Arbeitszeitgesetz in der Kita 2026: Das müssen Kita-Leitung und ErzieherInnen jetzt wissen

Pausenregelung, Ruhezeiten und die elektronische Zeiterfassung: Die rechtlichen Anforderungen an Kitas sind 2026 so hoch wie nie zuvor. Damit Sie zwischen Fachkräftemangel und Dienstplan-Stress rechtssicher bleiben, haben wir die wichtigsten Fakten für Kita-Leitungen und pädagogische Fachkräfte zusammengefasst.

Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist festgelegt, wie viele Stunden Arbeitnehmer pro Woche arbeiten dürfen. Während viele Arbeitsverträge in Deutschland eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden vorsehen, gilt für pädagogische Fachkräfte im öffentlichen Dienst häufig der Tarifvertrag TVöD, mit einer regulären Arbeitszeit von 39 Stunden pro Woche.

Doch was passiert, wenn das im Kita-Alltag nicht immer möglich ist? Wenn Kollegen krank werden, Dienste spontan übernommen werden müssen oder eine Kita-Übernachtung ansteht? Für solche Fälle erlaubt das Gesetz unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen. Welche Regelungen dabei greifen und wie Sie als Kita-Leitung rechtssicher handeln, haben wir von Pro Kita für Sie kompakt zusammengefasst.

Was besagt das Arbeitszeitgesetz?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt, wie lange Beschäftigte pro Tag und Woche arbeiten dürfen und schreibt auch Pausen sowie Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen vor. Ziel des Gesetzes ist es, Arbeitnehmer vor Überlastung zu schützen und ihre Gesundheit zu sichern. Es legt fest, wie mit Überstunden umzugehen ist, etwa durch Ausgleich in Form von Freizeit. Deshalb zählt das Arbeitszeitgesetz auch zum Bereich des Arbeitsschutzes.

Arbeitszeitgesetz: Wie viele Stunden Arbeit sind pro Tag und pro Woche zulässig?

In der Kita-Praxis verschwimmen die Grenzen oft schnell. Dennoch setzt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) klare Grenzen zum Schutz Ihrer Gesundheit und der Sicherheit der Kinder.

• Tägliche Höchstarbeitszeit: Grundsätzlich ist die Arbeitszeit auf acht Stunden begrenzt. Unter bestimmten Umständen kann sie auf bis zu zehn Stunden ausgeweitet werden.
• Wochenarbeitszeit & Samstagsarbeit: Maximal sind 48 Stunden pro Woche zulässig. Da der Samstag gesetzlich als Werktag gilt, kann die Zeit in Ausnahmefällen vorübergehend auf 60 Stunden steigen, sofern die 10-Stunden-Grenze pro Tag gewahrt bleibt.
• Durchschnittsprinzip: Werden mehr als acht Stunden gearbeitet, muss dies ausgeglichen werden. Innerhalb von sechs Kalendermonaten (oder 24 Wochen) darf der Schnitt von acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
• Achtung bei Nebenjobs: Haben Sie zwei Jobs, müssen die Stunden beider Tätigkeiten zusammengerechnet werden. Die Summe darf 48 Stunden nicht überschreiten, da sonst die Nichtigkeit des Zweitvertrags droht.
• Urlaubsberücksichtigung: Die 48-Stunden-Woche gilt für 48 Wochen im Jahr, was den gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen bereits berücksichtigt.

Was gilt 2026 für die Zeiterfassung in der Kita?

Als Kita-Leitung  tragen Sie die Verantwortung dafür, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten eingehalten werden. Seit den wegweisenden Urteilen (EuGH/BAG) und der gesetzlichen Konkretisierung für 2026 ist die systematische Erfassung der gesamten Arbeitszeit Pflicht.

Aus § 16 Abs. 2 ArbZG geht hervor:

(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Allgemeine Regelungen

• Pflicht seit 2023: Arbeitgeber (auch Kita-Träger) müssen Arbeitszeiten objektiv und verlässlich erfassen.
• Keine reine Papierform: Obwohl Zettel aktuell noch erlaubt sind, wird elektronische Erfassung durch einen Gesetzentwurf forciert.
• Konsequenzen: Bei Verstoß drohen Bußgelder nach dem Arbeitszeitgesetz (bis zu 30.000 €).
• Inhalt: Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Pausen, um Überstunden und Ruhezeiten zu überwachen.
• Pausen & Überstunden: Auch Pausen müssen minutengenau dokumentiert werden, um nachzuweisen, dass die Erholungszeiten (§ 4 ArbZG) eingehalten wurden.

Risiken für die Kita-Leitung (Die Haftungsfalle)

Die Kita-Leitung steht persönlich in der Verantwortung. Das größte Risiko ist nicht die fehlende Liste, sondern die falsche oder unvollständige Dokumentation.

• Bußgelder bis 30.000 € bei Verstößen gegen Arbeitszeitvorgaben (z. B. Ruhezeit/Pause/Maximalarbeitszeit).
• Organisationsverschulden, wenn Übermüdung und Sicherheitsrisiken nachweisbar werden
• Nachforderungsrisiken, wenn Überstunden später geltend gemacht werden und die Dokumentation fehlt
  
  

Pausenregelung in der Kita: Was Sie bei der Arbeitszeiterfassung beachten müssen

Bei der Arbeitszeiterfassung müssen Sie laut § 4 ArbZG auch Pausen berücksichtigen. So ist je nach Arbeitszeit eine unterschiedliche Pausenlänge vorgeschrieben. Diese Pausen zählen nicht als Arbeitszeit:

• Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden müssen 30 Minuten Pause gemacht werden.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden müssen 45 Minuten Pause gemacht werden.

Welche Ruhezeiten müssen laut Arbeitsgesetz eingehalten werden? 

Das Gesetz sieht gemäß §5 ArbZG eine Ruhezeit von elf Stunden vor. Wenn ErzieherInnen also am Abend einen Elternabend in der Kita leiten, der bis 21:30 Uhr geht, dürfen sie frühestens am nächsten Tag um 08:30 Uhr wieder arbeiten. Sollen ErzieherInnen um 07 Uhr zur Arbeit erscheinen, muss ein Elternabend in der Kita um spätestens 20 Uhr beendet sein. 

Es ist die Aufgabe von Ihnen als Kita-Leitung, darauf zu achten, dass sich die ErzieherInnen daran halten. Im schlimmsten Fall könnten ErzieherInnen ihren Arbeitgeber bei den Behörden für Arbeitsschutz melden. Ein Verstoß gegen die Ruhezeit kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld belangt werden.

Welche Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz gibt es?

Es gibt zahlreiche Ausnahmen, für wen das Arbeitszeitgesetz nicht gilt. Sie sind in § 18 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG festgelegt. Für ErzieherInnen in der Kita kommt es immer wieder zu Sondersituationen, wie zum Beispiel bei der Betreuung einer Kita-Übernachtung oder einer Kita-Reise. Diese Aktivitäten gehen in der Regel länger als zehn Stunden, weshalb ErzieherInnen und Kita-Leitung eine Lösung finden müssen, wie eventuelle Überstunden gehandhabt werden. 

Denn: Auch wenn während dieser Zeit Schlafenszeiten stattfinden, in denen nicht aktiv gearbeitet wird, so zählt diese Zeit als Bereitschaftszeit und somit als Arbeitszeit.

Welche Lösungen gibt es für Kita-Übernachtungen und Kita-Reisen?

Das stellt sowohl die Kita-Leitung als auch ErzieherInnen vor eine Herausforderung. Stellen Sie als Kita-Leitung sicher, dass ErzieherInnen ihre Ruhezeiten einhalten und die zulässige Arbeitszeit nicht überschreiten.

So planen Sie Arbeitszeiten bei Kita-Übernachten und Kita-Reisen gesetzeskonform

Insbesondere bei einer Kita-Reise ist das nur schwer möglich. Setzen Sie als Kita-Leitung so viel Personal wie möglich ein, damit sich die ErzieherInnen abwechseln können, Ruhezeiten haben und nicht immer dieselbe Person Bereitschaft hat. Bei einer Kita-Übernachtung können Sie mit gestaffelten Personaleinsätzen planen, sodass die zulässige Arbeitszeit eines Erziehers nicht überschritten wird.

Was in der Kita unter bestimmten Bedingungen erlaubt ist

Es gibt rechtlich zulässige Ausnahmen, die in § 7 ArbZG geregelt sind. So darf die Arbeitszeit über zehn Stunden verlängert werden, wenn ein großer Teil Bereitschaftsdienst ist, etwa bei Übernachtungen. Auch bei festgelegtem Ausgleichszeitraum kann die zulässige Arbeitszeit überschritten werden. Ruhezeiten lassen sich verkürzen, wenn sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeglichen werden. Dadurch sind auch Kita-Reisen oder Kita-Übernachtungen möglich, ohne dass gleich ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz vorliegt.

Arbeitszeitgesetz in Kitas: Grenzen erkennen, Ausgleich schaffen

In der Realität gehört es in vielen Kitas auch dazu, dass die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes regelmäßig gedehnt werden. Entscheidend ist, dass ein Ausgleich für solche Zeiten ermöglicht wird und dass die Gesundheit des Arbeitnehmers nicht gefährdet wird. So dürfen zum Beispiel schwangere Erzieherinnen laut Mutterschutzgesetz nicht mehr als acht Stunden pro Tag arbeiten und auch keine Nachtarbeit ausüben. Somit dürfen sie keine Kita-Übernachtungen oder Kita-Fahrten betreuen.

Als Kita-Leitung müssen Sie wahrscheinlich regelmäßig von den Ausnahmeregelungen Gebrauch machen. Schließlich ist das Personal in der Regel immer knapp und wenn dann noch jemand krank ist, bleibt häufig erst gar keine Wahl, dass ErzieherInnen mehr arbeiten müssen als in ihrem Vertrag steht. ErzieherInnen kommen um solche Situationen in der Regel nicht herum. 

Sie sollten jedoch auf die Ausgleichszeiten ihrer Mitarbeitenden achten und ihre Überstunden dokumentieren, um sich bei starker Überbeanspruchung auf die rechtlichen Grundlagen berufen zu können. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre ErzieherInnen unter der Mehrbelastung leiden, so ist das Gespräch mit ihnen zu suchen.

Was müssen Kita-Leiter bei der Erstellung eines Dienstplans berücksichtigen?

Eine der Aufgaben einer Kita-Leitung ist es, Dienstpläne zu erstellen und den Personaleinsatz zu koordinieren. Dadurch stellen Sie sicher, Mitarbeitende vor einer unangemessenen Belastung zu schützen. Dabei obliegt der Kita-Leitung das Weisungsrecht, Arbeitszeiten für die Mitarbeiter festzulegen. Allerdings müssen Sie die Bedürfnisse der ErzieherInnen und der Einrichtung einhalten und das Arbeitszeitgesetz einhalten.

In einem Dienstplan sollten nicht nur die regulären Arbeitszeiten der Mitarbeiter festgelegt sein, sondern auch außergewöhnliche Arbeitszeiten wie:

• Elternabende
• Kita-Feste
• Kita-Übernachtungen

Auch die Festlegung von Schließungszeiten, Urlauben, Brückentagen etc. sollten Sie im Dienstplan bereits berücksichtigen. Dafür können Sie ErzieherInnen darum bitten, ihre Urlaubsplanung für das Jahr schon zu Jahresbeginn parat zu haben, damit die Dienstplanung reibungslos erfolgen kann.

Wann sind Überstunden oder Bereitschaftsdienste für Teilzeit-ErzieherInnen zulässig?

Für ErzieherInnen, die in Teilzeit arbeiten, müssen Sie berücksichtigen, dass Überstunden oder Bereitschaftsdienste nur dann zumutbar sind, wenn dies entweder vertraglich festgehalten ist oder die Zustimmung dazu erfolgt ist.

Wann zählt die tägliche Vorbereitungszeit von ErzieherInnen als Arbeitszeit?

Die tägliche Vorbereitungszeit ist fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie wird auch Rüstzeit genannt. ErzieherInnen brauchen sie, um sich auf ihren Job vorzubereiten. Als Arbeitszeit zählt sie allerdings nur dann, wenn Sie die Vorbereitungen beauftragt haben und sie diese nicht schon zuhause erledigen können:

• Mittelbare pädagogische Arbeit: Tätigkeiten wie Dokumentation, Elterngespräche oder Bastelvorbereitungen sind vollumfängliche Arbeitszeit. Achten Sie auf die Mindeststunden laut Ihrem Landesgesetz oder Tarifvertrag (oft ca. 20-23 % der Gesamtarbeitszeit).
• Rüstzeiten (Umkleiden): Das Anlegen von vorgeschriebener Schutzkleidung oder Dienstkleidung im Betrieb ist Arbeitszeit. Der Wechsel von Straßenschuhen auf Hausschuhe zählt jedoch nur dann dazu, wenn die Leitung diesen Wechsel ausdrücklich im Haus anordnet.
• Vorbereitung zu Hause: Erledigen Sie Arbeiten freiwillig zu Hause, gilt dies oft nicht als Arbeitszeit. Wichtig: Als Leitung sollten Sie Homeoffice-Zeiten für die Vorbereitung klar schriftlich genehmigen, damit diese im digitalen Zeitsystem rechtssicher erfasst werden können 

Fazit: Kita-Leitung und ErzieherInnen sollten die Grundlagen des Arbeitszeitgesetzes kennen

Als Kita-Leitung müssen Sie wissen, was im Arbeitszeitgesetz steht, um die zulässigen Arbeits- und Ruhezeiten einzuhalten, wenn Sie die Personalplanung machen. Auch Ihre ErzieherInnen sollten ebenfalls wissen, was Ihre Rechte und Pflichten hinsichtlich Ihrer Arbeitszeit sind und wann Sie zum Beispiel auf Ruhezeiten oder Ausgleichszeiten pochen können.  

Für Mitarbeiter in Teilzeit oder schwangere Mitarbeiterinnen gibt es eigene Regeln und für Kita-Übernachtungen oder Kita-Reisen gibt es Möglichkeiten, wie die Personalplanung im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes gelingen kann. Halten sich Arbeitgeber nicht an das Arbeitszeitgesetz, kann es richtig teuer werden und auch ErzieherInnen müssen ihren Beitrag dazu leisten, dass die Arbeitszeit wahrheitsgemäß erfasst wird.

Häufige Fragen zur Arbeitszeitregelung in der Kita

Müssen Bereitschaftsdienste bei einer Kita-Übernachtung vergütet werden?

Ja, auch wenn nicht durchgehend aktiv gearbeitet wird, besteht Anspruch auf Vergütung für Bereitschaftszeiten – etwa bei Nachtwachen. Je nach Tarifvertrag (z. B. TVöD) gelten hierfür eigene Stundensätze oder Pauschalen. Wichtig ist, diese Zeiten korrekt zu dokumentieren und auszuwerten.

Was gilt als Höchstarbeitszeit pro Tag und was zählt dazu?

Laut Arbeitszeitgesetz liegt die Höchstarbeitszeit bei 10 Stunden täglich. Dazu zählen alle aktiven Arbeitsphasen sowie anrechenbare Bereitschaftszeiten, z. B. bei einer Übernachtung in der Kita. Pausen und reine Rufbereitschaft ohne Einsatz zählen nicht mit.Die Ausweitung auf 10 Stunden ist jedoch nur zulässig, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Durchschnitt von 8 Stunden erreicht wird

Gibt es eine Sonderregelung bei Ausflügen mit Kindern?

Ja, bei Ausflügen oder mehrtägigen Reisen mit Kindern gelten teilweise abweichende Regelungen (§ 7 ArbZG). Die Arbeitszeit darf überschritten werden, wenn Bereitschaftszeiten überwiegen oder ein zeitnaher Ausgleich vereinbart ist. Dies muss im Vorfeld klar geregelt und dokumentiert werden.

Wie funktioniert der Zeitausgleich bei Überstunden?

Überstunden können je nach vertraglicher oder tariflicher Vereinbarung durch Freizeit oder Vergütung ausgeglichen werden. Wichtig: Ein Ausgleich sollte zeitnah erfolgen, um Konflikte mit den gesetzlichen Höchstarbeitszeiten zu vermeiden.

Was passiert, wenn ErzieherInnen regelmäßig länger arbeiten müssen?

Wenn regelmäßig über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus gearbeitet wird, sollten Sie als Kita-Leitung prüfen, ob eine Anpassung des Arbeitszeitmodells oder zusätzliche personelle Ressourcen notwendig sind. Dauerhafte Mehrarbeit kann zu Ansprüchen auf Höherstufung oder Anpassung der Vergütung führen.