Zeit ist ein sehr kostbares Gut im Alltag einer Kita-Leiterin. Deshalb ist es besonders wichtig, mit der Zeit verantwortungsvoll umzugehen. Die folgenden Ideen zeigen Ihnen, wie Sie aktiv und besonnen mit Ihrer Zeit haushalten.
„Wer nicht plant, der wird verplant.“ So lautet eine alte Grundregel im Zeitmanagement. Diese banal klingende Regel sollten Sie nicht aus den Augen verlieren. Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag, indem Sie Ihre Aufgaben täglich einplanen. Damit geben Sie Ihrem Arbeitsalltag eine überschaubare Tagesstruktur.
Tipp für Ihre Praxis: Verplanen Sie von Ihrem Arbeitstag nicht die gesamte Arbeitszeit. Planen Sie bei einem 8-Stunden-Tag maximal 6 Stunden für die Aufgabenerfüllung ein. Die verbleibenden 2 Stunden sollten Sie als Puffer dafür nutzen, um Unvorhergesehenes zu bewältigen oder sich intensiver mit einer bestimmten Aufgabe zu beschäftigen.
Reservieren Sie sich an jedem Arbeitstag die letzten 5 Minuten, um die Aufgaben Ihres kommenden Tages einzuplanen. Sie entlasten damit Ihr Gedächtnis und sind optimal auf den nächsten Tag vorbereitet.
Sie sparen viel Zeit, wenn es Ihnen gelingt, in Blöcken zu arbeiten. Das bedeutet, dass Sie gleichartige Aufgaben bündeln und diese in einem Zeitfenster zur Bearbeitung einplanen. Finden Sie gleichartige Aufgaben und fassen Sie sie in einem Block zur Bearbeitung zusammen.
Planen Sie z. B. folgende gleichartige Blöcke ein:
Der Sägeblatt-Effekt besagt, dass Sie, sobald Sie bei der hochkonzentrierten Aufgabenerledigung gestört werden, nicht sofort daran weiterarbeiten können. Sie benötigen nach der Störung bis zu 5 Minuten Zeit, um wieder Ihre volle Konzentration aufzubauen. Grafisch aufgezeichnet würde Ihre Konzentration bei Störungen einem Sägeblatt ähneln. Bei allen Störungen fällt die Konzentration rapide ab und braucht minutenlang, um sich wieder aufzubauen. Schalten Sie deshalb bei allen Tätigkeiten, bei denen Sie höchst konzentriert arbeiten müssen, möglichst alle Störungen von vornherein aus. Die unten aufgeführte Übersicht zeigt Ihnen einen Überblick mit verschiedenen Möglichkeiten, wie Ihnen dies in Ihrer Kita gelingen kann.
Manchmal müssen Sie sich an eine große Aufgabe oder ein Projekt heranwagen, das Ihnen vorerst noch unüberwindbar erscheint. Solch große Aufgaben können Sie erdrücken, hemmen und blockieren. Wenn es Ihnen auch manchmal so geht, hilft Ihnen die Salamitaktik besonders gut weiter: Zerlegen Sie Ihre Aufgabe wie bei einer Salami in kleine Stücke. Diese übersichtlichen Teilaufgaben helfen Ihnen. Denn die ganze Aufgabe wirkt dadurch leichter zu bewältigen, und sie verliert an Bedrohlichkeit. Handeln Sie bei der Salamitaktik nach folgenden Regeln:
„Einmal-Regel“ bedeutet, dass Sie jedes Schriftstück nur einmal in die Hand nehmen. Danach bearbeiten Sie es, legen es ab, oder Sie vernichten das Schriftstück, weil es für Sie und die Kita keine Relevanz hat.
Tipp für Ihre Praxis: Schaffen Sie sich für die Ablage ein geeignetes System: Ordnen Sie z. B. nach dem Alphabet, nach treffenden Schlagworten oder nach einem chronologischen System. Wenden Sie die Einmal-Regel auch für E-Mails, Post und Notizen an. Bearbeiten Sie die Post und die E-Mails sofort, und legen Sie auch diese Unterlagen dort ab, wo Sie sie auch wiederfinden.
Zeitmanagement ist keine Wissenschaft für sich. Beginnen Sie damit, Ihr Zeitmanagement schrittweise mit den in diesem Beitrag genannten 5 Zeitspar-Ideen zu reformieren.
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