhaltig, wenn es dokumentiert und nachverfolgt wird. Halten Sie die besprochenen Punkte schriftlich fest, stimmen Sie das Protokoll mit der Mitarbeiterin ab und nutzen Sie es als Grundlage für künftige Gespräche.