Übungsleiterpauschale: So setzen Sie Aushilfen flexibel & steuerfrei ein


26.08.2016
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Meist ist die Personaldecke in einer Kita sehr dünn, sodass der plötzliche Ausfall von Mitarbeiterinnen, z. B. wegen eines Unfalls, Lücken in die Personaldecke reißt. Hilfreich ist es, wenn Sie in solchen Situationen spontan auf Aushilfen zurückgreifen können, die kurzfristig einspringen.

 

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was es mit der Übungsleiterpauschale auf sich hat und wie Sie diese für Ihre Kita nutzen können.

Praxisbeispiel: Susanne Haller ist Leiterin der Kita „Spatzennest e. V.“ Eine Mitarbeiterin der Krippengruppe fällt wegen eines Bänderrisses für 3 Wochen aus. Die Leitung überlegt, wie sie diesen personellen Engpass auffangen kann. Denn für 3 Wochen kann sie keine Mitarbeiterinnen aus den anderen Gruppen abziehen. Sie überlegt, ob sie nicht Karin Laubach, die als Pädagogikstudentin im vergangenen Monat ein Praktikum in der Gruppe gemacht hat, ansprechen kann, auszuhelfen. Diese findet die Idee gut, zumal sie noch Semesterferien hat. Die Leitung überlegt, wie sie die arbeitsrechtliche Seite dieses „Deals“ sinnvoll regeln kann. Der Träger schlägt vor, die Studentin als Übungsleiterin zu beschäftigen.

 

Rechtlicher Hintergrund bei der Übungsleiterpauschale

Jeder hat nach § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (EStG) die Möglichkeit, als sogenannter Übungsleiter bis zu 2.400 € steuer- und sozialabgabenfrei im Jahr zu verdienen. Dies ist allerdings an einige Voraussetzungen geknüpft. Ein wichtiger Punkt ist, dass es sich bei Ihrer Kita um eine staatliche, kirchliche oder sonst gemeinnützige Einrichtung handelt.

 

Übungsleiterpauschale für Aushilfen in der Kita

Informieren Sie sich hier, ob die Beschäftigung als Übungsleiterin eine Möglichkeit ist, Aushilfen in Ihrer Kita kurzfristig und flexibel einzusetzen, ohne sich große Gedanken über Arbeitsvertrag & Co. machen zu müssen. Prüfen Sie mithilfe der Checkliste, ob die Übungsleiterpauschale für Ihre Aushilfen überhaupt in Betracht kommt.

Checkliste: Voraussetzung für die Gewährung der Übungsleiterpauschale

  •  Kita ist in kommunaler, kirchlicher oder gemeinnütziger Trägerschaft , z. B e.V.,g GmbH.
  • Aushilfe wird im pädagogischen Bereich eingesetzt.
  • Aushilfe ist nebenberuflich in der Kita tätig, bzw. sie hat keinen Hauptjob.
  • Aushilfe wird für max. 1/3 der Arbeitsstunden einer Vollzeitkraft beschäftigt.
  • Aushilfe hat keinen anderen Job bei einem anderen Arbeitgeber, der über die Übungsleiterpauschale abgerechnet wird.
  • Aushilfe bekommt im Rahmen der Übungsleiterpauschale maximal 2.400 € im Jahr.
  • Arbeitszeiten der Aushilfe werden aufgezeichnet.
  • Aushilfe bekommt mindestens den gesetzlichen Mindestlohn von 8,50 €.
Auswertung: Wenn Sie alle diese Punkte erfüllen, können Sie Aushilfen über die Übungsleiterpauschale abrechnen. Machen Sie Ihren Träger auf diese Möglichkeit aufmerksam. Denn viele Träger kennen diese Möglichkeit nicht bzw. haben sie einfach nicht auf dem Schirm, wenn es um die Beschäftigung von Aushilfen geht.

Minijob und Übungsleitung ist nicht das Gleiche

Eine Übungsleiterin darf in Ihrer Kita maximal 2.400 € im Jahr verdienen. Hierbei ist es egal, wie sich dieses Einkommen auf die Monate verteilt. Das ist z. B. bei einem Minijob anders. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass die Übungsleiterin nicht mehr als 1/3 einer Vollzeitmitarbeiterin arbeitet. Ausgehend von einer 39-Stunden-Woche einer Vollzeitkraft dürften Sie eine Übungsleiterin also maximal 13 Stunden pro Woche beschäftigen.

 

Vorsicht beim Mindestlohn beim Einsatz von Aushilfen

Auch wenn Sie kurzfristige Aushilfen aus steuerlichen Gründen über die Übungsleiterpauschale abrechnen, handelt es sich i. d. R. nicht um eine ehrenamtliche Tätigkeit. Daher ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass der gesetzliche Mindestlohn von 8,50 € brutto/Stunde nicht unterschritten  wird und die geleisteten Stunden aufgezeichnet werden. Dann sind Sie hier auf der sicheren Seite.

Übungsleiterin hat kein Arbeitsverhältnis im eigentlichen Sinne

Beschäftigen Sie eine Aushilfe als Übungsleiterin, entsteht hierdurch kein Arbeitsverhältnis. Daher sollten Sie auch keinen Arbeitsvertrag mit der Übungsleiterin schließen. Sinnvoll ist es aber, eine schrift liche Vereinbarung zu treffen, in der Sie die Dauer der Beschäftigung, die Aufgaben der Übungsleiterin, die Vergütung und eine – kurze – Kündigungsfrist vereinbaren.

 

Nur pädagogische Tätigkeiten sind begünstigt

Wichtig ist, dass Sie Übungsleiterinnen nur im pädagogischen Bereich und nicht in der Küche, als Reinigungs- oder Bürokraft einsetzen dürfen. Letztere Tätigkeiten sind nicht von dem „Übungsleiter-Privileg“ des § 3 Nr. 26 EStG umfasst.

 

Unser Rat: Da Sie die Aushilfe zwangsläufig bei der Arbeit mit den Kindern einsetzen, müssen Sie unbedingt vor Aufnahme der Tätigkeit ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis anfordern.
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Das sagen unsere Leser

Die knappe Personalsituation ist schon erdrückend. Dazu kommt auch noch, dass die Ausbildung heutzutage viel zu lange dauert. Und genormt ist sie auch nicht. Jedes Bundesland macht das doch für sich. Da weiß keiner genau Bescheid was läuft. „Kita-Leitung in der Praxis“ hilft uns da schon in vielen Situationen weiter. Gerne nutze ich die pädagogischen Tipps. Auch meine Kolleginnen freuen sich immer über die Ratschläge von Frau Lachnit.

Anja Schmidt, Hennef


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